Politique de confidentialité

1. Introduction

1.1 La présente politique de confidentialité s'applique à www.elvatix.com (le « Site »), à l'application web app.elvatix.com et à l'extension Chrome Elvatix (ensemble les « Services »), exploités par Elvatix B.V., immatriculée au registre du commerce néerlandais (KVK) sous le numéro 91816637, dont le siège est établi Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt, Pays-Bas.

1.2 Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, avec quelles parties, combien de temps nous les conservons et quels droits vous avez. Nous agissons conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi néerlandaise de mise en œuvre du RGPD (Uitvoeringswet AVG).

1.3 Questions sur cette politique ou sur vos données : support@elvatix.com.

2. Rôles : responsable du traitement et sous-traitant

2.1 Pour les données de nos propres utilisateurs et visiteurs du site (données de compte, facturation, utilisation du site), Elvatix B.V. est le responsable du traitement.

2.2 Pour les données des candidats et prospects qu'un utilisateur recherche, évalue ou approche via Elvatix, l'utilisateur (ou son organisation) est le responsable du traitement, et Elvatix agit en tant que sous-traitant. Nous traitons ces données uniquement pour le compte de l'utilisateur et selon ses instructions.

2.3 Pour les clients agissant en tant que responsable du traitement, nous concluons sur demande un accord de traitement des données (DPA). Celui-ci fixe notamment la liste complète des sous-traitants ultérieurs, les mesures de sécurité et les durées de conservation ; la version publique de l'article 7 en mentionne les catégories.

3. Quelles données nous traitons

3.1 Données utilisateur : nom, adresse e-mail, nom de l'entreprise, intitulé du poste, l'identification du compte LinkedIn connecté, les modèles et instructions configurés, ainsi que les messages, conversations et listes que vous créez dans Elvatix.

3.2 Données de candidats et de prospects : informations de profil LinkedIn accessibles publiquement (nom, fonction, employeur, expérience professionnelle, formation, localisation, titre, photo de profil et publications publiques) et les données issues des conversations menées via le compte LinkedIn connecté. Ces données sont récupérées via le compte LinkedIn de l'utilisateur, dans les limites des droits de ce compte.

3.3 Données que nous générons à partir de celles-ci : filtres de recherche, fiches d'évaluation et scores de correspondance par candidat, messages et réponses à l'état de brouillon, et statistiques d'utilisation (messages envoyés, acceptations, réponses).

3.4 Données de facturation et de paiement : coordonnées de l'entreprise, adresse de facturation, numéro de TVA et statut de paiement. Les numéros de compte bancaire et les mandats de paiement sont traités par notre prestataire de paiement, et non par Elvatix elle-même.

3.5 Données techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil, cookies et journaux d'utilisation des Services.

4. Comment et pourquoi nous traitons les données

4.1 Pour fournir les Services : trouver et évaluer des candidats, générer des messages et réponses personnels, les envoyer et les relancer via le compte LinkedIn connecté, et suivre les résultats dans votre tableau de bord.

4.2 Pour gérer et facturer les comptes, abonnements, crédits et paiements.

4.3 Pour sécuriser les Services, prévenir les abus et respecter les obligations légales.

4.4 Pour améliorer la qualité de nos résultats d'IA. Nous utilisons pour cela des statistiques d'utilisation agrégées et anonymisées ainsi que les retours donnés par les utilisateurs eux-mêmes. Nous n'entraînons pas nos propres modèles d'IA sur des données de candidats ou de prospects, et nos fournisseurs d'IA non plus (voir article 6).

4.5 Bases légales : exécution du contrat (4.1, 4.2), obligation légale (4.3) et intérêt légitime (4.3, 4.4). Pour les données de candidats et de prospects, c'est l'utilisateur, en tant que responsable du traitement, qui détermine la base légale ; il s'agit en général de l'intérêt légitime lié au recrutement.

5. Connexion LinkedIn

5.1 Elvatix fonctionne exclusivement via le compte LinkedIn propre de l'utilisateur (LinkedIn Recruiter, Recruiter Lite, Sales Navigator ou LinkedIn Search). La connexion passe par un partenaire de connexion spécialisé, hébergé dans l'UE et certifié SOC 2 Type II ; les identifiants LinkedIn eux-mêmes ne sont pas stockés par Elvatix.

5.2 Toutes les actions de recherche, de lecture et d'envoi s'effectuent au nom de ce compte et avec ses droits, au rythme et dans les limites fixés par LinkedIn. Elvatix n'envoie aucun message sans que l'utilisateur ne lui en donne l'instruction.

5.3 Elvatix ne constitue ni n'entretient de base de données de profils LinkedIn propre, distincte des comptes des utilisateurs.

6. Utilisation de modèles d'IA

6.1 Pour évaluer les profils et rédiger les messages, nous utilisons des modèles de langage d'IA de fournisseurs reconnus. Les données de profil et de poste sont envoyées au modèle à chaque requête, et le résultat revient dans votre environnement Elvatix.

