Cost per Hire berechnen: Formel, Benchmarks und praktische Tipps

Was bedeutet die Berechnung der Cost per Hire, und warum ist sie wichtig?

Die Cost per Hire ist einfach der durchschnittliche Kostenpreis einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters. Indem Sie die Cost per Hire berechnen, erhalten Sie klaren Einblick in Ihre Investition pro Einstellung und sehen sofort, wie effizient Ihr Recruiting-Prozess wirklich ist. Das hilft Ihnen außerdem, auf den Recruiting-ROI zu steuern, also die tatsächliche Rendite all Ihrer Recruiting-Bemühungen.

Mit dieser Zahl sehen Sie genau, wo Budget verloren geht und welche Kanäle wirklich etwas bringen. Dadurch treffen Sie strukturell bessere Entscheidungen und können Ihren Ansatz gegenüber dem Management oder Ihren Kunden solide begründen.

Wie funktioniert die Berechnung der Cost per Hire in der Praxis?

Die Formel ist überraschend einfach und direkt für jedes Recruiting-Team anwendbar. Sie zählen einfach alle entstandenen Kosten zusammen und teilen diesen Betrag durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Cost-per-Hire-Formel: interne Recruiting-Kosten plus externe Recruiting-Kosten, geteilt durch die Anzahl der Hires.

Arbeiten Sie dabei immer mit einem festen Zeitraum, etwa einem Quartal oder einem Kalenderjahr. Das verhindert schiefe Vergleiche in Ihren Daten und macht langfristige Trends deutlich sichtbar.

• Wählen Sie einen klar abgegrenzten Messzeitraum.
• Erfassen Sie sorgfältig alle internen Recruiting-Kosten.
• Zählen Sie anschließend alle externen Recruiting-Kosten hinzu.
• Teilen Sie den Gesamtbetrag schließlich durch die Anzahl der Hires.

Wer strukturell die Cost per Hire berechnet, erhält sofort verlässliche Steuerungsinformationen und sieht viel schneller, wo Optimierung nötig ist.

Welche Kosten beziehen Sie bei der Berechnung der Cost per Hire ein?

Interne Recruiting-Kosten

Interne Recruiting-Kosten werden in der Praxis oft unterschätzt, obwohl sie gerade enormen Einfluss auf das Endergebnis haben, wenn Sie die Recruiting-Kosten berechnen.

• Recruiter-Stunden und Gehälter, inklusive aller Lohnnebenkosten und tatsächlich aufgewendeter Zeit.
• Managementzeit für Vorstellungsgespräche und interne Abstimmung.
• Die Kosten für Ihr Recruiting-ATS und weitere benötigte Softwarelizenzen.
• Kosten für Employer-Branding-Aktivitäten und Content-Erstellung.
• Ausgezahlte Empfehlungsprämien pro neuer Mitarbeiterin oder neuem Mitarbeiter.
• Die Zeit, die HR und die zuständigen Führungskräfte für das Onboarding aufwenden.
• Tooling, darunter die Kosten für einen LinkedIn-Seat und diverse Sourcing-Tools.

Wenn Sie diese konkreten Posten vergessen einzubeziehen, fällt Ihre Cost per Hire unrealistisch niedrig aus.

Externe Recruiting-Kosten

Externe Recruiting-Kosten sind dagegen meist deutlich im Budget sichtbar, auch wenn diese Beträge je nach Kanal stark variieren können.

• Schaltungskosten auf kostenpflichtigen Jobbörsen.
• Investitionen in Anzeigen über Social Media und Suchmaschinen.
• Vermittlungsgebühren für Recruiting, die meist zwischen 15 und 25 Prozent eines Jahresgehalts liegen.
• Ausgaben für externe Assessments und Tests.
• Kosten für spezialisierte Kampagnen über externe Agenturen.

Bedenken Sie, dass vor allem die Vermittlungsgebühren oft einen erheblichen Einfluss auf Ihre durchschnittlichen Recruiting-Kosten pro Einstellung haben.

