Sind LinkedIn Nachrichten privat? Was Recruiter wissen müssen

Wer kann meine LinkedIn Nachrichten sehen?

LinkedIn Nachrichten sind grundsätzlich nur für Absender und Empfänger sichtbar. Andere Nutzer, Ihre Kontakte, Ihre Follower oder beliebige LinkedIn-Mitglieder haben keinen Zugriff auf Ihr Postfach. Das gilt für gewöhnliche Nachrichten, InMails und Gruppennachrichten (bei denen selbstverständlich alle Gruppenmitglieder mitlesen).

Es gibt aber einige wichtige Ausnahmen.

LinkedIn selbst kann mitlesen

LinkedIn nutzt TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) für Nachrichten während der Übertragung. Das schützt vor dem Abfangen durch Dritte. Es gibt aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass LinkedIn selbst technisch in der Lage ist, Nachrichten zu lesen. Das passiert in bestimmten Fällen:

• Durchsetzung der Nutzungsbedingungen: wenn eine Meldung über Spam, Belästigung oder anderen Missbrauch eingeht.
• Spam-Erkennung: automatisierte Systeme scannen Nachrichten auf verdächtige Muster.
• Gerichtliche Anordnungen: Wenn eine Behörde oder ein Gericht Einsicht verlangt, ist LinkedIn gesetzlich verpflichtet, mitzuwirken.
• Produktverbesserung: LinkedIn kann anonymisierte Nachrichtendaten zum Trainieren von Algorithmen nutzen.

Kann mein Arbeitgeber meine LinkedIn Nachrichten sehen?

Nein. Ihr Arbeitgeber hat keinen Zugriff auf Ihre persönlichen LinkedIn Nachrichten. LinkedIn teilt diese Daten nicht mit Arbeitgebern oder IT-Abteilungen, auch nicht, wenn Sie LinkedIn in einem Firmennetzwerk nutzen. Das wird sowohl durch die DSGVO (in Europa) als auch durch den ECPA (in den USA) geschützt.

Aber Achtung: Wenn Sie Nachrichten über einen LinkedIn Recruiter Seat versenden, der von Ihrem Arbeitgeber bezahlt wird, sieht die Situation anders aus. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Sichtbarkeit innerhalb von LinkedIn Recruiter

Hier wird es für Recruiter interessant. Innerhalb von LinkedIn Recruiter sind Nachrichten nicht so privat, wie Sie vielleicht denken. Die Sichtbarkeit hängt von Ihrer Rolle und den Einstellungen auf Vertragsebene ab.

Admin vs. regulärer Seat Holder

LinkedIn Recruiter kennt zwei Rollen mit unterschiedlichen Sichtbarkeitsstufen:

• Admin Seat Holder sehen alle Seat Holder auf dem Vertrag, deren Vakanzen, gemeinsame Projekte und Recruiting-Aktivität auf Kandidatenprofilen.
• Reguläre Seat Holder sehen die gegenseitige Recruiting-Aktivität und gemeinsame Projekte, aber nicht die privaten Notizen des anderen (es sei denn, die Berechtigung „Public Notes Viewer" ist aktiviert).

InMail-Sichtbarkeitseinstellungen

Admins können die Standard-InMail-Sichtbarkeit auf Vertragsebene festlegen. Das bestimmt, ob Kollegen-Recruiter die InMails sehen können, die Sie versenden. Nur der Verfasser einer Nachricht kann die Sichtbarkeitseinstellung im Nachhinein ändern.

Prüfen Sie deshalb immer die Einstellungen Ihres Vertrags. Steht der Standard auf „sichtbar für das Team", liest Ihr Kollege bei jeder Nachricht mit, die Sie versenden. Das kann bei der Zusammenarbeit hilfreich sein, ist aber unangenehm, wenn Sie vertrauliche Gespräche mit Kandidaten führen.

Delegated Inbox

Mit der Funktion Delegated Inbox können Sie einem Kollegen Zugriff auf Ihr Postfach geben. Dieser Kollege kann dann Ihre Unterhaltungen lesen und in Ihrem Namen antworten. Antworten werden über dessen eigenes Konto versendet, aber er sieht Ihre vollständige Nachrichtenhistorie.

Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn es wirklich nötig ist, etwa während des Urlaubs. Und informieren Sie Kandidaten, wenn jemand anderes Ihr Postfach verwaltet.