6.2 Nous utilisons ces modèles exclusivement via des API professionnelles payantes. Selon les conditions de ces fournisseurs, les données envoyées via ces API ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer leurs modèles. Les entrées et sorties peuvent être conservées temporairement (quelques semaines au maximum) à des fins de détection d'abus, avant d'être supprimées.

6.3 Tout résultat d'IA est une proposition. L'utilisateur évalue les candidats et relit les messages avant tout envoi ; Elvatix ne prend aucune décision automatisée concernant des personnes produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD.

7. Sous-traitants et autres destinataires

7.1 Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons qu'avec les parties nécessaires à la fourniture des Services. Des accords de sous-traitance sont en place avec chacune de ces parties.

7.2 Hébergement et base de données : un partenaire d'infrastructure cloud certifié SOC 2 Type II, qui chiffre les données avec AES-256 et protège contre les attaques DDoS. Ce partenaire participe au cadre EU-US Data Privacy Framework et applique en outre les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne.

7.3 Connexion LinkedIn : un partenaire de connexion certifié SOC 2 Type II qui héberge exclusivement au sein de l'Union européenne.

7.4 Fournisseurs d'IA : modèles de langage pour l'évaluation et la génération de texte, comme décrit à l'article 6.

7.5 Prestataire de paiement (Pays-Bas) : paiements, prélèvements et factures.

7.6 Partenaire e-mail : e-mails de compte, e-mails d'accueil et mises à jour produit aux utilisateurs.

7.7 Services complémentaires : index de recherche au sein de votre propre liste de contacts, stockage des photos de profil et hébergement du site elvatix.com.

7.8 Lorsque des données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen (notamment chez le partenaire d'hébergement et les fournisseurs d'IA), cela repose sur une décision d'adéquation (EU-US Data Privacy Framework) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Sécurité

8.1 Les données sont stockées de façon chiffrée (AES-256) et transmises de façon chiffrée (TLS).

8.2 L'accès administrateur à l'environnement de production est limité à un nombre minimal de personnes et sécurisé par authentification à deux facteurs. Les utilisateurs ne voient que leurs propres données et celles de leur propre organisation ; cela est imposé dans les règles de confidentialité de la base de données.

8.3 Les clés API et jetons d'accès de nos sous-traitants sont gérés côté serveur et ne sont pas stockés dans le navigateur ni dans l'extension.

8.4 En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes concernées, nous informons les clients concernés sans retard injustifié et notifions la violation, lorsque requis, dans les 72 heures à l'Autoriteit Persoonsgegevens (l'autorité néerlandaise de protection des données).

9. Durées de conservation

9.1 Nous conservons les données de candidats et de prospects, les messages générés et les conversations dans l'environnement Elvatix de l'utilisateur tant que le compte est actif, afin que les listes, les résultats et la boîte de réception restent disponibles. Les utilisateurs peuvent supprimer eux-mêmes leurs contacts et listes.

9.2 Après la résiliation d'un compte, toutes les données d'utilisateurs, de candidats et de prospects sont supprimées dans les 30 jours, à l'exception des données que nous devons conserver plus longtemps en vertu de la loi.

9.3 Nous conservons les données de facturation pendant sept ans en vertu de l'obligation fiscale de conservation.

9.4 Nous ne conservons pas les journaux techniques plus longtemps que nécessaire pour la sécurité et le dépannage.

10. Vos droits

10.1 Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier et de les supprimer, de demander la limitation du traitement et de vous y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données.

10.2 Les candidats et prospects approchés via Elvatix peuvent exercer leurs droits auprès de l'organisation qui les a approchés (le responsable du traitement). Si vous contactez Elvatix, nous aidons à transmettre votre demande sans délai à la bonne partie, et nous procédons à la suppression dans nos systèmes dès que cette partie nous le demande.

10.3 Les demandes peuvent être envoyées à support@elvatix.com. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens (l'autorité néerlandaise de protection des données).

11. Cookies

11.1 Sur le site, nous utilisons des cookies fonctionnels et, uniquement avec votre consentement, des cookies d'analyse et publicitaires. Les détails figurent dans notre politique en matière de cookies.

11.2 Les cookies expirent après 13 mois maximum. Vous pouvez modifier vos préférences via la bannière de cookies ou les paramètres de votre navigateur.

12. Modifications et contact

12.1 Nous mettons à jour cette politique lorsque nos Services ou sous-traitants évoluent. La date en haut de page indique la dernière modification ; en cas de changement important, nous informons les utilisateurs par e-mail.

12.2 Questions, demandes ou préoccupations concernant cette politique de confidentialité : support@elvatix.com, ou par courrier à Elvatix B.V., Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt, Pays-Bas.