Active Sourcing über LinkedIn: passende Kandidaten finden und ansprechen

Was Sourcing im Recruiting genau bedeutet

Sourcing ist die Such- und Auswahlarbeit, bevor eine Kandidatin oder ein Kandidat sich tatsächlich bewirbt. Sie schauen sich aktiv um, wählen Profile aus und stellen persönlichen Kontakt her. Diese Phase liegt also vor den Kennenlerngesprächen oder Assessments. Ziel ist es, passende Menschen zu finden und ihr Interesse zu wecken, auch wenn sie selbst nicht aktiv suchen.

Begriffe wie Talent Sourcing und Candidate Sourcing bezeichnen denselben Prozess. Dieser Beitrag behandelt Sourcing im Recruiting und nicht den Einkauf von Produkten oder Dienstleistungen. Der Fokus liegt dabei auf kaufmännischen und technischen Funktionen, etwa in Vertrieb, Finance oder IT.

Warum gutes Active Sourcing über LinkedIn immer wichtiger wird

Der Arbeitsmarkt ist angespannt. Viele Fachkräfte sind zwar offen für Neues, ergreifen aber selbst keine Initiative mehr. Deshalb muss Recruiting häufiger mit einer persönlichen Nachricht beginnen. LinkedIn ist in dieser Situation die wichtigste Plattform, gerade für Bürofunktionen. Es zeigt, was jemand kann, geleistet hat und wo die Interessen liegen.

Außerdem macht LinkedIn Sourcing mit verschiedenen Filtern, Suchfunktionen und direkten Nachrichten möglich. So entscheiden Sie schnell, wen Sie ansprechen. Eine sorgfältige Kandidatenansprache über LinkedIn zahlt zudem auf Ihr Arbeitgeberimage ein. Das macht es besonders attraktiv für Teams, die mit einer konsistenten Marke arbeiten möchten, etwa bei Corporate Recruiting und einer starken Employer Brand in LinkedIn-Nachrichten.

Vorbereitung auf Ihr Sourcing: Wen suchen Sie genau, und warum

Gutes Sourcing beginnt damit, klar festzulegen, wen Sie suchen. So vermeiden Sie lange Listen voller irrelevanter Profile. Bringen Sie zunächst scharf auf den Punkt, was die Stelle wirklich verlangt. Denken Sie dabei an:

• Die Berufsbezeichnung und logische Varianten, die Kandidatinnen und Kandidaten selbst verwenden.
• Wesentliche Fähigkeiten, ergänzt um Eigenschaften, die optional sind.
• Standort, Sprachen und ob die Stelle remote möglich ist.
• Level: Junior, Medior oder Senior, und in welchem Zeitrahmen Sie jemanden suchen.

Denken Sie auch aus Sicht der Kandidatin oder des Kandidaten: Was könnte sie oder ihn an dieser Rolle reizen? Technik, Wirkung, Kultur oder Entwicklungsmöglichkeiten sind oft wichtige Motive. Diese Punkte nutzen Sie später in Ihrer Nachricht. So treffen Sie den Nerv der Empfängerin oder des Empfängers besser und erhöhen die Chance auf eine Antwort.

LinkedIn Sourcing Schritt für Schritt: suchen, filtern und Boolean Search

LinkedIn bietet Standardfilter wie Standort, Berufsbezeichnung und aktueller Arbeitgeber. Mit LinkedIn Recruiter suchen Sie tiefer, etwa nach Studienhintergrund, früheren Positionen und gezielten Ausschlüssen.

Boolean Search hilft Ihnen, diese Filter clever zu kombinieren. Dabei handelt es sich um eine Suchmethode mit logischen Operatoren. Hier eine kurze Erklärung:

• AND: Sucht nach beiden Begriffen. Beispiel: „Projektmanager" AND „Bau".
• OR: Sucht nach einer der Optionen. Beispiel: „Consultant" OR „Berater".
• NOT: Schließt bestimmte Begriffe aus. Beispiel: „Engineer" NOT „Software".
• Anführungszeichen: für feste Begriffe. Beispiel: „Marketing Specialist".
• Klammern: um Gruppen zu kombinieren. Beispiel: („Python" OR „R") AND „Daten".

Beginnen Sie immer breit und schauen Sie, wie viele Ergebnisse Sie erhalten. Verfeinern Sie danach schrittweise, bis eine überschaubare Gruppe übrig bleibt. Das bildet Ihre erste Shortlist.

