Ats implementeren zonder dataverlies, stappenplan voor migratie en adoptie
Ats implementeren zonder dataverlies? Dit 9 stappenplan helpt bij migratie, datacleanup, integraties, training en een succesvolle go live met hoge adoptie.
Een succesvolle ATS-implementatie vereist een scherpe scope, schone data en een grondige testfase met echte vacatures om dataverlies te voorkomen. Door vooraf fieldmapping en integraties te auditen, borg je betrouwbare rapportages en een snelle adoptie door het team.
Een ATS implementeren zonder dataverlies vraagt om drie dingen: een scherpe scope, schone data en actief gebruik door je team. Als je deze onderdelen vooraf goed regelt, voorkom je fouten tijdens de migratie en werk je na de livegang een stuk sneller. In dit artikel krijg je een concreet stappenplan dat je direct binnen je eigen organisatie kunt toepassen.
- Een duidelijke scope voorkomt vertraging en verkeerde keuzes tijdens de ATS-implementatie.
- Schone en gecontroleerde data vormt de basis voor een foutloze datamigratie voor recruitment.
- Integraties en adoptie bepalen of je systeem echt gebruikt gaat worden.
- Een strak ATS-projectplan met een duidelijke tijdlijn voorkomt chaos rondom de livegang van het ATS.
Een ATS implementeren begint met een scherpe scope en duidelijke keuzes
Een ATS implementeren start met focus. Bepaal vooraf wat het systeem precies moet oplossen en voor wie. Een recruitmentbureau werkt tenslotte anders dan een corporate team, waardoor de processen verschillen. Leg daarom concrete usecases vast, zoals vacaturebeheer, kandidaatcommunicatie en rapportages. Dit helpt je om weloverwogen keuzes te maken.
Een veelgemaakte fout is dat teams alles tegelijkertijd willen inrichten. Dat leidt steevast tot vertraging en onduidelijke workflows. Kies er daarom voor om vast te leggen wat er minimaal moet werken bij de eerste oplevering. Deze aanpak houdt de ATS-implementatie beheersbaar en zorgt voor een sneller resultaat. Reken hiervoor op ongeveer één week werk, inclusief de input van recruiters, hiring managers en operations.
Een ATS implementeren zonder dataproblemen start met een cleanup en inventarisatie
Een succesvolle ATS-migratie begint met inzicht in je huidige database. Analyseer welke kandidaten actief zijn, waar eventuele dubbele profielen zitten en welke data inmiddels is verouderd. Dit geeft direct richting aan wat je wel en niet meeneemt naar het nieuwe systeem.
Voer daarna een grondige AVG-datacleanup uit. Verwijder gegevens zonder geldige bewaartermijn en controleer de gegeven toestemmingen. Veel organisaties maken de fout om simpelweg alles te migreren, maar dat zorgt onvermijdelijk voor vervuiling in je nieuwe systeem. Door selectiever data over te zetten, wordt het beheer een stuk eenvoudiger en neemt de kans op fouten af. Trek voor deze fase één tot twee weken uit.
Een ATS implementeren vraagt om nauwkeurige fieldmapping en datamigratie
Bij ATS-fieldmapping koppel je de velden uit je oude systeem zorgvuldig aan het nieuwe systeem. Denk hierbij aan kandidaatstatus, bron, KVK-gegevens of specifieke velden zoals een BSN of cao-indicatie. Leg dit overzichtelijk vast in een mappingdocument, zodat voor iedereen duidelijk is wat waar terechtkomt.
Een vaak onderschat risico is dat velden verkeerd gekoppeld worden, wat al snel leidt tot onbetrouwbare rapportages. Test de mapping daarom altijd met een kleine dataset en laat recruiters controleren of de data klopt. Dit voorkomt vervelende fouten tijdens de volledige datamigratie voor recruitment. Reken voor deze stap op één tot twee weken, inclusief de validatie.
