Active Sourcing und die DSGVO
Active Sourcing und die DSGVO: Was Sie beim Speichern und Analysieren von LinkedIn-Profilen mit KI beachten müssen, inklusive Checkliste für Legal.
Das Speichern oder KI-gestützte Analysieren von LinkedIn-Profilen löst sofort DSGVO-Pflichten aus, etwa eine Rechtsgrundlage und Transparenz. Eine Interessenabwägung sowie menschliche Kontrolle bei automatisierten Prozessen sind dabei unerlässlich.
Bei Active Sourcing und der DSGVO auf LinkedIn dürfen Sie Profile problemlos ansehen. Sobald Sie Daten speichern, mit KI analysieren oder anreichern, verarbeiten Sie personenbezogene Daten, und es gelten die Regeln der DSGVO. Dafür brauchen Sie einen klaren Zweck, eine Rechtsgrundlage und Transparenz gegenüber Kandidaten. Das entscheidet, was in der Praxis erlaubt ist und was nicht.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Grenze erkennen und Active Sourcing sicher in Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.
- Ansehen auf LinkedIn ist meist erlaubt, aber Speichern und Analysieren fallen unter die DSGVO.
- Dass Profile öffentlich sind, heißt nicht, dass Sie die Daten frei verwenden dürfen.
- Das berechtigte Interesse ist im Recruiting oft die Rechtsgrundlage, erfordert aber eine sorgfältige Abwägung.
- KI und Automatisierung erhöhen das Datenschutzrisiko und erfordern zusätzliche Kontrolle.
- Transparenz und eine menschliche Beurteilung bleiben immer notwendig.
Warum Active Sourcing nach DSGVO anders ist als normale LinkedIn-Nutzung
Viele Recruiter denken, dass öffentliche Profile frei von der DSGVO nutzbar sind. Das stimmt nicht. Dass ein Profil sichtbar ist, bedeutet, dass Sie es ansehen dürfen, aber nicht, dass Sie die Daten einfach speichern oder mit anderen Daten kombinieren dürfen. Dieser Unterschied ist entscheidend bei Active Sourcing auf LinkedIn im Rahmen der DSGVO.
Solange Sie nur innerhalb von LinkedIn suchen und lesen, ist noch wenig los. Sobald Sie jedoch Informationen in ein ATS kopieren, Notizen machen oder ein externes Tool nutzen, beginnt die Verarbeitung von LinkedIn-Profilen. Dieser Moment bestimmt Ihre rechtlichen Pflichten.
KI beschleunigt diesen Prozess enorm. Sie sammeln schneller mehr Daten und erkennen Zusammenhänge, die Ihnen von Hand nicht auffallen würden. Dadurch verschiebt sich die Grenze zwischen bloßem Ansehen und tatsächlicher Datenverarbeitung schneller, als viele Recruiter erwarten.
Die drei Phasen von Active Sourcing nach DSGVO und was sie bedeuten
Phase 1: Ansehen innerhalb von LinkedIn
Sie sehen sich Profile an und führen Suchanfragen aus, speichern aber nichts außerhalb der Plattform. In dieser Phase findet in der Regel keine Datenverarbeitung in Ihren eigenen Systemen statt. Das Risiko bleibt gering, solange Sie nichts festhalten.
Phase 2: Speichern oder Notizen machen
Sobald Sie Kandidaten zu einem System hinzufügen oder Notizen machen, verarbeiten Sie LinkedIn-Profile. Dafür brauchen Sie einen klaren Zweck, etwa die Besetzung einer bestimmten Vakanz. Außerdem ist eine Rechtsgrundlage erforderlich, die im Recruiting meist auf dem berechtigten Interesse beruht.
Dabei müssen Sie sorgfältig abwägen, ob Ihr geschäftliches Interesse die Privatsphäre des Kandidaten überwiegt. Deshalb halten Sie fest, warum Sie jemanden speichern, wie lange Sie diese Daten aufbewahren und wer Zugriff darauf hat. Das bildet den Kern eines datenschutzfreundlichen Sourcing-Prozesses.
Phase 3: Anreichern und Automatisieren
Wenn Sie KI nutzen, um Profile zu analysieren oder mit anderen Quellen zu kombinieren, fällt das unter Active Sourcing im Rahmen der DSGVO. Das kann zu Profiling führen, wodurch das Risiko steigt, besonders wenn Systeme Kandidaten automatisch einstufen.
