Recruiting-CRM vs. ATS erklärt: Unterschiede, Beispiele und Entscheidungshilfe

Recruiting-CRM vs. ATS erklärt in einfacher Sprache

Was ist ein ATS?

ATS steht für „Applicant Tracking System". Das ist Software für effektives Recruiting-Workflow-Management. Sie nutzen es, um Vakanzen zu veröffentlichen, Bewerbungen zentral zu sammeln und Kandidaten reibungslos durch den Bewerbungsprozess zu führen. Denken Sie dabei an Screening, Vorstellungsgespräche und das Geben von Feedback. Weil alles an einem Ort liegt, behalten Sie stets den Überblick. Der Kern dieser Erklärung des Applicant Tracking System dreht sich also um Struktur. Gerade wenn Sie mehrere Vakanzen gleichzeitig offen haben, verhindert das Fehler und herumfliegende Informationen.

Was ist ein Recruiting-CRM?

Ein Recruiting-CRM konzentriert sich auf „Candidate Relationship Management" im Recruiting. Sie setzen es für Fachkräfte ein, die sich noch nicht aktiv bewerben oder mit denen Sie in einer früheren Phase schon einmal gesprochen haben. Damit bauen Sie gezielt einen Talentpool auf und behalten alle Kontaktmomente übersichtlich im Blick. Außerdem planen Sie das Nachfassen, damit Kandidaten kontinuierlich eingebunden bleiben. Dieser Prozess wird auch das „Nurturing" Ihres Talentpools genannt. Dieser Ansatz hilft vor allem beim Finden von seltenen Profilen, bei denen Sie als Recruiter selbst proaktiv auf den Markt gehen müssen.

Kurz zusammengefasst: der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM

Der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM ist eigentlich ganz einfach. Ein ATS hilft vor allem beim erfolgreichen Besetzen konkreter Vakanzen, während ein CRM gerade beim Aufbau und der Pflege von Beziehungen unterstützt. Bei der Wahl zwischen einem ATS und einem CRM für Recruiting geht es im Kern um zwei unterschiedliche Phasen im Prozess: Zuerst entsteht der Kontakt über das CRM, danach folgt erst die eigentliche Bewerbung im ATS.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen einem Recruiting-CRM vs. ATS in der Praxis

In der Praxis treten schnell klare Unterschiede zutage. Ein ATS arbeitet vor allem mit aktiven Bewerbungen. Kandidaten reagieren von sich aus auf eine Vakanz und durchlaufen anschließend feste, strukturierte Schritte. Ein CRM arbeitet dagegen gerade mit passivem Talent. Das sind Fachkräfte, die Sie proaktiv ansprechen oder die noch mit einem Wechsel zögern.

Auch die tägliche Arbeitsweise unterscheidet sich erheblich. In einem ATS folgen Sie einem straffen Prozess pro konkreter Vakanz. Innerhalb eines CRM arbeiten Sie eher mit dynamischen Listen, Zielgruppensegmenten und strategischem Nachfassen. Außerdem ist die Datennutzung anders aufgebaut. Während ein ATS vor allem eingegangene Bewerbungen und das dazugehörige Feedback speichert, baut ein CRM eine umfangreiche Historie aller Kontaktmomente und persönlichen Interessen auf.

Außerdem unterscheidet sich der Moment, in dem Sie die Systeme im Funnel einsetzen. Ein ATS nutzen Sie erst ab dem Moment, in dem sich jemand tatsächlich bewirbt. Ein CRM setzen Sie schon davor ein, und oft auch noch danach. Deshalb sehen Sie, dass Software für „Inhouse-Recruiting" meist mit einem ATS als Basis startet, während Software für Personalvermittlungen schon deutlich schneller umfangreiche CRM-Funktionen erfordert.

Wann entscheiden Sie sich für ein Recruiting-CRM vs. ATS in Ihrer spezifischen Situation?

Inhouse-Team mit vielen Vakanzen

Arbeiten Sie intern bei einem Arbeitgeber und haben Sie mehrere Vakanzen gleichzeitig offen, dann ist Struktur unverzichtbar. Ein ATS hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und die internen Prozesse gut zu standardisieren. Ohne ein solches System verlieren Sie schnell wichtige Informationen in vollen Postfächern und losen Dokumenten. Deshalb ist die Einführung eines ATS oft der logischste erste Schritt.

Personalvermittlung oder Zeitarbeitsunternehmen

Arbeiten Sie als Recruiter für mehrere Auftraggeber, dann dreht sich Ihre Arbeit hauptsächlich um Beziehungen. Sie möchten genau wissen, mit wem Sie in der Vergangenheit gesprochen haben und wann es Zeit ist, erneut Kontakt aufzunehmen. Ein CRM bietet hierfür die nötige Unterstützung. Auf der Seite für Personalvermittlungen sehen Sie deutlich, wie sich diese kommerzielle Arbeitsweise von der interner Teams unterscheidet. In der Welt der Personalvermittlungen ist die Wahrscheinlichkeit daher groß, dass Sie sowohl ein ATS als auch ein CRM parallel nutzen.