Passive Kandidatinnen und Kandidaten finden und einschätzen

Passive Kandidatinnen und Kandidaten suchen selbst nicht aktiv, sind aber oft offen für ein gutes Gespräch. Achten Sie deshalb auf Signale im Profil, die auf Interesse oder Relevanz hindeuten können:

• Jemand ist schon seit Jahren in derselben Position und ist womöglich bereit für etwas Neues.
• Die Berufserfahrung passt nahtlos zu Ihrer offenen Stelle.
• Sie teilen Interessen oder sind in denselben LinkedIn-Gruppen aktiv.

Machen Sie keine Annahmen aufgrund von Fotos, privaten Informationen oder Alter, sondern bewerten Sie rein fachlich. So bleibt der Prozess professionell und inklusiv.

Von der Shortlist zu Talentpool und Talent-Pipeline

Ihre Shortlist ist eine vorläufige Auswahl: Wer passt gerade jetzt zu Ihrer offenen Stelle? Manche Kandidatinnen und Kandidaten sind jedoch für einen späteren Zeitpunkt interessanter. In diesem Fall bauen Sie einen Talentpool auf: eine Sammlung von Profilen, die Sie im Hinblick auf künftige Rollen aufbewahren.

Eine Talent-Pipeline ist noch konkreter. Sie enthält Menschen, mit denen Sie bereits Kontakt hatten. Sie speichern eine kurze Notiz zum Gespräch oder zum Ergebnis. Durch gute Nachverfolgung arbeiten Sie zukunftsorientiert. Das gehört zu Ihrer Sourcingstrategie und hilft Ihnen, schneller zu reagieren, sobald neue Vakanzen entstehen.

Vom Sourcing zur ersten Nachricht: Kontaktanfrage oder InMail

Sie sind bereit, Kontakt aufzunehmen. Auf LinkedIn stehen Ihnen dafür zwei Wege zur Verfügung:

• Eine Kontaktanfrage mit einer kurzen Notiz. Praktisch, wenn bereits ein Anknüpfungspunkt besteht.
• Eine InMail, über eine kostenpflichtige Lizenz. Damit senden Sie längere Nachrichten an Personen außerhalb Ihres Netzwerks.

Beide Formen haben ihre Grenzen. Bei Kontaktanfragen gilt eine Höchstzahl, und InMails kosten Guthaben. Wählen Sie daher sorgfältig, wem Sie Ihre Zeit widmen. Möchten Sie weniger Zeit mit dem Schreiben verbringen? Sehen Sie sich an, wie wir InMails persönlich gestalten, ohne zusätzliche Schreibzeit.

Was eine gute erste Kandidatenansprache enthält

Eine erste Nachricht sollte kurz sein und den Bezug zur Kandidatin oder zum Kandidaten direkt herstellen. Nutzen Sie am besten diese Struktur:

• Beginnen Sie mit etwas Konkretem aus dem Profil: „Ihr aktuelles Projekt rund um Nachhaltigkeit ist mir aufgefallen."
• Nennen Sie, warum Sie Kontakt suchen: „Wir suchen jemanden für eine Rolle, zu der Ihre Erfahrung gut passt."
• Stellen Sie eine offene Frage: „Wären Sie offen für ein kurzes Gespräch in der kommenden Woche?"

Vermeiden Sie lange Einleitungen, Fachjargon oder Sätze, die zu werblich klingen. Das wirkt schnell distanziert oder wie Spam.

Follow-up als fester Bestandteil Ihres Prozesses

Wird Ihre Nachricht nicht gelesen, oder haben Sie nach einigen Tagen noch keine Antwort? Dann senden Sie eine Folgenachricht. Das ist ein entscheidender Schritt. Er erhöht die Antwortrate deutlich, ohne aufdringlich zu wirken.

Beispiel:

„Hallo [Name], ich habe Ihnen diese Woche bereits eine kurze Nachricht geschickt. Haben Sie sie zufällig gesehen? Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Zeit für ein kurzes Telefonat haben."

Sie können etwas Neues erwähnen, das der Nachricht zusätzlichen Wert gibt, aber üben Sie keinen Druck aus. Halten Sie den Ton freundlich und klar.

DSGVO und der faire Umgang mit Bewerbungsdaten im Sourcing

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) dreht sich um Privatsphäre. Auch beim Candidate Sourcing gelten diese Regeln. Erfassen Sie also nur, was Sie für die Stelle wirklich brauchen. Erklären Sie immer, wofür Sie jemanden ansprechen, und speichern Sie Daten nicht länger, als der Zweck es erfordert.

