Time to hire et time to fill : définitions, formules et benchmarks

Time to fill et time to hire, côte à côte

La comparaison ci-dessous rend la différence immédiatement claire. C'est particulièrement utile quand plusieurs recruteurs, hiring managers ou cabinets travaillent avec les mêmes chiffres.

• KPI : time to fill. Définition : la durée totale du poste ouvert, depuis l'accord sur le poste ou la demande jusqu'à la date de démarrage du nouveau collaborateur. Point de départ : accord sur le poste ou date de la demande. Point final : date de démarrage. Formule : date de fin moins date de départ, en jours calendaires. Ce que cela mesure : la durée complète du recrutement pour le poste. De nombreux benchmarks s'arrêtent plus tôt, à l'acceptation de l'offre.
• KPI : time to hire. Définition : le temps écoulé entre le premier contact ou la candidature de la personne embauchée et l'acceptation de l'offre. Point de départ : date du premier contact ou de la candidature de la personne embauchée. Point final : acceptation de l'offre. Formule : date d'acceptation de l'offre moins date du premier contact ou de la candidature, en jours calendaires. Ce que cela mesure : la vitesse à laquelle un candidat traverse l'évaluation, les entretiens et la décision.

La définition du time to fill et du time to hire en langage courant

Ce que signifie le time to fill

La définition du time to fill est simple : vous mesurez combien de temps un poste reste ouvert selon votre propre définition du processus. Cela recouvre souvent plus d'étapes que ce que les équipes voient au premier abord. Pensez au brief, à la validation, à la rédaction de l'offre d'emploi, au sourcing, à l'attente des réponses, à la coordination interne, aux entretiens, à l'offre et à la période entre l'accord et le premier jour de travail. Cet indicateur montre donc le temps total nécessaire pour que le poste soit réellement pourvu.

Ce que signifie le time to hire

La définition du time to hire concerne le candidat finalement embauché. Cet indicateur montre le temps écoulé entre le premier point de contact et l'acceptation de l'offre. Ce KPI est donc surtout utile pour savoir si l'évaluation des CV, la planification des entretiens ou la prise de décision est trop lente.

Pourquoi les équipes confondent souvent ces deux indicateurs

La différence entre le time to fill et le time to hire semble faible, car les deux se mesurent en jours. Pourtant, ils portent sur une partie différente du même processus. La durée totale du poste peut être élevée alors que le délai du candidat reste normal. L'inverse arrive aussi. Vous devez donc définir à l'avance quelles dates vous utilisez. Sans définition fixe, un KPI de recrutement devient vite peu fiable.

Comment bien calculer le time to fill et le time to hire

Formule pour la durée totale du poste

Pour calculer le time to fill, utilisez une formule fixe : la date de démarrage du nouveau collaborateur moins la date de l'accord sur le poste ou de la demande, mesurée en jours calendaires. Certaines organisations choisissent l'acceptation de l'offre comme point final. C'est possible, mais il faut alors appliquer cette règle partout de la même manière. Sinon, vous comparez des processus différents entre eux.

Formule pour le délai du candidat

Pour calculer le time to hire, utilisez également une formule fixe : la date d'acceptation de l'offre moins la date du premier contact ou de la candidature de la personne embauchée, toujours en jours calendaires. Ce calcul donne surtout une vision de la vitesse de la sélection et de la décision après le premier contact.

Exemple de calcul avec des dates fixes

Prenons un poste avec un accord signé le 1er mars. Le premier contact avec la personne finalement embauchée a lieu le 20 mars. L'offre est acceptée le 5 avril et la date de démarrage est le 1er mai. La durée totale du poste s'élève alors à 61 jours calendaires. Le délai du candidat est de 16 jours calendaires. Cela montre immédiatement pourquoi ces deux chiffres ont une signification différente, même s'ils parlent tous les deux de rapidité.

Les erreurs de mesure les plus fréquentes

La plus grosse erreur vient en général de la définition. Un recruteur compte à partir de la demande, un autre à partir de la publication. Parfois, l'acceptation de l'offre sert de point final, parfois c'est la date de démarrage. On voit aussi souvent des équipes mélanger jours ouvrés et jours calendaires. Par ailleurs, une simple moyenne donne souvent une image faussée, car quelques postes difficiles peuvent fortement tirer le chiffre vers le haut.

Ce que révèle un time to fill élevé sur votre délai de recrutement

Si la durée totale du poste est élevée alors que le délai du candidat reste normal, le retard se situe généralement tôt dans le processus. Cela indique souvent un brief lent, une validation tardive, une cible restreinte, une faible réponse ou un démarrage trop tardif du sourcing. Dans ce cas, la personne finalement embauchée traverse elle-même le processus assez vite, mais il faut simplement trop de temps pour la repérer.

Causes possibles avant le contact avec le candidat

Le retard précoce vient souvent d'un brief flou, d'exigences de poste trop larges, d'une attente de validation, de peu de réponses ou d'une cible difficile. Le poste reste alors longtemps ouvert avant que les bons échanges puissent commencer. C'est fréquent pour les profils rares et les processus avec beaucoup de coordination interne.

