Zweiten Recruiter einstellen: Wann es sich lohnt und was es kostet

Wann die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters nötig ist

Eine gute erste Prüfung ist die Kapazitäts-Benchmark für Recruiterinnen und Recruiter. Viele Teams liegen bei etwa 13 offenen Stellen pro Recruiterin oder Recruiter. Diese Zahl verschiebt sich jedoch bei seltenen Rollen, weil Sourcing und Auswahl mehr Zeit kosten. Deshalb sinkt die Anzahl offener Stellen pro Recruiterin oder Recruiter in spezialisierten Märkten.

Bleibt die Arbeitsbelastung der Recruiterin oder des Recruiters mehrere Monate über dieser Grenze, entsteht Verzögerung. Die Time-to-Hire steigt, und Hiring Manager müssen länger auf Kandidatinnen und Kandidaten warten. In dieser Situation ist die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters oft ein logischer Schritt, vor allem wenn Sie erwarten, dass das Stellenvolumen gleich bleibt oder weiter wächst.

Möchten Sie das mit Zahlen untermauern, schauen Sie sich diese Recruiting-Statistiken an für zusätzlichen Kontext zu Benchmarks und Durchlaufzeiten.

Signale, dass die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters sinnvoll wird

In der Praxis sehen Sie meist eine Kombination von Signalen. Diese verstärken sich gegenseitig und machen das Problem im täglichen Betrieb sichtbar.

• Zu viele offene Stellen pro Recruiterin oder Recruiter, wodurch Intake und Nachfassen weniger Aufmerksamkeit bekommen
• Die Time-to-Hire steigt, und Stellen bleiben länger offen
• Hiring Manager erleben weniger Kontrolle und geben negatives Feedback
• Die Arbeitsbelastung der Recruiterin oder des Recruiters bleibt dauerhaft hoch und führt zu Fehlern oder Ausfall
• Die Candidate Experience verschlechtert sich durch langsame Kommunikation

Einen Teil dieses Drucks können Sie vorübergehend senken, indem Sie Ihre Prozesse verbessern. Denken Sie zum Beispiel an das Automatisieren des Nachfassens mit Erinnerungen, damit Kandidatinnen und Kandidaten schneller eine Antwort erhalten. Das hilft direkt, löst ein strukturelles Kapazitätsproblem jedoch nicht vollständig.

Was kostet die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters in der Praxis?

Die Kosten für die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters bestehen aus mehreren Teilen. Die folgenden Beträge dienen als Rechenbeispiel und können je nach Land, Markt und Erfahrungsniveau abweichen. Das Bruttogehalt für eine erfahrene Recruiterin oder einen erfahrenen Recruiter liegt in diesem Beispiel oft zwischen 45.000 € und 65.000 €. Inklusive Arbeitgeberkosten, Tooling und Managementzeit kommen Sie so auf etwa 70.000 € pro Jahr an internen Recruitingkosten.

Vergleichen Sie das mit einer Personalvermittlungsagentur. Dort zahlen Sie in der Branche üblicherweise 20 bis 25 Prozent des Jahresgehalts pro Einstellung. Bei zehn Einstellungen mit einem Gehalt von 60.000 € zahlen Sie schnell 120.000 €. Das ist der Punkt, an dem die Vermittlungsgebühr break-even ist und eine interne Recruiterin oder ein interner Recruiter finanziell attraktiver wird.

Eine RPO-Alternative liegt bei den Kosten oft zwischen 60.000 € und 80.000 € pro Jahr. Das bietet mehr Flexibilität, gibt aber weniger direkte Kontrolle als ein eigenes Teammitglied.

Eine zweite Recruiterin oder einen zweiten Recruiter einstellen oder eine RPO-Alternative wählen?

Die Wahl hängt von Ihrem Hiring-Volumen und dessen Vorhersehbarkeit ab. Bei null bis fünf Einstellungen pro Jahr reicht eine Personalvermittlungsagentur meist aus. Zwischen sechs und zwölf Einstellungen befinden Sie sich in einer Grauzone, in der sowohl die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters als auch eine RPO-Alternative sinnvoll sein können. Gehen Sie in Richtung zwölf oder mehr Einstellungen pro Jahr, wird die Erweiterung Ihres Recruitingteams meist die beste Wahl.

Bleibt das Volumen unsicher, bietet eine RPO-Alternative Flexibilität. Sie skalieren, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. In diesem Praxisbeispiel sehen Sie, wie eine Prozessverbesserung zunächst zusätzlichen Spielraum schuf, bevor eine Erweiterung nötig war.