Seltene Zielgruppen

Wenn Sie sich auf schwer auffindbare Kandidaten konzentrieren, ist es entscheidend, selbst aktiv zu sourcen und strukturiert Kontakt zu halten. Sie bauen ein relevantes Netzwerk auf und sorgen dafür, dass Sie bei passiv Suchenden kontinuierlich präsent bleiben. Ein CRM hilft Ihnen, dies äußerst strukturiert anzugehen. Dadurch arbeiten Sie viel zielgerichteter statt reaktiv oder ad hoc.

Ein Recruiting-CRM vs. ATS kombinieren in Ihrem Recruiting-Tech-Stack

Viele Organisationen entscheiden sich bewusst dafür, beide Systeme zu kombinieren. Sie möchten schließlich die volle Kontrolle über den Bewerbungsprozess behalten, aber gleichzeitig starke, dauerhafte Beziehungen zu Talenten aufbauen. Das erreichen Sie, indem Sie mit separaten Tools arbeiten, die gut miteinander verbunden sind, oder indem Sie sich für ein All-in-one-Paket für Recruiting-Software entscheiden. Beim Aufbau Ihres Recruiting-Tech-Stacks achten Sie zudem kritisch auf reibungslose Integrationen, optimale Benutzerfreundlichkeit und klare Reporting-Möglichkeiten.

Beim Vergleich von Recruiting-Software stoßen Sie schnell auf die bekannte Abwägung zwischen Tools wie Bullhorn, Vincere, Lever und Recruitee. Recruitee ist beispielsweise sehr stark in ATS-Funktionalitäten und der Förderung der Zusammenarbeit innerhalb von Inhouse-Teams. Bullhorn kombiniert ein ATS mit einem CRM und ist traditionell ein häufig genutztes Tool bei Personalvermittlungen. Vincere konzentriert sich ebenfalls auf die Optimierung kompletter Workflows innerhalb der Zeitarbeitsbranche. Lever bietet dagegen eine leistungsstarke Mischung aus ATS- und CRM-Funktionen, speziell entwickelt für Teams, die sehr aktiv Kandidaten sourcen. Welche Wahl die richtige ist, hängt immer von Ihrer spezifischen Arbeitsweise und dem erwarteten Volumen ab.

Häufige Fehler bei der Wahl zwischen einem Recruiting-CRM vs. ATS

Ein häufiger Fehler ist, dass ausschließlich ein ATS genutzt wird, während das Team durchaus aktiv passives Talent anspricht. Wertvolle Kandidaten verschwinden dadurch nach einer Absage leider endgültig aus dem Blick. Umgekehrt kommt es übrigens genauso oft vor: Manche Teams nutzen nur ein CRM, während sie monatlich zahlreiche Vakanzen besetzen müssen. In diesem Moment fehlt die dringend benötigte Struktur im Bewerbungsprozess und beim rechtzeitigen Sammeln von Feedback.

Außerdem fehlt es manchmal schlicht an einer vorab festgelegten Arbeitsweise. Ohne eine klare Strategie rund um Ihr Recruiting-Workflow-Management wird die angeschaffte Software schnell weniger effektiv. Es ist deshalb sehr wichtig, intern zuerst gut festzulegen, wie Sie arbeiten möchten, bevor Sie entscheiden, welches Tooling Sie genau benötigen.

Ein Recruiting-CRM vs. ATS und die Rolle von persönlichem Outreach

Obwohl Software Ihnen enorm bei wertvollen Daten und einem strukturierten Überblick hilft, ist es letztlich die Kommunikation, die das Endergebnis bestimmt. Kandidaten reagieren vor allem auf äußerst relevante und persönliche Nachrichten. Gutes, gezieltes Outreach ist deshalb entscheidend. Aus Ihrem gewählten System heraus möchten Sie mühelos und schnell Nachrichten versenden können, die wirklich zur Person auf der anderen Seite des Bildschirms passen.

Durch das Versenden persönlicher InMails wandeln Sie abstrakte Daten erfolgreich in konkrete, überzeugende Nachrichten um. Im interessanten Fall von Manpower sehen Sie gut, wie sich diese Strategie in der Praxis bei einem relativ großen Team auswirkt. Das zeigt unmittelbar, dass das richtige Tooling und aufrichtige Kommunikation in der täglichen Arbeit eines Recruiters Hand in Hand gehen müssen.

Entscheidungsrahmen für die Wahl zwischen einem Recruiting-CRM vs. ATS

Zweifeln Sie noch immer stark zwischen den verschiedenen Systemen? Schauen Sie sich dann genau die Art Ihrer täglichen Arbeit an. Brauchen Sie vor allem straffe Struktur und optimale Prozesskontrolle, entscheiden Sie sich entschlossen für ein ATS. Beschäftigen Sie sich dagegen vorwiegend mit dem Aufbau von Beziehungen und der Pflege langfristiger Kontakte, wählen Sie ein CRM. Zeigt sich, dass Sie in der Praxis beide Funktionalitäten brauchen? Dann ist eine clevere Kombination oder eine umfangreiche All-in-one-Recruiting-Software der logischste nächste Schritt.

Möchten Sie die verschiedenen Optionen gerne übersichtlich nebeneinander stellen, werfen Sie einen Blick auf unsere Seite zum Vergleichen von Tools. Möchten Sie lieber Ihre persönliche Situation besprechen? Dann können Sie direkt Kontakt aufnehmen, damit wir gemeinsam prüfen können, welche Softwarelösung am besten zu Ihrem spezifischen Team passt.