Es hilft, innerhalb Ihres Teams klare Absprachen zu treffen. Nutzen Sie einen zentralen Ort für Notizen zu Kontaktmomenten und speichern Sie nichts in losen Excel-Dateien oder Screenshots. So arbeiten Sie sorgfältiger und verringern die Risiken rund um Bewerbungsdaten und die DSGVO.

Ergebnisse messen: so wird Sourcing zu einem wiederholbaren Prozess

Messen ist wichtig, um Ihren Ansatz zu verbessern. Achten Sie dabei auf folgende Kennzahlen:

• Wie viele Kontaktanfragen angenommen werden.
• Wie viele Menschen auf Ihre Nachricht oder InMail reagieren.
• Wie viel Zeit es kostet, eine Nachricht zu schreiben oder eine Shortlist zu erstellen.
• Wie viele Gespräche Sie pro Woche aus Ihrem Sourcing gewinnen.

Probieren Sie hin und wieder etwas Neues aus: einen anderen Gesprächseinstieg, eine andere Reihenfolge im Text oder einen anderen Tag für den Versand Ihrer Nachrichten. In dieser Case Study mit Manpower zum Zeitgewinn durch InMails sehen Sie, wie das in der Praxis funktioniert.

Wie Elvatix Ihr Sourcing stärkt, von der Shortlist bis zur Nachricht

Die meisten Sourcing-Tools helfen Ihnen beim Finden von Profilen, wir konzentrieren uns dagegen auf die Schreibarbeit danach. Elvatix ist ein KI-Copilot, der direkt innerhalb von LinkedIn funktioniert. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie LinkedIn Recruiter oder LinkedIn Lite nutzen.

Sie wählen bis zu 25 Profile aus, und für jedes Profil erhalten Sie einen Entwurfstext: eine Kontaktanfrage, InMail oder Folgenachricht. Sie prüfen die Nachricht, passen sie bei Bedarf an und senden sie erst danach. Alles bleibt manuell, sodass Sie die Kontrolle behalten und selbst für den richtigen Ton sorgen.

Mehr über das Arbeiten innerhalb von LinkedIn mit einer leichten Integration erfahren? Wir zeigen Ihnen, wie wir nahtlos in Ihren Prozess passen.

Employer Brand, Teamkonsistenz und persönlicher Ton im großen Maßstab

In größeren Teams ist es wichtig, dass Nachrichten wiedererkennbar bleiben. Eine Kandidatin oder ein Kandidat, die oder der mit drei Recruitern spricht, sollte nicht auf drei völlig unterschiedliche Stile treffen. Wir sorgen für ein Grundprofil in Ton und Struktur, mit ausreichend Raum für eigene Akzente. So bleibt Ihre Employer Brand sichtbar, und Missverständnisse werden vermieden. Das ist besonders wertvoll bei Corporate Recruiting und einer starken Employer Brand in LinkedIn-Nachrichten.

Häufige Fehler beim Sourcing und wie Sie sie vermeiden

• Zu breite Suchanfrage: Sie erhalten zu viele Profile. Legen Sie vorab genau fest, wen Sie suchen.
• Lange Nachrichten: Das schreckt ab. Halten Sie es kurz und zielgerichtet.
• Zu direkter Ton: Das wirkt aufdringlich. Gestalten Sie die Nachricht einladend.
• Keine offene Frage: Ohne Anknüpfungspunkt folgt oft keine Antwort.
• Keine Nachverfolgung: Dadurch verpassen Sie Chancen.
• Nachlässiger Umgang mit Daten: Sie gehen unnötige DSGVO-Risiken ein.
• Keine Absprachen zur Schreibweise: Das hinterlässt einen unklaren Eindruck am Markt. Stimmen Sie den Teamstil gut ab.

Viele dieser Fehler vermeiden Sie mit klaren Routinen und passender Unterstützung. So bleibt Ihre Sourcingstrategie professionell und effektiv.

Sourcing als Routine: klein anfangen und stetig verbessern

Candidate Sourcing funktioniert am besten als fester Bestandteil Ihrer Arbeitswoche. Blockieren Sie feste Zeiten für das Suchen, Schreiben von Nachrichten und Nachfassen. Zum Beispiel: montags suchen, dienstags Nachrichten versenden, freitags nachfassen. Probieren Sie in Ruhe aus, was für Sie funktioniert. Schon kleine Anpassungen bei Timing oder Ton können Ihre Ergebnisse spürbar beeinflussen.

Möchten Sie sich über Ihren Ansatz auf LinkedIn austauschen? Oder kommen Sie beim Schreiben persönlicher Nachrichten nicht weiter? Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie sich über Ihre LinkedIn-Nachrichten austauschen möchten.