Datenschutzerklärung

1. Einleitung

1.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für www.elvatix.com (die „Website“), die Webanwendung app.elvatix.com und die Elvatix-Chrome-Erweiterung (gemeinsam die „Dienste“), betrieben von Elvatix B.V., eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KVK) unter der Nummer 91816637, mit Sitz in der Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt, Niederlande.

1.2 Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum, mit welchen Parteien, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Wir handeln im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem niederländischen Ausführungsgesetz zur DSGVO (Uitvoeringswet AVG).

1.3 Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten: support@elvatix.com.

2. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

2.1 Für die Daten unserer eigenen Nutzer und Website-Besucher (Kontodaten, Rechnungsstellung, Website-Nutzung) ist Elvatix B.V. der Verantwortliche.

2.2 Für die Daten von Kandidaten und Interessenten, die ein Nutzer über Elvatix sucht, bewertet oder anspricht, ist der Nutzer (bzw. dessen Organisation) der Verantwortliche, und Elvatix handelt als Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und gemäß den Anweisungen des Nutzers.

2.3 Mit Kunden, die als Verantwortlicher auftreten, schließen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Darin legen wir unter anderem die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter, die Sicherheitsmaßnahmen und die Speicherfristen fest; die öffentliche Fassung in Abschnitt 7 nennt die Kategorien.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Nutzerdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Berufsbezeichnung, die Kennung des verbundenen LinkedIn-Kontos, eingerichtete Vorlagen und Anweisungen sowie die Nachrichten, Gespräche und Listen, die Sie in Elvatix anlegen.

3.2 Kandidaten- und Interessentendaten: öffentlich zugängliche LinkedIn-Profilinformationen (Name, Position, Arbeitgeber, Berufserfahrung, Ausbildung, Standort, Überschrift, Profilbild und öffentliche Beiträge) sowie die Daten aus Gesprächen, die über das verbundene LinkedIn-Konto geführt werden. Diese Daten werden über das LinkedIn-Konto des Nutzers abgerufen, innerhalb der Rechte und Grenzen dieses Kontos.

3.3 Daten, die wir daraus erzeugen: Suchfilter, Scorekarten und Match-Scores je Kandidat, Nachrichtenentwürfe und Antwortentwürfe sowie Nutzungsstatistiken (versendete Nachrichten, Annahmen, Antworten).

3.4 Rechnungs- und Zahlungsdaten: Firmendaten, Rechnungsadresse, USt-IdNr. und Zahlungsstatus. Kontonummern und Zahlungsmandate werden von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet, nicht von Elvatix selbst.

3.5 Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Cookies und Protokolldaten zur Nutzung der Dienste.

4. Wie und warum wir Daten verarbeiten

4.1 Um die Dienste bereitzustellen: Kandidaten finden und bewerten, persönliche Nachrichten und Antworten erstellen, versenden und nachfassen über das verbundene LinkedIn-Konto, sowie das Nachverfolgen von Ergebnissen in Ihrem Dashboard.

4.2 Um Konten, Abonnements, Credits und Zahlungen zu verwalten und abzurechnen.

4.3 Um die Dienste abzusichern, Missbrauch zu verhindern und gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

4.4 Um die Qualität unserer KI-Ergebnisse zu verbessern. Dafür nutzen wir aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken sowie von Nutzern selbst gegebenes Feedback. Wir trainieren keine eigenen KI-Modelle mit Kandidaten- oder Interessentendaten, und unsere KI-Anbieter tun dies ebenfalls nicht (siehe Abschnitt 6).

4.5 Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (4.1, 4.2), gesetzliche Pflicht (4.3) und berechtigtes Interesse (4.3, 4.4). Für Kandidaten- und Interessentendaten bestimmt der Nutzer als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage; in der Regel ist dies das berechtigte Interesse an der Personalgewinnung.

5. LinkedIn-Verbindung

5.1 Elvatix arbeitet ausschließlich über das eigene LinkedIn-Konto des Nutzers (LinkedIn Recruiter, Recruiter Lite, Sales Navigator oder LinkedIn-Suche). Die Verbindung läuft über einen spezialisierten, in der EU gehosteten und SOC-2-Type-II-zertifizierten Verbindungspartner; die LinkedIn-Anmeldedaten selbst werden nicht von Elvatix gespeichert.

5.2 Alle Such-, Lese- und Sendeaktionen erfolgen im Namen und mit den Rechten dieses Kontos, im Tempo und innerhalb der Grenzen, die LinkedIn vorgibt. Elvatix versendet keine Nachricht, ohne dass der Nutzer dazu den Auftrag erteilt.

5.3 Elvatix baut und pflegt keine eigene Datenbank von LinkedIn-Profilen losgelöst von den Konten der Nutzer.

6. Einsatz von KI-Modellen

6.1 Für die Bewertung von Profilen und das Verfassen von Nachrichten nutzen wir KI-Sprachmodelle renommierter Anbieter. Profil- und Stellendaten werden je Anfrage an das Modell gesendet, und das Ergebnis kommt in Ihre Elvatix-Umgebung zurück.