Tip: Met Elvatix haal je meer uit elke InMail-credit. Hogere response rate, lagere kosten per contact.
Ontdek hoe →Een ATS implementeren lukt alleen met een complete integratie-audit
Een ATS implementeren raakt vrijwel altijd meerdere systemen binnen de organisatie. Denk aan e-mail, de agenda, LinkedIn en HR-systemen zoals AFAS, Visma of Nmbrs. Breng al deze koppelingen duidelijk in kaart en bepaal nauwkeurig hoe de data tussen de systemen stroomt.
Problemen ontstaan vaak doordat integraties pas ná de livegang van het ATS worden getest. Hierdoor kunnen dubbele kandidaten ontstaan of ontbreekt er belangrijke communicatie. Test daarom elke koppeling vooraf uitgebreid en werk altijd met een fallbackscenario. Deze testfase duurt doorgaans een week en is werkelijk cruciaal voor een stabiele migratie van je recruitmentsoftware.
Een ATS implementeren test je eerst met een pilot en echte vacatures
Gebruik twee tot drie echte vacatures om het nieuwe systeem in de praktijk te testen. Laat je recruiters het volledige proces doorlopen, van de eerste intake tot de uiteindelijke plaatsing. Dit geeft waardevol inzicht in de snelheid, het gebruiksgemak en eventuele knelpunten.
Een puur technische test is namelijk niet voldoende; pas in de praktijk zie je waar processen echt vastlopen. Verzamel daarom actief feedback en pas de instellingen direct aan. Deze iteratieve aanpak verhoogt de kans op een succesvolle ATS-adoptie aanzienlijk. Plan hiervoor in totaal ongeveer twee weken.
Een ATS implementeren vereist een strakke compliance- en DPA-check
Controleer ruim voor de livegang de verwerkersovereenkomst en kijk kritisch naar zaken als hosting, beveiliging en auditlogs. Leg bovendien duidelijk vast hoe je omgaat met bewaartermijnen en verwijderverzoeken. Dit is absoluut essentieel om te voldoen aan de Nederlandse en Europese privacywetgeving.
Veel teams regelen deze compliance pas achteraf, wat onnodige risico's met zich meebrengt. Door dit vooraf goed te borgen, voorkom je juridische problemen en werk je direct vanuit een solide basis. Deze stap kost meestal slechts enkele dagen.
Een ATS implementeren werkt alleen met gerichte training per rol
Een systeem levert pas écht waarde op als mensen het goed gebruiken. Richt de ATS-training voor recruiters daarom specifiek in per rol. Powerusers beheren het systeem, recruiters werken er dagelijks in met kandidaten, en hiring managers hebben juist een zo eenvoudig mogelijke workflow nodig.
Werk bovendien met duidelijke processen en gebruik vaste werkinstructies en templates, zodat het hele team op dezelfde manier werkt. Dit voorkomt ongewenste verschillen in datakwaliteit. Laat daarnaast in de praktijk zien hoe dit er in de dagelijkse workflow uitziet, zodat het nieuwe systeem logisch aansluit op de werkzaamheden. Zonder goede training blijft het gebruik vaak achter, dus plan hier zeker één week voor in, inclusief latere herhaalmomenten.
Een ATS implementeren met een gecontroleerde migratie en duidelijke cutover
Plan de definitieve migratie op een rustig moment, wat in de praktijk vaak een weekend is. Maak vooraf altijd een volledige back-up en bepaal een duidelijk omschakelpunt. Communiceer dit moment helder naar het team, zodat iedereen precies weet wat er gaat veranderen.
Een veelgemaakte fout bij dit soort trajecten is het ontbreken van een fallback. Zorg daarom voor een tijdelijke parallelle fase of behoud nog even de toegang tot het oude systeem. Dit verkleint de risico's tijdens de ATS-roll-out aanzienlijk en geeft het team meer zekerheid. De voorbereiding hiervan duurt ongeveer een week, direct gevolgd door de livegang.