Ein vollständiges Beispiel der Cost-per-Hire-Berechnung mit Zahlen

Angenommen, ein Recruiting-Team stellt in einem Quartal acht neue Mitarbeitende ein. Die gesamten internen Recruiting-Kosten in diesem Zeitraum betragen 58.000 Euro, während die externen Recruiting-Kosten bei 28.000 Euro liegen. Die gesamten Recruiting-Kosten betragen dann 86.000 Euro.

Die Rechnung ist dann einfach: 86.000 Euro geteilt durch 8 Hires ergibt 10.750 Euro pro Hire. Dieses konkrete Beispiel zeigt gut, dass eine gründliche und vollständige Berechnung unbedingt nötig ist, um wirklich verlässliche Erkenntnisse zu gewinnen.

Die Cost per Hire nach Branche berechnen und aktuelle Benchmarks einordnen

Die Verwendung einer Cost-per-Hire-Benchmark ist sehr wertvoll, um Ihre eigenen Zahlen einzuordnen. Diese Kosten können nämlich stark je nach Branche variieren. Wenn Sie nach relevanten Recruiting-Statistiken suchen, entdecken Sie schnell, dass Faktoren wie Knappheit auf dem Arbeitsmarkt und das Recruiting-Volumen dabei eine entscheidende Rolle spielen.

So sehen wir, dass der IT-Sektor oft eine deutlich höhere Cost per Hire hat, vor allem wegen der großen Knappheit und der längeren Durchlaufzeiten. Der Gesundheitssektor verzeichnet oft etwas niedrigere Kosten pro Hire, hat dafür aber ein deutlich höheres Recruiting-Volumen. Der Finanzsektor liegt hier meist irgendwo dazwischen. Achten Sie deshalb immer gut auf vergleichbare Funktionen und Senioritätsstufen; so vermeiden Sie, dass Sie auf Basis der falschen Schlüsse steuern.

Die Cost per Hire pro Kanal berechnen für bessere Entscheidungen

Auch wenn der Gesamtbetrag eine klare Richtung vorgibt, bekommen Sie erst dann echten Überblick, wenn Sie die Details pro Kanal aufschlüsseln. Indem Sie die Cost per Hire pro Kanal berechnen, entdecken Sie sofort, wo Ihr eingesetztes Budget die meiste Rendite bringt.

Sourcing über LinkedIn erfordert zum Beispiel interne Zeit und bringt Lizenzkosten (LinkedIn-Seats) mit sich. Empfehlungen kosten Sie vielleicht eine Prämie, sparen aber gleichzeitig viel aktive Suchzeit. Jobbörsen laufen vor allem über feste Schaltungskosten, während Personalvermittlungen oft deutlich teurer sind, dafür aber wertvolle interne Kapazität sparen.

Kombinieren Sie diese Daten immer mit zusätzlichen Kennzahlen wie der Time to Hire und der tatsächlichen Qualität Ihrer Hires. So entsteht ein vollständiges, ehrliches Bild Ihres Recruiting-ROI.

Wie senken Sie die Cost per Hire, ohne an Qualität zu verlieren?

Wenn Sie die Cost per Hire strukturell senken möchten, ist es sinnvoll, vor allem kritisch auf Ihre Zeitinvestition und die zugrunde liegenden Prozesse zu schauen. Zeit ist nämlich fast immer der größte versteckte Kostenfaktor im Recruiting.

Der aktive Aufbau von Talentpools sorgt durchweg für schnellere Besetzungen. Außerdem verhindert ein ausgewogener Kanalmix unnötige Budgetverschwendung. Zudem senkt eine verringerte Abhängigkeit von externen Agenturen direkt die Recruiting-Kosten.

Effizienter arbeiten hilft natürlich auch direkt. Indem Sie zum Beispiel die InMail-Personalisierung schneller machen, sparen Sie deutlich Zeit pro versendeter Nachricht. Die logische Folge ist, dass Ihre internen Recruiting-Kosten sinken und Ihr Gesamtoutput steigt.