6.2 Wir nutzen diese Modelle ausschließlich über kostenpflichtige Business-APIs. Gemäß den Bedingungen dieser Anbieter werden Daten, die über diese APIs gesendet werden, nicht zum Training oder zur Verbesserung ihrer Modelle verwendet. Eingaben und Ausgaben können vorübergehend (höchstens einige Wochen) zur Missbrauchserkennung gespeichert und danach gelöscht werden.

6.3 Jedes KI-Ergebnis ist ein Vorschlag. Der Nutzer bewertet Kandidaten und liest Nachrichten gegen, bevor etwas versendet wird; Elvatix trifft keine automatisierten Entscheidungen über Personen mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

7. Unterauftragsverarbeiter und andere Empfänger

7.1 Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nur an Parteien weiter, die für die Erbringung der Dienste erforderlich sind. Mit jeder dieser Parteien bestehen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen.

7.2 Hosting und Datenbank: ein SOC-2-Type-II-zertifizierter Cloud-Infrastrukturpartner, der Daten mit AES-256 verschlüsselt und vor DDoS-Angriffen schützt. Dieser Partner nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil und wendet zusätzlich die Standardvertragsklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission an.

7.3 LinkedIn-Verbindung: ein SOC-2-Type-II-zertifizierter Verbindungspartner, der ausschließlich in der Europäischen Union hostet.

7.4 KI-Anbieter: Sprachmodelle für Bewertung und Texterstellung, wie in Abschnitt 6 beschrieben.

7.5 Zahlungsdienstleister (Niederlande): Zahlungen, Lastschriften und Rechnungen.

7.6 E-Mail-Partner: Kontomails, Onboarding-Mails und Produktupdates an Nutzer.

7.7 Unterstützende Dienste: Suchindex innerhalb Ihrer eigenen Kontaktliste, Speicherung von Profilbildern und Hosting der Website elvatix.com.

7.8 Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden (insbesondere beim Hosting-Partner und den KI-Anbietern), geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

8. Sicherheit

8.1 Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und verschlüsselt übertragen (TLS).

8.2 Der Administratorzugriff auf die Produktionsumgebung ist auf eine minimale Anzahl an Personen beschränkt und durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Nutzer sehen ausschließlich ihre eigenen Daten und die ihrer eigenen Organisation; dies wird in den Datenschutzregeln der Datenbank durchgesetzt.

8.3 API-Schlüssel und Zugriffstoken unserer Unterauftragsverarbeiter werden serverseitig verwaltet und nicht im Browser oder in der Erweiterung gespeichert.

8.4 Bei einer Datenpanne, die ein Risiko für betroffene Personen darstellt, informieren wir betroffene Kunden unverzüglich und melden die Panne, sofern erforderlich, innerhalb von 72 Stunden bei der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde).

9. Speicherfristen

9.1 Kandidaten- und Interessentendaten, erstellte Nachrichten und Gespräche speichern wir in der Elvatix-Umgebung des Nutzers, solange das Konto aktiv ist, damit Listen, Ergebnisse und der Posteingang verfügbar bleiben. Nutzer können Kontakte und Listen selbst löschen.

9.2 Nach Beendigung eines Kontos werden alle Nutzer-, Kandidaten- und Interessentendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, außer Daten, die wir gesetzlich länger aufbewahren müssen.

9.3 Rechnungsdaten bewahren wir sieben Jahre lang aufgrund der steuerlichen Aufbewahrungspflicht auf.

9.4 Technische Protokolldaten bewahren wir nicht länger auf als für Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich.

10. Ihre Rechte

10.1 Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung und Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

10.2 Kandidaten und Interessenten, die über Elvatix angesprochen wurden, können ihre Rechte gegenüber der Organisation ausüben, die sie angesprochen hat (dem Verantwortlichen). Wenden Sie sich an Elvatix, helfen wir dabei, Ihre Anfrage unverzüglich an die richtige Partei weiterzuleiten, und führen die Löschung aus unseren Systemen durch, sobald diese Partei darum bittet.

10.3 Anfragen können Sie an support@elvatix.com senden. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde) einzureichen.

11. Cookies

11.1 Auf der Website verwenden wir funktionale Cookies und, nur mit Ihrer Einwilligung, Analyse- und Werbecookies. Details finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

11.2 Cookies laufen nach maximal 13 Monaten ab. Einstellungen können Sie über den Cookie-Banner oder Ihre Browsereinstellungen anpassen.

12. Änderungen und Kontakt

12.1 Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder Unterauftragsverarbeiter ändern. Das Datum oben zeigt die letzte Änderung an; bei wesentlichen Änderungen informieren wir Nutzer per E-Mail.

12.2 Fragen, Anfragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung: support@elvatix.com, oder per Post an Elvatix B.V., Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt, Niederlande.