Hiring pipeline ats inrichten met 6 duidelijke stages en betere conversie

Waarom een ATS-hiringpipeline vaak stukloopt in de praktijk

Veel recruitmentteams merken dat kandidaten al afhaken nog voordat er überhaupt contact is geweest. Tegelijkertijd neemt het aantal interviews toe en loopt de time-to-hire flink op. In de recruitment funnel benchmarks is goed terug te zien dat vooral de eerste stappen vaak vertraging oplopen. De oorzaak hiervan ligt meestal bij te veel statussen en onduidelijke criteria in de ATS-workflow. Bovendien hanteren recruiters en hiring managers regelmatig verschillende definities, wat zorgt voor een onrustige candidate pipeline.

Een hiringpipeline in je ATS werkt simpelweg beter met minder stappen en duidelijke doelen per fase. Hierdoor wordt je sollicitatiefunnel voorspelbaar en kun je het proces gericht optimaliseren.

Wat is een ATS-hiringpipeline en hoe verschilt deze van een sollicitatiefunnel?

De ATS-hiringpipeline is het operationele proces waarin kandidaten soepel door vaste stappen in je systeem bewegen. Elke kandidaat bevindt zich in één specifieke stage en stroomt pas door op basis van duidelijke criteria. De sollicitatiefunnel gebruik je daarentegen vooral om te meten. Hierbij kijk je naar de conversies en breng je in kaart op welke momenten kandidaten uitvallen.

Door deze heldere scheiding te maken, blijven de pipeline-stages in je ATS overzichtelijk en kun je effectiever sturen op resultaat. Dit helpt niet alleen bij het verbeteren van de recruiter-intake, maar voorkomt ook onnodige discussies tijdens het proces.

De 6 stages van een moderne ATS-hiringpipeline

Dit model biedt structuur en is direct in de praktijk toepasbaar. Elke stage heeft een helder doel, een maximale doorlooptijd en een scherpe afbakening. Zo verbeter je de pipelineconversie en behoud je de volledige controle over de ATS-workflow.

Stage 1: Sourced of applied

Dit is de fase waarin alle kandidaten binnenkomen. Zorg ervoor dat je altijd dezelfde dag nog de bron registreert, zonder direct inhoudelijk te oordelen. Het voornaamste doel is namelijk het verzamelen van complete instroomdata. Goede sourcing maakt in deze fase écht het verschil. Met onze module voor persoonlijk benaderen via LinkedIn helpen we recruiters om veel gerichter contact te leggen. Dit leidt direct tot een hogere kwaliteit binnen je hiringpipeline.

Target: 100 procent bronregistratie. Doorlooptijd: dezelfde dag. Fout die vaak voorkomt: te vroeg selecteren, waardoor je mogelijk goede kandidaten misloopt.

Stage 2: Auto-screen in je ATS-hiringpipeline

Tijdens deze fase controleer je puur de harde eisen, zoals locatie, werkervaring en beschikbaarheid. Dit moet idealiter binnen 24 uur gebeuren. Kandidaten die niet aan de basiseisen voldoen, vallen hier af. Merk je dat er opvallend veel kandidaten afvallen? Dan sluit je vacaturetekst of targeting waarschijnlijk niet goed aan.

Target: uitsluitend relevante kandidaten doorlaten. Doorlooptijd: binnen één dag. Fout die vaak voorkomt: direct al een inhoudelijke beoordeling toevoegen, wat het hele proces onnodig vertraagt.

Stage 3: Recruiter-call als eerste kwalificatie

Dit is een kort en bondig gesprek waarin je zaken als motivatie, salarisindicatie en beschikbaarheid afstemt. Maak hierbij gebruik van een vaste candidate-scorecard, zodat iedereen de kandidaten op exact dezelfde manier beoordeelt. Dit maakt de recruiter-intake een stuk consistenter.

Target: een hoge opkomst en een duidelijke selectie. Doorlooptijd: binnen 2 tot 3 werkdagen. Fout die vaak voorkomt: ellenlange gesprekken voeren zonder concreet einddoel of duidelijke uitkomst.

Stage 4: Hiring manager-interview in je ATS-hiringpipeline

In deze stap beoordeel je de inhoudelijke kennis, de fit met het team en de wederzijdse verwachtingen. Zorg dat je dit interview snel inplant om vacancy aging (het ongewenst openstaan van de vacature) te beperken. Extra gesprekken zonder helder doel zorgen alleen maar voor vertraging en een lagere conversie.

