Was ist ein ATS-System und welcher Typ passt zu Ihnen?

Was verstehen wir genau unter einem ATS-System?

ATS steht für Applicant Tracking System. Im Deutschen hören Sie Begriffe wie Bewerbermanagementsystem, Recruiting-System oder Bewerbersoftware. All diese Begriffe verweisen auf Software, die Sie bei der Verwaltung von Kandidaten und Vakanzen unterstützt.

Mit einem ATS halten Sie pro Kandidat fest, wo er sich im Prozess befindet. Denken Sie an Phasen wie „beworben", „eingeladen", „Gespräch geführt" und „eingestellt oder abgelehnt". Alles wird zentral gespeichert: Dokumente, Notizen, Statusaktualisierungen und geplante Aktionen.

Das System fungiert zunächst nicht als Quelle für Kandidaten. Dafür nutzen Sie Jobbörsen und Kanäle wie LinkedIn. Das ATS unterstützt Sie vor allem bei Administration, Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kolleginnen, Kollegen oder Kunden.

Wie hilft ein ATS-System bei Ihrer täglichen Recruiting-Arbeit?

Ein ATS-System hilft Ihnen, schneller und organisierter zu arbeiten. Sie bringen Struktur in Ihren gesamten Recruiting-Prozess. Aufgaben, die vorher über Excel, Postfächer und lose Tools verteilt waren, werden nun in einer Umgebung gebündelt.

• Sie erstellen einfach Vakanzen und veröffentlichen sie automatisch auf Jobbörsen, Social Media und Ihrer eigenen Website.
• Kandidaten, die reagieren, landen direkt im System. Sie sehen bei jedem Bewerber auf einen Blick den Status und Fortschritt.
• Sie können pro Schritt Aktionen verknüpfen, etwa Einladungen versenden, Lebensläufe prüfen oder Absagen verschicken.
• Automatische E-Mails wie Eingangsbestätigungen sparen Zeit und halten die Kommunikation klar.
• Teammitglieder sehen alle dieselben Informationen. Das verhindert Reibung oder Doppelarbeit.

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie einen Talentpool aufbauen. Das ist nützlich für künftige Vakanzen, weil frühere Kandidaten mit einem Klick wiederzufinden sind.

Welche Arten von ATS-Systemen gibt es für unterschiedliche Organisationen?

Was Sie brauchen, hängt von Ihrer Organisation ab. Ein Recruiter bei einem Konzern arbeitet anders als jemand bei einer kleinen Agentur oder einem Start-up. Nachfolgend sehen Sie, welche Arten von Recruiting-Systemen zu unterschiedlichen Situationen passen.

Große Organisationen und Corporates

Corporate Recruiter haben oft mit mehreren Freigabeebenen und der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zu tun. Für sie ist wichtig:

• Freigabeprozesse für Vakanzen, Gehälter und Angebote.
• Verknüpfung mit der Karriereseite, angebunden an bestehende HR-Systeme.
• Ein Portal für Hiring Manager, um ihre Kandidaten einfach zu beurteilen.
• Reporting-Optionen für HR und Geschäftsführung. Denken Sie an Durchlaufzeiten, Quellenanalysen und Konversion pro Kanal.

Recruiting-Agenturen und Personaldienstleister

Für Recruiting-Agenturen ist es nötig, schnell zwischen Kunden und Kandidaten zu wechseln. Sie suchen oft gleichzeitig innerhalb vieler Prozesse. Dann hilft Software vor allem beim Suchen und Matchen:

• Kandidaten mehreren Vakanzen oder Kunden gleichzeitig zuordnen.
• Verträge, Absprachen und Platzierungen übersichtlich erfassen.
• Suchen und filtern nach Fähigkeiten, Verfügbarkeit oder Honorar.
• Einblick in aktive Pipelines pro Kunde oder Projekt.

Auf der Seite für Recruiting-Agenturen lesen Sie, wie andere Recruiting-Agenturen ihren Tooling-Stack rund um LinkedIn einrichten.

Kleine Unternehmen und erste Systeme

Für kleine Teams ist Einfachheit wichtiger als ein großer Funktionsumfang. Wählen Sie Software mit logischen Schritten und einem übersichtlichen Layout.

• Schnell Vakanzen erstellen und über die eigene Website teilen.
• Zentrale Kandidatenübersicht mit dem Status pro Person.
• Grundlegende E-Mail-Vorlagen, die Sie selbst anpassen können.