In einem Praxisbeispiel zum Zeitgewinn sehen Sie sehr schön, wie weniger Zeit für das Schreiben von Nachrichten direkt zu mehr tatsächlichen Gesprächen und besseren Recruiting-Ergebnissen führt.

Für etwas größere Teams bieten wir außerdem clevere Lösungen für Corporate Recruiter. Diese Tools helfen Ihnen, skalierbar zu arbeiten und alle entstandenen Kosten beherrschbar zu halten.

Was geht bei der Berechnung der Cost per Hire oft schief?

Viele Organisationen vergessen einfach, Recruiter-Stunden und Softwarekosten (Tooling) in die Gesamtsumme einzubeziehen. Außerdem kommt es regelmäßig vor, dass entstandene Kosten und tatsächliche Hires in völlig unterschiedlichen Zeiträumen gemessen werden. Das führt unweigerlich zu einem stark verzerrten Bild.

Außerdem werden Funktionen manchmal miteinander verglichen, ohne den richtigen Kontext einzubeziehen, wodurch die Daten eigentlich sofort unbrauchbar werden. Nur auf möglichst niedrige Kosten zu steuern wirkt sich übrigens auch negativ aus; qualitativ schlechte Einstellungen verursachen langfristig nämlich nur zusätzliche, versteckte Kosten.

Die Rolle von Recruiting-Automatisierung bei der Berechnung der Cost per Hire

Recruiting-Automatisierung hilft Ihnen enorm, wertvolle Zeit zu sparen und Recruiting-Prozesse deutlich konsistenter zu machen. Und da Zeit eins zu eins mit Kosten verknüpft ist, wirkt sich ein automatisierter Prozess auch direkt positiv auf Ihre letztendliche Cost per Hire aus.

Strukturelle, manuelle Outreach und die dazugehörige Nachverfolgung kosten ein Team täglich einiges an Stunden. Automatisierung kann diese repetitiven Schritte hervorragend unterstützen, ohne dass die Qualität Ihrer Arbeit darunter leidet. So bleibt Ihr Ansatz trotzdem persönlich, während Sie unterm Strich deutlich schneller und effizienter arbeiten.

Die Cost per Hire selbst berechnen und verbessern

Versuchen Sie, Ihre Zahlen jedes Quartal neu zu erfassen, und schlüsseln Sie diese Daten klar nach Funktionsgruppe und Kanal auf. Schauen Sie anschließend genau, wo die größten versteckten Kosten liegen, und entdecken Sie, an welchen Stellen Sie noch weiter optimieren können.

Möchten Sie Hilfe beim Verfeinern Ihrer Berechnung, oder brauchen Sie mehr Einblick in eventuell fehlende Kostenposten? Sie können jederzeit Kontakt aufnehmen, um gemeinsam kritisch auf Ihre Daten zu schauen. So wird die Berechnung der Cost per Hire zu einem äußerst praktischen Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen zur Berechnung der Cost per Hire

Was ist eine gute Cost per Hire?
Das unterscheidet sich sehr stark je nach Branche und Funktionsgruppe. Nutzen Sie eine aktuelle Cost-per-Hire-Benchmark als allgemeine Richtlinie, vergleichen Sie die Ergebnisse aber vor allem mit Ihren eigenen, historischen Unternehmensdaten.

Müssen Onboarding-Kosten auch einbezogen werden?
Ja, unbedingt. Onboarding kostet einfach Zeit und viel interne Kapazität und gehört damit unbedingt in eine vollständige Übersicht Ihrer internen Recruiting-Kosten.

Wie oft sollten Sie die Cost per Hire berechnen?
Tun Sie das idealerweise mindestens einmal pro Quartal. So erkennen Sie Trends schneller und können rechtzeitig gegensteuern, wo es nötig ist.