Target: een sterke doorstroom naar de volgende fase. Doorlooptijd: maximaal 5 werkdagen. Fout die vaak voorkomt: te veel stakeholders betrekken zonder dat zij een duidelijke rol hebben. Lees meer over het werken met hiring managers in corporate teams om dit beter te stroomlijnen.

Stage 5: Assessment of case

Zet een assessment alleen in wanneer het écht van toegevoegde waarde is voor de procedure. Kandidaten haken namelijk snel af als een opdracht te veel tijd kost of simpelweg niet relevant voelt. Dat soort uitval zie je vervolgens direct terug in de cijfers van je pipelineconversie.

Target: een hoge doorstroom richting het daadwerkelijke aanbod. Doorlooptijd: 3 tot 5 werkdagen. Fout die vaak voorkomt: het inzetten van standaardopdrachten die totaal geen relatie hebben met de openstaande functie.

Stage 6: Offer en offer acceptance in je ATS-hiringpipeline

Meet altijd apart hoeveel kandidaten een aanbod krijgen én hoeveel dit aanbod vervolgens daadwerkelijk accepteren. Ligt de offer acceptance onder de 60 procent? Dan is een grondige analyse nodig. Snelheid, salaris en het managen van verwachtingen spelen in deze fase de absolute hoofdrol.

Target: een stabiele en gezonde acceptatiegraad. Doorlooptijd: zo kort mogelijk. Fout die vaak voorkomt: een te langzame besluitvorming vanuit de organisatie, waardoor goede kandidaten alsnog afhaken.

Conversie en metrics in je ATS-hiringpipeline die echt sturen

Zorg dat je proactief stuurt op de pipelineconversie per stage. Combineer deze data met inzichten in de time-to-hire per fase en de vacancy aging. Zo krijg je haarscherp in beeld waar eventuele vertragingen zitten. Bedenk goed: hoe langer kandidaten moeten wachten, hoe groter de kans dat ze vroegtijdig afhaken. Snelheid heeft dus een zeer directe impact op je uiteindelijke wervingsresultaat.

Door je ATS-workflow regelmatig en kritisch te analyseren, zie je exact waar de candidate pipeline vertraagt en op welke momenten je moet bijsturen.

Dropout-analyse binnen je ATS-hiringpipeline

Een opvallend lage conversie in de allereerste stage wijst vaak op een probleem met je gekozen wervingskanalen. Ontstaan er vooral problemen in de tweede fase? Dan sluit de vacature waarschijnlijk niet goed genoeg aan op de doelgroep. Als kandidaten pas afhaken na de recruiter-call, mankeert er vaak iets aan je preselectie of timing. In de latere fases van het proces ligt de oorzaak van uitval meestal bij een slechte intake, een irrelevant assessment of een gebrek aan snelheid richting het uiteindelijke contractvoorstel.

Wil je dit in de praktijk concreet verbeteren? Bespreek je pipelineprobleem met ons, zodat we samen kunnen kijken waar jouw proces precies vastloopt.

AVG en kandidaatdata in je ATS-hiringpipeline

Zorg dat je uitsluitend gegevens bewaart die écht noodzakelijk zijn en vraag altijd netjes om toestemming voordat je kandidaten toevoegt aan talentpools. Beperk daarnaast de toegang tot privacygevoelige informatie en verwijder irrelevante of verouderde notities. Op die manier houd je de candidate pipeline overzichtelijk en voorkom je onnodige risico's omtrent de privacywetgeving.

Mobile-first recruitment en snelheid als conversiefactor

Tegenwoordig reageren ontzettend veel kandidaten via hun mobiele telefoon. Korte, gebruiksvriendelijke formulieren en snelle reacties maken hierin absoluut het verschil. Het instellen van automatische bevestigingen en het meesturen van handige planninglinks helpt enorm om de wachttijd te verkorten. Dit soort kleine optimalisaties hebben direct een positief effect op je pipelineconversie.

Hoe een slimme outreach de hiringpipeline in je ATS versterkt

De uiteindelijke kwaliteit van je sourcing is allesbepalend voor een sterke start van de wervingsprocedure. Een persoonlijke benadering in combinatie met een consistente opvolging zorgt steevast voor betere gesprekken en een hogere conversie. In onze praktijkvoorbeelden uit diverse recruitmentteams zie je heel mooi terug hoe dit doorwerkt in het volledige sollicitatieproces.