Umfangreiche Optionen wie Reportings oder Integrationen können Sie später jederzeit ergänzen. Beginnen Sie mit dem, was Sie heute brauchen.

Wie wählen Sie das richtige ATS-System für Ihre Situation?

Beginnen Sie bei der Praxis. Diese Fragen helfen bei einer guten ersten Auswahl:

• Wie viele Vakanzen besetzen Sie durchschnittlich pro Jahr?
• Wie viele Personen werden mit dem System arbeiten?
• Kommen viele Reaktionen von Kandidaten, oder müssen Sie aktiv suchen?
• Arbeiten Sie für eine Organisation oder mehrere Auftraggeber?

Denken Sie danach an funktionale Anforderungen. Wählen Sie Software, die zu Ihrer Arbeitsweise passt:

• Ist das Layout logisch und die Navigation klar?
• Können Sie Kandidaten einfach nach Erfahrung oder Status suchen und filtern?
• Bietet das System Reportings, auf deren Basis Sie handeln können?
• Können Sie Prozessschritte und Status an Ihren eigenen Ansatz anpassen?

Zum Schluss: Datenschutz. Achten Sie auf Funktionen wie:

• Rollen, die bestimmen, wer was sieht und tut.
• Automatische Aufbewahrungsfristen für Kandidatenprofile.
• Einfache Abwicklung von Auskunfts- oder Löschanfragen gemäß der DSGVO.

Wie arbeitet ein ATS-System mit anderen Recruiting-Tools zusammen?

Ein ATS ist nur ein Teil Ihres Recruiting-Prozesses. Es ist der Ort, an dem Sie Daten festhalten und Prozesse verwalten: das sogenannte System of Record. Andere Tools helfen gerade bei der Ausführung von Aktionen, etwa Nachrichten senden und Kandidaten ansprechen.

Wichtige Integrationen sind:

• Jobbörsen, auf denen Sie Vakanzen automatisch veröffentlichen.
• Die eigene Recruiting-Seite oder Karriereseite, auf der Bewerbungen eingehen.
• Ihre E-Mail und Ihr Kalender für Kommunikation und die Planung von Gesprächen.
• LinkedIn oder andere Sourcing-Tools, um Kandidaten zu finden und anzusprechen.

Sie können Ihr ATS mit verschiedenen Modulen für LinkedIn-Outreach erweitern. Denken Sie an Tools, um InMails und Kontaktanfragen zu senden oder Erinnerungen zu erhalten, ohne alles manuell zu tun.

Arbeiten Sie viel mit LinkedIn? Dann können Sie sich auch für eine leichte LinkedIn-Integration über eine Chrome-Erweiterung entscheiden. Damit reichern Sie Profile direkt an, ohne LinkedIn zu verlassen.

Was bedeutet ein ATS-System für die Candidate Experience?

Gute Recruiting-Software macht den Bewerbungsprozess einfacher für Kandidaten. Denken Sie an:

• Ein kurzes Bewerbungsformular, das auch auf dem Handy gut funktioniert.
• Schnell eine nette Eingangsbestätigung oder Einladung per automatischer E-Mail.
• Einen klaren Fortschritt und einen verständlichen Zeitplan für die nächsten Schritte.

Worauf Sie achten sollten:

• Nutzen Sie keine zu strengen automatischen Regeln. Ein Lebenslauf ohne Schlüsselwörter kann dennoch wertvoll sein.
• Lassen Sie Raum für persönliche Abwägungen in Ihrem Prozess.
• Sorgen Sie dafür, dass automatische Nachrichten klar und freundlich bleiben, ohne kalt zu wirken.

Was sind Fallstricke, wenn Sie mit einem ATS-System arbeiten?

Ein System ist erst nützlich, wenn die Basis stimmt. Sie laufen Risiko, wenn:

• Teammitglieder weiter in Excel arbeiten oder eingehende E-Mails lose nachverfolgen.
• Das System zu komplex eingerichtet ist. Zu viele Schritte oder Pflichtfelder schrecken von der Nutzung ab.

Deshalb: Fangen Sie einfach an. Lassen Sie Nutzer mitdenken und legen Sie klar fest, was wo erfasst wird. Wählen Sie einen Ort, an dem alle Daten zusammenlaufen.