Een ATS implementeren stopt niet bij de livegang, maar start bij adoptie meten
De eerste zes weken na de livegang bepalen voor een groot deel het langetermijnsucces. Meet daarom hoeveel vacatures er daadwerkelijk in het systeem staan, of de communicatie consistent via het ATS verloopt en hoe actief de recruiters zijn. Dit geeft je namelijk een helder inzicht in de werkelijke ATS-adoptie.
Zonder goede opvolging vallen teams helaas snel terug in oude gewoontes. Plan daarom wekelijkse check-ins in en stuur direct bij waar dat nodig is. In diverse praktijkvoorbeelden van teamadoptie kun je teruglezen hoe andere teams dit precies aanpakken en de nieuwe structuur succesvol vasthouden.
Een ATS implementeren in de praktijk met een realistische tijdlijn
Een duidelijk ATS-projectplan voorkomt onnodige vertraging en maakt onderlinge afhankelijkheden goed zichtbaar. De meeste trajecten duren in totaal zo'n twaalf weken. Rond week zes ligt vaak een cruciaal go- of no-go-moment, gebaseerd op de tussentijdse tests en de actuele datakwaliteit.
- Week 1: scope en usecases bepalen
- Week 2 en 3: data-analyse en AVG-datacleanup
- Week 4 en 5: fieldmapping en proefmigratie
- Week 6: evaluatie en besluitvorming
- Week 7: integraties testen
- Week 8 en 9: pilot met echte vacatures
- Week 10: compliance afronden
- Week 11: training per rol
- Week 12: migratie en ATS-go-live
Wat dit betekent voor je recruitmentproces in de praktijk
Een ATS implementeren verandert fundamenteel hoe je team dagelijks werkt. Meer structuur in de processen zorgt voor een betere onderlinge samenwerking en aanzienlijk minder fouten. Recruiters gaan consistenter werken en alle communicatie wordt beter vastgelegd. Uiteindelijk leidt dit tot een hogere productiviteit en kwalitatief betere plaatsingen.
In omgevingen met een hoge werkdruk is deze structuur extra belangrijk. Op de pagina over hoe bureaus hun recruitmentproces strak houden, zie je hoe teams effectief omgaan met volume en snelheid. Wil je dit succesvol vertalen naar jouw eigen situatie? Dan kun je altijd je implementatie en workflow bespreken en kunnen we samen kijken naar een aanpak die écht werkt.
Veelgestelde vragen
De meeste implementatietrajecten duren tussen de 8 en 12 weken. De exacte looptijd hangt sterk af van de huidige datakwaliteit, de benodigde integraties en de beschikbaarheid van je eigen team.
De grootste problemen ontstaan doorgaans door vervuilde data, een onduidelijke scope vooraf en een te lage adoptie door het team. De techniek zelf is hierbij zelden de daadwerkelijke oorzaak.
Dit doe je door de data vooraf goed op te schonen, een duidelijke mapping te maken en eerst te testen met een kleine dataset voordat je de volledige migratie uitvoert.
Een implementatie is succesvol als de recruiters het systeem dagelijks actief gebruiken en werkelijk alle kernprocessen via het ATS verlopen. Het daadwerkelijke gebruik is hierbij altijd belangrijker dan de achterliggende techniek.
Schrijf direct een persoonlijk bericht
Vul een naam of LinkedIn-URL in en zie zelf hoe Elvatix in 30 seconden een gepersonaliseerd bericht voor je schrijft. Geen account nodig.
Klaar voor een ATS-migratie zonder dataverlies?
Elvatix begeleidt je bij de volledige migratie met slimme datacleanup-tools en naadloze koppelingen tussen je ATS en HR-systemen. Onze experts ondersteunen bij het inrichten van foutloze fieldmapping en een strakke projectplanning.