Comment rendre visible le retard précoce

Dans la pratique, un bon tableau de bord de recrutement aide à visualiser l'acceptation, le taux de réponse et les étapes du funnel avant l'entretien. Vous voyez ainsi immédiatement si le retard vient de l'outreach, du suivi ou de la planification. Ces données ne remplacent d'ailleurs pas automatiquement toutes les dates de poste et d'offre issues d'un ATS : des définitions fixes restent donc essentielles pour une mesure complète.

Quand le time to fill semble normal mais le time to hire est élevé

Un poste peut sembler assez rapide au niveau global, alors que le candidat finalement embauché a dû attendre longtemps. Cela arrive quand quelqu'un est repéré tôt, mais se retrouve ensuite bloqué dans l'évaluation, la planification des entretiens ou la validation interne. Dans ce cas, la durée du poste paraît saine, alors que l'expérience du candidat et le risque d'abandon sont soumis à une forte pression.

Causes possibles après le premier contact

Le retard après le contact avec le candidat vient souvent d'une évaluation lente des CV, de trop peu de créneaux d'entretien, d'un retour tardif, d'une décision longue ou d'une validation de l'offre qui traîne. Le time to hire moyen augmente alors, même si la durée totale du poste semble encore rester dans une fourchette raisonnable.

Ce que les cabinets et les équipes internes mesurent différemment

Les cabinets de recrutement regardent aussi souvent la vitesse jusqu'à la shortlist, la proposition ou le placement, car cela correspond mieux à leur structure de mission. Pour les équipes de recrutement internes, la durée totale du poste compte souvent davantage, combinée au temps d'attente interne par étape. Il est donc utile d'adapter précisément votre reporting au contexte dans lequel vous travaillez.

Benchmarks du time to fill par secteur : comment comparer équitablement

Un benchmark de time to fill n'est réellement utile que si la définition, la région, l'année et la méthode de mesure sont identiques. Cela paraît logique, mais c'est souvent là que les choses se compliquent. De nombreuses sources publiques mesurent jusqu'à l'acceptation de l'offre, alors que cet article se base sur la date de démarrage. Les chiffres de benchmarks externes peuvent donc apparaître plus bas que vos chiffres internes, sans que votre processus soit réellement plus lent.

Benchmarks par secteur, avec contexte

• Ensemble des secteurs : environ 44 jours. Région : international, souvent les États-Unis. Année : varie selon la publication. Définition : généralement jusqu'au moment où le poste est pourvu ou l'offre acceptée. Source : sources de marché publiques, variables d'une année à l'autre.
• Ingénierie : souvent autour de 49 jours. Région : principalement des jeux de données internationaux. Année : varie selon la source. Définition : souvent jusqu'au poste pourvu, pas jusqu'à la date de démarrage. Source : rapports de benchmark publics.
• Commerce de détail : souvent plus bas, par exemple autour de 33 jours. Région : principalement des jeux de données internationaux. Année : varie selon la source. Définition : souvent jusqu'au poste pourvu ou à l'acceptation de l'offre. Source : rapports de benchmark publics.
• Finance : se situe souvent entre le commerce de détail et l'ingénierie, selon la séniorité et la spécialisation. Région : très dépendante du marché et de la rareté des profils. Année : varie selon la source. Définition : régulièrement jusqu'au poste pourvu, pas jusqu'à la date de démarrage. Source : rapports de benchmark publics.

Pour davantage de contexte et des sources actualisées, consultez nos statistiques de recrutement. Nous recommandons de vérifier chaque année les définitions de ce type de rapport, car les publications publiques ajustent parfois leur méthode de mesure.

Comment utiliser un benchmark sans en tirer de mauvaises conclusions

Utilisez un benchmark d'abord comme point de diagnostic, pas comme un objectif en soi. Regardez d'abord de près le type de poste, la rareté du profil, la séniorité, la région et l'organisation du processus. Un poste finance très spécialisé ou une fonction technique senior est difficile à comparer avec du recrutement de volume dans le commerce de détail. Un benchmark aide donc surtout à poser les bonnes questions, pas à porter un jugement immédiat.

Ce que révèle vraiment le time to hire moyen

Le time to hire moyen donne une première image utile, mais une moyenne se retrouve vite faussée par des valeurs extrêmes. C'est pourquoi nous préférons aussi travailler avec la médiane et la dispersion. La médiane montre ce qui est normal pour un poste type, tandis que la dispersion indique si le retard touche l'ensemble des postes ou seulement quelques exceptions.

Comment suivre le time to fill dans un tableur et un reporting

Les champs minimums de votre fichier

Vous n'avez pas besoin d'un système lourd pour démarrer efficacement. Utilisez au minimum l'identifiant du poste, la date de l'accord sur le poste ou de la demande, la date du premier contact ou de la candidature, la date de l'offre, la date d'acceptation de l'offre, la date de démarrage, le type de poste ou le service, le recruteur et le statut. Avec ces données de base, vous pouvez suivre de façon très fiable la durée totale du poste et le délai du candidat.