Beispiele: welches ATS-System passt zu welchem Organisationstyp?

Kleines Unternehmen, das von Excel umsteigt

Praktisches Beispiel:

• Vakanzverwaltung, die automatisch mit Ihrer Website verknüpft ist.
• Zentrale Übersicht der Bewerbungen mit dem zugehörigen Status.
• Automatische E-Mails für Eingangsbestätigung oder Absage.

Sobald der Prozess läuft, können Sie um Einblicke wie Konversionsrate oder Talentpools erweitern.

Recruiting-Agentur mit vielen Vakanzen

Grundbedürfnisse:

• Kandidaten mehreren Kunden oder Aufträgen gleichzeitig zuordnen.
• Schnell suchen in einem großen Kandidatenbestand mit Filtern.
• Klare Zusammenfassung von Absprachen oder Honoraren pro Platzierung.

Später können Sie das um Dashboards, Assessments oder automatisches Matching erweitern. Schauen Sie auf der Seite für Recruiting-Agenturen nach Praxisbeispielen.

Große Organisation mit veralteter Software

Achten Sie dann auf diese Verbesserungspunkte:

• Eine moderne, intuitive Oberfläche für Nutzer.
• Flexible Workflows, die Sie selbst an Ihren Prozess anpassen können.
• Rollen pro Abteilung oder Funktion für Sicherheit und Struktur.
• Reportings auf Basis von Region, Abteilung oder Time to Fill.

Wie sieht die Implementierung eines neuen ATS-Systems meist aus?

Ein reibungsloser Wechsel beginnt mit guter Vorbereitung. Die meisten Implementierungen bestehen aus diesen Schritten:

• Prozessanalyse: zeichnen Sie Ihren aktuellen Recruiting-Prozess auf. Wo liegen Engpässe?
• Einrichtung: passen Sie Schritte, Labels und E-Mail-Vorlagen an Ihre Arbeitsweise an.
• Datenübertragung: sammeln Sie Daten aus Ihren alten Tools und bereinigen Sie diese vor dem Import.
• Schulung: erklären Sie in klarer Sprache, wie das System funktioniert und wann Sie es nutzen.

Eine klare Absprache hilft dabei: Steht es nicht im System, existiert es nicht. So sorgen Sie für Konsistenz.

Akzeptanz und Erfolgsfaktoren

Die Beteiligung Ihres Teams macht den Unterschied. Nutzen Sie diese Tipps:

• Lassen Sie Nutzer während der Einrichtung mitdenken. So fühlt es sich vertraut und logisch an.
• Bestimmen Sie eine Ansprechperson, die Fragen auffängt und Tipps bündelt.
• Fragen Sie nach ein paar Wochen Feedback und passen Sie bei Bedarf Kleinigkeiten an.
• Treffen Sie Absprachen über die Arbeitsweise. Denken Sie: was notieren wir wo, wie oft aktualisieren wir den Status?

Ein ATS ist nur ein Teil Ihres Recruiting-Ansatzes. Tools für Outreach ergänzen den Rest. Lesen Sie Praxisfälle über bessere LinkedIn-Outreach und Nachfassung für zusätzliche Einblicke.

Zusammenfassung und Checkliste: bereit, ein ATS-System auszuwählen?

Ein ATS-System hilft Ihnen, strukturierter und effizienter zu werben. Ob Sie nun bei einem großen Unternehmen, einer Agentur oder einem kleinen Team arbeiten, es gibt passende Lösungen. Die untenstehende Checkliste hilft bei Ihrer Wahl:

• Was für ein Organisationstyp sind wir?
• Arbeiten wir mit interner Rollenverteilung oder mehreren Kunden?
• Wie viele Vakanzen besetzen wir pro Jahr?
• Wie viele Personen nutzen das System künftig aktiv?
• Welche Schritte wollen wir festlegen, und wo wollen wir Flexibilität?
• Muss das System mit Jobbörsen, der Website oder LinkedIn verknüpfen?
• Was erwarten wir bezüglich Reportings und DSGVO-Funktionalität?
• Wie viel Zeit und Aufmerksamkeit können wir für Implementierung und Schulung aufwenden?

Möchten Sie darüber sparren oder suchen Sie einen ehrlichen Blick auf Ihr Setup? Lassen Sie es uns wissen über die Kontaktseite.