In manchen Fällen ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für KI-Recruiting verpflichtend. Damit prüfen Sie vorab die Auswirkungen auf den Datenschutz. Auch das Scraping von LinkedIn fällt gemäß DSGVO in diese Phase. Das bringt zusätzliche Risiken mit sich, weil Sie große Datenmengen ohne klare Kontrolle sammeln.
Möchten Sie besser verstehen, in welcher Phase des Prozesses Sie sich befinden? Dann sehen Sie sich an, wie der Prozess Schritt für Schritt funktioniert und zu welchem Zeitpunkt die Datenverarbeitung genau beginnt.
Was Active Sourcing nach DSGVO für Rechtsgrundlage und Transparenz bedeutet
Die am häufigsten genutzte Rechtsgrundlage im Recruiting ist das berechtigte Interesse. Schließlich haben Sie ein geschäftliches Interesse daran, passende Kandidaten zu finden. Das ist erlaubt, sofern Sie sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen und die Auswirkungen auf die Privatsphäre begrenzt halten. Denken Sie dabei an gezielte Suchanfragen und das ausschließliche Speichern relevanter Informationen.
Manchmal ist jedoch eine ausdrückliche Einwilligung nötig. Das gilt vor allem, wenn Sie sensible Daten nutzen oder Profile ohne konkreten, unmittelbaren Zweck langfristig speichern.
Außerdem ist Artikel 14 der DSGVO im Recruiting entscheidend, wenn Sie Daten indirekt sammeln, etwa über LinkedIn. Sie sind verpflichtet, Kandidaten darüber zu informieren, was genau mit ihren Daten geschieht. Meistens geschieht das beim ersten Kontakt.
KI-Recruiting nach DSGVO erfordert außerdem eine transparente Erklärung. Wenn Sie künstliche Intelligenz einsetzen, um Entscheidungen zu unterstützen, müssen Sie erläutern können, wie die Technologie funktioniert. Für gute Compliance bei KI-Recruiting ist es daher auch Voraussetzung, dass immer eine menschliche Kontrolle stattfindet, bevor ein Kandidat tatsächlich angesprochen wird.
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So funktioniert es →Häufige Situationen bei Active Sourcing nach DSGVO: Risiken und Alternativen
Scraping-Tools nutzen
Das große Risiko dabei ist, dass Sie viele Daten ohne klaren, abgegrenzten Zweck sammeln. Das kollidiert schnell mit den DSGVO-Regeln zum Scraping von LinkedIn sowie mit den Nutzungsbedingungen der Plattform selbst. Eine sicherere Alternative ist die manuelle, gezielte Suche, bei der Sie ausschließlich relevante Kandidaten speichern.
KI beim Sourcing nutzen
Das Risiko dabei ist, dass Sie unkontrolliert personenbezogene Daten in externe Tools eingeben. Nutzen Sie KI deshalb nur unterstützend und vermeiden Sie es, datenschutzsensible Informationen in Ihren Prompts zu teilen.
Profile in ein ATS oder nach Excel exportieren
Das führt oft zu einem zu breiten Zugriff auf Daten und unklaren Aufbewahrungsfristen. Beschränken Sie deshalb, wer die Daten einsehen kann, und legen Sie klare Regeln für das Speichern und rechtzeitige Löschen von Profilen fest.
Automatische Auswahl durch KI
Wenn KI entscheidet, laufen Sie Gefahr, den Überblick über getroffene Entscheidungen zu verlieren. Sorgen Sie dafür, dass immer ein Recruiter die endgültige Beurteilung vornimmt und das Tool nur beratend wirkt.
Daten mit externen Quellen anreichern
Dabei entsteht das Risiko, unzuverlässige oder irrelevante Daten zu verarbeiten. Prüfen Sie immer die Quelle und nutzen Sie ausschließlich die Informationen, die für Ihren Sourcing-Zweck tatsächlich nötig sind.
Wie Sie Active Sourcing nach DSGVO in einem sicheren Workflow anwenden
Beginnen Sie immer mit einem klar formulierten Zweck pro Vakanz. Ohne konkreten Zweck dürfen Sie schlicht keine Daten speichern. Das verhindert unnötige Datenverarbeitung und hilft Ihnen bei der Rechenschaft gegenüber Ihrem Datenschutzbeauftragten oder der Rechtsabteilung.
Beschränken Sie außerdem die Menge an Daten, die Sie aufbewahren. Erfassen Sie nur die Informationen, die wirklich notwendig sind. Legen Sie feste Aufbewahrungsfristen fest und entfernen Sie Kandidaten aus dem System, sobald sie für das Verfahren nicht mehr relevant sind.