Screenshots und Weiterleiten

LinkedIn bietet keine Screenshot-Erkennung. Anders als Snapchat oder Instagram sendet LinkedIn keine Benachrichtigung, wenn jemand einen Screenshot Ihrer Nachricht macht. Der Empfänger kann Ihre Nachricht also frei kopieren, per Screenshot festhalten oder weiterleiten.

Das gilt auch nach dem Löschen einer Nachricht. Hat der Empfänger Ihre Nachricht bereits gelesen oder als Screenshot gesichert, bevor Sie sie löschen, ist es zu spät.

DSGVO und Kandidatenprivatsphäre für Recruiter

Als Recruiter arbeiten Sie unter der DSGVO. Das hat direkte Auswirkungen darauf, wie Sie LinkedIn Nachrichten in Ihrem Recruiting-Prozess nutzen.

Dürfen Sie Kandidaten einfach über LinkedIn ansprechen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Hat ein Kandidat ein öffentliches LinkedIn-Profil, können Sie sich auf ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage berufen. Das gilt vor allem, wenn das Profil deutlich macht, dass die Person offen für neue Möglichkeiten ist, etwa durch das „Open to Work"-Badge oder ein ausdrücklich genanntes Suchprofil.

Sie müssen aber einige Voraussetzungen erfüllen:

• Sie sprechen den Kandidaten für ein relevantes Angebot an, das zu dessen Profil passt.
• Sie bieten eine einfache Möglichkeit, Widerspruch gegen weitere Kontaktaufnahmen einzulegen.
• Sie dokumentieren Ihre Rechtsgrundlage im Voraus.

Aufbewahrungsfristen für Kandidatendaten

Daten, die Sie aus LinkedIn beziehen, ob Profilinformationen oder Nachrichtenverlauf, fallen unter Ihre Verantwortung als Verarbeiter. Die DSGVO schreibt vor, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren als notwendig.

In der Praxis nutzen viele Agenturen eine Aufbewahrungsfrist von maximal 1 Jahr nach dem letzten Kontakt. Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsfristen und sorgen Sie für einen Prozess, um Daten zu löschen, wenn diese Frist abläuft.

Rechte der Kandidaten

Kandidaten haben unter der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft: welche Daten Sie über sie gespeichert haben.
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten.
• Löschung: das Entfernen ihrer Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung mehr besteht.
• Widerspruch: das Beenden weiterer Kontaktaufnahmen.

Bittet ein Kandidat um Löschung, müssen Sie dem innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Das gilt für Ihr ATS, Ihre E-Mail und Ihre LinkedIn-Notizen.

Praktische Tipps für Recruiter

Auf Basis von allem oben, eine konkrete Checkliste:

• Prüfen Sie Ihre InMail-Sichtbarkeitseinstellungen in LinkedIn Recruiter. Wissen Sie, wer mitliest.
• Versenden Sie keine sensiblen Informationen über LinkedIn. Gehaltsverhandlungen, medizinische Daten oder internes Feedback gehören nicht in eine LinkedIn Nachricht.
• Nutzen Sie persönliche Kontaktanfragen statt generischer Vorlagen. Das ist nicht nur besser für die Privatsphäre, sondern auch für Ihre Antwortquote.
• Dokumentieren Sie Ihre DSGVO-Prozesse. Belegen Sie, dass Sie wissen, welche Daten Sie verarbeiten, warum und wie lange.
• Informieren Sie Kandidaten, wenn jemand anderes über Delegated Inbox Zugriff auf Ihr Postfach hat.
• Seien Sie vorsichtig mit Screenshots. Gehen Sie davon aus, dass alles, was Sie schreiben, geteilt werden kann.

Sind LinkedIn Nachrichten sicher genug für das Recruiting?

LinkedIn Nachrichten sind für andere Nutzer abgeschirmt und bieten durch TLS-Verschlüsselung einen Basisschutz. Für die meisten Recruiting-Kommunikationen reicht das aus. Es ist aber kein Ende-zu-Ende-verschlüsselter Kanal, und innerhalb von Recruiter-Verträgen ist die Sichtbarkeit breiter, als viele Recruiter sich bewusst sind.

Der Kern: LinkedIn Nachrichten sind technisch privat, aber funktional halböffentlich. Ihre Kollegen können mitlesen, Screenshots lassen sich nicht verhindern, und LinkedIn selbst hat Zugriff. Behandeln Sie jede Nachricht mit der Professionalität, die Sie erwarten würden, wenn sie irgendwann öffentlich würde. Das ist nicht nur besser für Ihre Privatsphäre, sondern auch für Ihre Employer Brand.