ATS implementeren in je organisatie: van selectie tot livegang
ATS implementeren doe je met een helder stappenplan van selectie en demo tot datamigratie en livegang, inclusief kosten, planning en valkuilen.
Een succesvolle ATS-implementatie is een veranderproject waarbij de focus ligt op het proces en niet op de tool alleen. Start met het in kaart brengen van knelpunten en hanteer een realistische planning van 6 tot 12 weken voor de beste adoptie.
Een ATS implementeren betekent dat je het recruitmentproces opnieuw inricht met duidelijke stappen, correcte data en heldere afspraken. Je start bij de huidige werkwijze, bepaalt wat er beter moet en kiest daarna pas de software die daarbij past. Met een praktisch stappenplan, een realistische planning en aandacht voor adoptie voorkom je dat het project vastloopt.
Dit artikel laat stap voor stap zien hoe je dit aanpakt, inclusief de gemaakte keuzes, kosten en mogelijke valkuilen.
- Begin bij het proces en de knelpunten, niet bij de tool.
- Werk met een concreet stappenplan voor de ATS-implementatie en vaste meetmomenten.
- Besteed extra aandacht aan de datamigratie en integraties.
- Zorg voor training, adoptie en een duidelijke governance.
Een ATS implementeren begint bij je recruitmentproces en doelen
Een ATS implementeren is geen IT-project, maar een veranderproject. Je past namelijk gedrag, de onderlinge samenwerking en de besluitvorming aan. Daarom start je met inzicht in het huidige proces. Waar gaat het mis en waar verlies je precies tijd?
Veel recruitmentteams met meerdere stakeholders herkennen deze versnippering. Feedback loopt via e-mail, kandidaten staan in losse lijsten en niemand heeft het volledige overzicht. Dit leidt uiteindelijk tot vertraging en onnodige fouten.
Breng deze knelpunten concreet in kaart en vertaal ze naar doelen. Denk hierbij aan een snellere doorlooptijd, betere rapportages of een consistente candidate experience. Dit vormt de basis voor de requirements wanneer je recruitmentsoftware gaat implementeren.
Een ATS implementeren met heldere requirements en een selectieproces
Een ATS selecteren begint met scenario's uit de praktijk. Beschrijf stap voor stap hoe een vacature wordt uitgezet, hoe kandidaten worden beoordeeld en hoe de feedback wordt verzameld. Dit maakt de eisen direct concreet.
Maak hierbij onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Voorbeelden van veelgevraagde functies zijn vacaturebeheer, een pipeline-overzicht, rapportages en feedback van de hiring manager. Ook integraties zijn vaak doorslaggevend, zoals de career page koppelen aan het ATS, een naadloze e-mailintegratie met het ATS en een goede LinkedIn-integratie voor het ATS.
Werk met een longlist en breng deze terug naar een shortlist. Kijk in deze fase naar het gebruiksgemak, de support en het verwachte budget voor de ATS-implementatie. Houd keuzes altijd praktisch, zodat je geen onnodige complexiteit toevoegt.
Een ATS implementeren via demo's en een proof of concept
Een ATS-demo aanvragen werkt het best wanneer je gebruikmaakt van vaste scenario's. Laat elke leverancier dezelfde stappen doorlopen en beoordeel dit achteraf met een scoreformulier. Op deze manier vergelijk je eerlijk en voorkom je dat je uitsluitend op specifieke features stuurt.
Let goed op de snelheid, de logica en de dagelijkse handelingen. Hoe snel maak je een vacature aan? Hoe eenvoudig geef je feedback? Dit bepaalt uiteindelijk of het systeem in de praktijk echt gebruikt gaat worden.
Een proof of concept voor het ATS is bijzonder zinvol bij complexe processen. Je test in dat geval met echte gebruikers en data. Daardoor zie je direct hoe het systeem zich gedraagt in jouw specifieke situatie en voorkom je een verkeerde keuze.
Tip: Met Elvatix haal je meer uit elke InMail-credit. Hogere response rate, lagere kosten per contact.
Ontdek hoe →Een ATS implementeren met een strakke projectplanning en datamigratie
Na de selectie start de daadwerkelijke uitvoering. Benoem een projecteigenaar en werk met een duidelijke ATS-projectplanning. Plan vaste momenten in voor de inrichting, het testen en de besluitvorming, zodat het tempo in het project blijft.
Een realistische tijdlijn ligt meestal tussen de zes en twaalf weken. In de eerste fase werk je de processen uit. Daarna richt je de benodigde workflows en templates in. Vervolgens pak je de ATS-datamigratie op en test je het systeem met de gebruikers. Tot slot bereid je de ATS-livegang voor.
De datamigratie vraagt altijd om extra aandacht. Bepaal welke data je meeneemt en ruim oude gegevens grondig op. Dubbele profielen en verouderde informatie zorgen later namelijk voor onbetrouwbare rapportages en frustratie bij de gebruikers.
Een ATS implementeren en zorgen voor integraties die écht gebruikt worden
Integraties bepalen in grote mate of het systeem goed aansluit op de dagelijkse praktijk. Zonder goede koppelingen ontstaat er veel handmatig werk, en dat vertraagt het recruitmentproces aanzienlijk.