Sorgen Sie jederzeit für Transparenz. Informieren Sie Kandidaten rechtzeitig und erklären Sie klar, warum Sie ihre Daten verarbeiten. Das knüpft direkt an die Informationspflicht aus Artikel 14 der DSGVO im Recruiting an.
Arbeiten Sie schließlich immer mit menschlicher Kontrolle. KI darf den Prozess unterstützen, aber der Recruiter trifft die endgültige Entscheidung. Erfahren Sie in wie das in der Praxis mit Review funktioniert, wie ein solcher Prozess skalierbar bleibt, ohne dass Sie die Kontrolle über die Daten verlieren.
Für Personaldienstleister mit hohem Volumen ist eine gute Struktur besonders wichtig. Lesen Sie, wie Personaldienstleister damit umgehen, wie Effizienz und ein sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgreich zusammenkommen.
Tools und Prozesse für Active Sourcing nach DSGVO innerhalb von LinkedIn
Die Wahl der Tools bestimmt maßgeblich die Datenflüsse in Ihrer Organisation. Lösungen, die vollständig innerhalb der LinkedIn-Umgebung bleiben, bieten deutlich mehr Kontrolle als lose Scraping-Tools. Dadurch verringern Sie die Datenschutzrisiken und behalten einen besseren Überblick.
Sehen Sie sich an, wie das innerhalb von LinkedIn funktioniert, auf welche Weise smarte Integrationen helfen, Prozesse beherrschbar zu halten, ohne dass Sie Daten unnötig verschieben müssen.
Halten Sie außerdem genau fest, wer welche Handlungen ausführt. Sorgfältiges Logging und klare Arbeitsschritte machen Ihren Sourcing-Prozess nachvollziehbar. Vermeiden Sie es, sensible personenbezogene Daten in externe KI-Tools einzugeben; alles, was Sie eingeben, wird schließlich Teil der Datenverarbeitung.
Checkliste für Active Sourcing nach DSGVO: im Gespräch mit Datenschutzbeauftragtem oder Rechtsabteilung
- Was ist der Zweck der Verarbeitung?
Beschreiben Sie ganz konkret, warum Sie bestimmte Kandidatendaten speichern und nutzen. - Welche Rechtsgrundlage nutzen Sie?
Erklären Sie, wie Sie sich im Recruiting auf das berechtigte Interesse berufen, und begründen Sie diese Abwägung ausführlich. - Wie lange bewahren Sie Daten auf?
Arbeiten Sie mit festen Aufbewahrungsfristen und sorgen Sie für eine automatische Bereinigung Ihrer Systeme. - Wie informieren Sie Kandidaten?
Sorgen Sie durch klare Kommunikation dafür, dass Sie Artikel 14 der DSGVO sauber erfüllen. - Arbeiten Sie mit externen Parteien?
Prüfen Sie die Auftragsverarbeitungsverträge, die Sicherheitsmaßnahmen und die allgemeine Datenverarbeitung. - Gibt es eine menschliche Kontrolle?
Zeigen Sie nachweislich, dass KI den Prozess nur unterstützt und niemals eigenständig Entscheidungen trifft.
Häufig gestellte Fragen zu Active Sourcing nach DSGVO
Dürfen Sie LinkedIn-Profile ohne Einwilligung speichern?
Ja, das ist möglich, sofern Sie ein berechtigtes Interesse haben und äußerst sorgfältig mit den Daten umgehen. Sie müssen jedoch begründen können, warum Sie das tun, und die betreffenden Kandidaten darüber informieren.
Wann ist eine DSFA bei Active Sourcing nötig?
Eine DSFA ist notwendig, wenn die Verarbeitung ein hohes Datenschutzrisiko mit sich bringt, etwa bei umfangreichem Profiling oder vollständig automatisierten Beurteilungen.
Ist das Scraping von LinkedIn erlaubt?
Das bringt erhebliche Risiken mit sich. Es kann nämlich schnell gegen die DSGVO und die spezifischen Plattformregeln von LinkedIn verstoßen. Manuelles, gezieltes Sourcing ist immer eine deutlich sicherere Alternative.
Darf KI Kandidaten automatisch auswählen?
Das ist sehr riskant. Es muss nämlich immer eine menschliche Beurteilung stattfinden, um die vorgeschlagenen Entscheidungen kritisch zu prüfen.
Möchten Sie wissen, wie Ihr Prozess zu diesen Richtlinien passt? Nehmen Sie dann Kontakt auf und besprechen Sie Ihre Situation mit uns, um herauszufinden, was in Ihrer Organisation praktisch funktioniert.
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