Wann eine zweite Recruiterin oder ein zweiter Recruiter nicht nötig ist, eine KI-Recruitinglösung aber schon

Manchmal liegt das Problem nicht bei der Kapazität, sondern bei der Effizienz. Eine KI-Recruitinglösung hilft bei Sourcing, Outreach und Follow-up. Dadurch steigt der Output spürbar, ohne dass Sie sofort eine zusätzliche Recruiterin oder einen zusätzlichen Recruiter brauchen.

Das funktioniert besonders gut, wenn der Erstkontakt und das Nachfassen ins Stocken geraten. Teams erreichen so mit derselben Besetzung mehr Gespräche, weil repetitive Aufgaben beschleunigt werden. Dadurch können Sie die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters aufschieben oder zumindest besser begründen.

Welches Profil passt zur Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters?

Die richtige Besetzung hängt von Ihrem größten Engpass ab. Viele Organisationen starten mit einer Generalistin oder einem Generalisten, die oder der breit einsetzbar ist. In einem Nischenmarkt funktioniert eine Spezialistin oder ein Spezialist dagegen oft besser, weil diese Person schneller passende Kandidatinnen und Kandidaten findet.

Ist Sourcing das größte Problem, kann eine Sourcerin oder ein Sourcer die Arbeitsbelastung der Recruiterin oder des Recruiters senken. Geht es eher um Sichtbarkeit, hilft eine Recruitment-Marketerin oder ein Recruitment-Marketer. Arbeiten Sie mit Corporate Recruitern, ist eine klare Rollenverteilung entscheidend, bevor Sie skalieren.

So gehen Sie das Onboarding nach der Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters an

Ein gutes Onboarding der Recruiterin oder des Recruiters bestimmt, wie schnell Sie Ergebnisse sehen. In den ersten zwei Wochen lernt die neue Person die Organisation und die Prozesse kennen. Danach folgt eine Phase des Mitschauens und Mitarbeitens an laufenden Vakanzen.

Nach etwa einem Monat übernimmt die Recruiterin oder der Recruiter eigene Vakanzen. Zwischen Woche neun und zwölf sollte anschließend eine vollständige Arbeitsbelastung machbar sein. Indem Sie das strukturiert angehen, verhindern Sie, dass eine neue Recruiterin oder ein neuer Recruiter zu langsam in Fahrt kommt.

Wie Sie nach der Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters auf Ergebnisse steuern

Messen ist notwendig, um zu wissen, ob sich Ihre Investition auszahlt. Nutzen Sie ein Recruiting-KPI-Dashboard, um Einblick in die Leistung zu erhalten. Wichtige Kennzahlen sind hierbei die Anzahl offener Stellen pro Recruiterin oder Recruiter, die Time-to-Hire und die Candidate Experience.

Sehen Sie, dass die Time-to-Hire trotz der zusätzlichen Kapazität steigt, liegt das Problem oft im Prozess oder in der Zusammenarbeit. Indem Sie Daten gezielt nutzen, können Sie gezielt gegensteuern und verhindern, dass Probleme dauerhaft bestehen bleiben.

Praktische Entscheidungsregel für die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters

Die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters ist sinnvoll, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Das Volumen bleibt dauerhaft hoch, die Rollen sind schwer zu besetzen, und die Erwartung ist, dass dies mindestens ein Jahr so bleibt. In dieser Situation liefert zusätzliche Kapazität nämlich direkt Ergebnisse.

Fehlt einer dieser Faktoren, ist ein flexibles Modell oft sinnvoller. Denken Sie dabei an eine RPO-Alternative oder eine KI-Lösung. Möchten Sie das für Ihre Situation konkret machen, können Sie ein Gespräch vereinbaren und gemeinsam mit uns die Zahlen durchgehen.

Häufig gestellte Fragen

Wann ist die Einstellung einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters zu früh?

Das ist der Fall bei einer vorübergehenden Spitze oder einem kurzen Projekt. In solchen Situationen ist ein flexibler Einsatz über eine Personalvermittlungsagentur oder RPO meist besser.

Wie berechnen Sie den ROI einer zweiten Recruiterin oder eines zweiten Recruiters?

Vergleichen Sie die internen Recruitingkosten mit den gesamten Agenturkosten, und achten Sie genau auf die schnellere Besetzung und die bessere Qualität der Einstellungen.

Was, wenn die Arbeitsbelastung meiner Recruiterin oder meines Recruiters zu hoch ist, das Volumen aber unsicher bleibt?

Optimieren Sie in diesem Fall zunächst Ihren Prozess und erwägen Sie eine KI-Recruitinglösung. Danach können Sie viel besser beurteilen, ob eine Erweiterung wirklich nötig ist.

Wie schnell liefert eine neue Recruiterin oder ein neuer Recruiter Ergebnisse?

Mit einem guten Onboarding der Recruiterin oder des Recruiters sehen Sie meist schon innerhalb von drei Monaten volle Produktivität.