Zorg dat sollicitaties automatisch binnenkomen via de website door middel van een goede koppeling met de career page. Richt daarnaast een e-mailintegratie in, zodat de communicatie altijd centraal blijft. Voor veel teams is bovendien een sterke LinkedIn-integratie met het ATS essentieel om efficiënt te kunnen sourcen.
Wil je zien hoe dit samenkomt in de praktijk? Bekijk dan hoe dit in de dagelijkse recruiterflow werkt, zodat de systemen logisch samenwerken en het overzicht behouden blijft.
Training, adoptie en governance na het ATS implementeren
Een ATS invoeren werkt alleen als iedereen exact hetzelfde proces volgt. Daarom is een goede training onmisbaar voor recruiters en hiring managers. Leg helder uit wat er van hen verwacht wordt en op welke manier het systeem hen daarbij helpt.
Leg duidelijke afspraken vast over de statussen, de feedback en de rapportages. Bepaal wie de templates beheert en wie er verantwoordelijk is voor het doorvoeren van wijzigingen. Dit voorkomt onduidelijkheid en versnippering. Via templates en werkinstructies vastleggen ontdek je hoe je dit concreet aanpakt.
Een praktijkvoorbeeld laat goed zien hoe dit uitpakt. Bekijk hoe een team dit in de praktijk toepast en hoe een consistent gebruik uiteindelijk leidt tot veel betere resultaten.
De ATS-livegang en wat er daarna gebeurt in de praktijk
De ATS-livegang is bij voorkeur een gecontroleerde overgang. Start daarom met een beperkte scope, door bijvoorbeeld in eerste instantie alleen de nieuwe vacatures in het systeem op te nemen. Op die manier houd je de risico's beheersbaar en kun je snel bijsturen wanneer dat nodig is.
Houd een supportkanaal open en verzamel continu feedback. Analyseer het gebruik en de funneldata grondig. Kijk of de processen goed gevolgd worden en waar er eventueel vertraging ontstaat. Optimaliseer dit vervolgens stap voor stap, zodat het systeem naadloos blijft aansluiten op de werkwijze.
Veelgemaakte fouten bij het ATS implementeren
Veel projecten lopen vast door een gebrek aan draagvlak binnen de organisatie. Als hiring managers niet actief meewerken, valt het proces al snel terug in losse communicatie. Daarnaast maken te complexe workflows het systeem onnodig zwaar en erg moeilijk in gebruik.
Een slechte datakwaliteit zorgt onvermijdelijk voor verkeerde inzichten. Bovendien maakt te veel maatwerk het beheer lastig en verhoogt dit de kosten. Een ontbrekende projecteigenaar leidt daarnaast tot onduidelijke beslissingen. Houd het proces daarom altijd zo simpel mogelijk en werk met duidelijke verantwoordelijkheden.
Budget voor de ATS-implementatie en de tijdsinschatting
De totale kosten bestaan doorgaans uit de software, de implementatie, de datamigratie en de training. Daarnaast vormen de geïnvesteerde interne uren vaak een grote factor. De uiteindelijke investering hangt sterk af van de teamgrootte, de complexiteit van de processen en de benodigde integraties.
Maak vooraf duidelijke afspraken over de scope en de planning. Dit voorkomt vervelende verrassingen tijdens het traject. Reserveer bovendien voldoende tijd voor het testen en de feedbackrondes, zodat je eventuele problemen al in een vroeg stadium signaleert.
Praktische checklist voor het ATS implementeren
- Selectie: doelen bepalen, eisen opstellen en leveranciers vergelijken.
- Demo: vaste scenario's gebruiken en systemen eerlijk beoordelen.
- Migratie: de juiste data kiezen, opschonen en uitgebreid testen.
- Integraties: sterke koppelingen maken met de website, e-mail en sourcingtools.
- Training: duidelijke instructies verzorgen voor alle gebruikers.
- Livegang: gefaseerd starten en continu feedback verzamelen.
- Optimalisatie: resultaten blijven meten en het proces structureel verbeteren.
Veelgestelde vragen
De meeste trajecten duren tussen de zes en twaalf weken. Dit hangt sterk af van de complexiteit, de omvang van de datamigratie en het aantal gewenste integraties.
De kosten verschillen sterk per organisatie. Denk hierbij aan de softwarelicenties, de implementatiekosten, de datamigratie en de interne uren. Een duidelijke scope helpt enorm om grip te blijven houden op het budget.
Dit is vooral zinvol bij complexe recruitmentprocessen of wanneer er sprake is van meerdere integraties. Je test dan in de praktijk of het systeem écht goed werkt in jouw specifieke situatie.
Het uiteindelijke gebruik en het gedrag van de medewerkers zijn doorslaggevend. Een goede training, duidelijke afspraken en werkende integraties zorgen ervoor dat het systeem daadwerkelijk een vast onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Sta je nog helemaal aan het begin van dit traject en wil je snel duidelijkheid over de juiste aanpak en de prioriteiten? Dan kun je direct contact opnemen voor een verkennend en inhoudelijk gesprek.
Wil je jouw recruitmentproces naar een hoger niveau tillen?
Elvatix versnelt je hiring met een intuïtief pipeline-overzicht, krachtige rapportages en naadloze LinkedIn-integraties. Onze software is ontworpen om direct overzicht en structuur te bieden in je recruitmentteam.