Travaillez avec la médiane et la dispersion

Qui ne montre que des moyennes manque souvent des signaux importants. Quelques postes difficiles peuvent fortement déformer l'image globale. La médiane et la dispersion offrent donc souvent de bien meilleures informations de pilotage pour les responsables recrutement, les cabinets et les équipes hiring qui veulent savoir précisément où se situent les retards structurels.

Liste de contrôle avant de partager vos chiffres

• Tout le monde utilise-t-il le même point de départ pour le poste ?
• Tout le monde utilise-t-il exactement le même point final, comme l'acceptation de l'offre ou la date de démarrage ?
• Le calcul se fait-il partout de façon cohérente en jours calendaires ?
• Les temps d'attente internes par étape sont-ils clairs et visibles ?
• Comparez-vous réellement uniquement des types de poste, des régions et des périodes comparables ?

Améliorez le time to fill avec des actions ciblées par cause

Un brief plus tôt et une analyse de cible plus précise

Un brief clair raccourcit souvent la toute première phase du processus. Définissez donc dès le départ ce qui est vraiment nécessaire pour le poste et quelles exigences comptent le moins. Vous évitez ainsi les redémarrages inutiles, les hésitations et la recherche au sein d'une cible bien trop large. Cela aide particulièrement quand des postes restent ouverts trop longtemps avant que le sourcing ne démarre vraiment.

Un sourcing plus rapide et un meilleur suivi

Quand l'outreach démarre trop tard ou que les réponses traînent, la durée totale grimpe vite. Dans le cas de Manpower, on voit bien comment un flux de contrôle plus rapide a considérablement réduit le travail manuel. Cela aide beaucoup en amont du processus, même si le reste de la durée de recrutement dépend logiquement aussi des entretiens et de la décision.

Des créneaux d'entretien fixes et des délais de retour courts

Beaucoup de retard apparaît, paradoxalement, une fois qu'un bon candidat a déjà été repéré. Il est donc utile de réserver immédiatement des créneaux d'entretien fixes et de fixer des délais de retour clairs et stricts. Vous évitez ainsi que les candidats attendent inutilement longtemps, et le flux reste bien plus prévisible.

Rendez le suivi visible et évitez les blocages

Les équipes de recrutement perdent souvent un temps précieux quand des réponses, des évaluations ou des validations restent en attente entre différents services. Rendez donc très visible, à chaque étape, qui doit agir et depuis combien de temps une tâche est en attente. Cela donne immédiatement plus de contrôle, sans compliquer inutilement le processus.

Prochaine étape concrète

Pour commencer petit, essayez d'abord avec un seul poste et suivez de près, à chaque étape, où le temps se perd. Choisissez une définition claire, mesurez chaque poste exactement de la même manière, puis discutez en équipe de l'étape qui cause le plus de retard. L'amélioration de votre processus devient ainsi très concrète et facile à mettre en œuvre.

Vérifiez vos définitions avant de faire votre reporting

Un bon reporting commence toujours par un accord clair, partagé par tous. Définissez précisément le point de départ, le point final et la méthode de calcul. Identifiez ensuite quel retard se produit avant le premier contact avec le candidat et quel retard apparaît seulement après. Ce n'est qu'à ce moment que les comparaisons entre équipes, postes et périodes deviennent réellement utiles.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qui compte le plus, le time to fill ou le time to hire ?

Cela dépend entièrement de votre objectif. Si vous voulez savoir combien de temps il faut au total pour pourvoir un poste, la durée totale du poste compte davantage. Si vous voulez savoir à quelle vitesse un candidat traverse la sélection et la décision, le délai du candidat est beaucoup plus utile. Dans la plupart des équipes, les deux chiffres sont d'ailleurs nécessaires pour bien piloter.

Faut-il compter en jours calendaires ou en jours ouvrés ?

Utilisez de préférence les jours calendaires, car c'est tout simplement le plus univoque et cela correspond en général bien mieux aux benchmarks externes. Le point le plus important reste toutefois la cohérence. Une fois le choix des jours calendaires fait, tout le monde doit appliquer systématiquement la même méthode.

Pourquoi mon time to fill diffère-t-il des benchmarks publics ?

Dans la plupart des cas, cela vient d'une définition différente du point final. De nombreux benchmarks mesurent en effet jusqu'à l'acceptation de l'offre ou jusqu'au moment où le poste est officiellement considéré comme pourvu. Dans cet article, nous mesurons en revanche jusqu'à la date de démarrage. Le nombre de jours ressort donc logiquement souvent un peu plus élevé.

Peut-on mesurer le time to hire quand plusieurs candidats sont en cours de processus en même temps ?

Oui, absolument. Vous mesurez alors uniquement le candidat finalement embauché. La date de départ de ce calcul est le premier contact ou la candidature de cette personne précise, et le point final est l'acceptation de l'offre par cette même personne.

Quelle est une bonne première étape si nos chiffres actuels ne sont pas fiables ?

Commencez toujours par une définition fixe unique pour le point de départ, le point final et l'unité de mesure. Reportez ensuite les champs minimums dans un tableur ou un ATS, et vérifiez régulièrement que tout le monde applique la même saisie. Sans un tel socle solide, les comparaisons de benchmarks ont malheureusement assez peu de valeur.