Migrer ses données vers un ATS : étapes, risques et choix lors du changement

Pourquoi migrer des données vers un ATS prend souvent plus de temps que prévu

Une migration de données ATS paraît technique, mais l'essentiel du travail se situe dans la qualité des données. Les anciennes erreurs remontent immédiatement dès que vous contrôlez les données. Pensez aux candidats en double, aux champs vides et aux statuts erronés. C'est pourquoi la préparation prend souvent plus de temps que l'import final dans l'ATS.

Pour les cabinets de recrutement, cela pèse encore plus lourd. Ils travaillent avec des jeux de données plus volumineux et davantage de relations entre candidats, clients et placements. Le risque d'incohérences augmente d'autant. Qui résout cela en amont évite des problèmes après la mise en production.

Migrer des données vers un ATS commence par le nettoyage de votre base de données de recrutement

Une bonne migration commence par le nettoyage de votre base de données de recrutement. On appelle aussi cela le « nettoyage des données de recrutement ». Vous supprimez les profils en double, clôturez les anciennes offres et vérifiez si les informations restent pertinentes. Le risque d'erreur diminue ainsi et l'utilité de votre nouveau système augmente.

Travaillez ici avec trois choix. « Conserver » signifie que la donnée est actuelle et autorisée. « Archiver » signifie que vous gardez la donnée pour l'historique. « Supprimer » signifie qu'il n'existe plus d'objectif ni de base légale. Cette répartition rend la migration de données vers un ATS claire et maîtrisable.

Migrer des données vers un ATS selon le système : Bullhorn, Recruitee et Otys

L'approche diffère selon l'ATS source. Il faut donc savoir à l'avance où se situent les risques.

• Migration Bullhorn : fonctionne souvent via une API. L'accès aux données est bien organisé, mais les champs personnalisés sont souvent incohérents. La correspondance des champs ATS demande donc ici une attention particulière.
• Migration Recruitee : dispose d'une structure claire avec une API et des webhooks. Les paramètres RGPD sont plus visibles. La correspondance des champs reste toutefois nécessaire pour conserver le sens des données.
• Export de données Otys : demande davantage de préparation. Les exports diffèrent selon la configuration et passent souvent par des partenaires. Une bonne planification et une bonne coordination sont donc importantes.

Ces différences déterminent la quantité de travail nécessaire pour la préparation et le contrôle.

Migrer des données vers un ATS et le RGPD : que pouvez-vous emporter, et que ne pouvez-vous pas emporter ?

Lors d'une migration de données soumise au RGPD, les durées de conservation restent liées à la date d'origine. Une migration ne change rien à cela. Vous devez donc vérifier, pour chaque fiche, s'il existe une base légale valide. Sans motif légitime, une donnée ne peut pas suivre vers le nouveau système.

Soyez particulièrement vigilant avec les dossiers de conformité des agences de travail temporaire. Les données sensibles, comme une pièce d'identité ou un numéro d'identification national, exigent un transfert sécurisé. N'utilisez pas de simples exports et limitez les accès. Cela évite les risques et garantit votre conformité avec la réglementation.

Migrer des données vers un ATS avec des choix clairs pour la correspondance des champs

La correspondance des champs ATS signifie que vous reliez les anciens champs aux nouveaux champs. C'est avant tout un travail de fond. Vous déterminez ce que signifie un champ et s'il reste nécessaire. Les champs sans fonction claire ne sont pas repris.

Un exemple concret aide à comprendre. Un champ comme « statut candidat » peut avoir plusieurs significations dans les anciens systèmes. Vous choisissez une structure claire et unique dans le nouvel ATS. Vos rapports deviennent ainsi plus fiables.

Commencez petit, avec un jeu de test. Vérifiez si les données ont un sens logique et ajustez la correspondance si nécessaire.

Vérifier les connexions et intégrations après la migration de données vers un ATS

Après la migration, vous devez tester en détail toutes les connexions. Pensez ici à une intégration avec un logiciel RH ou de paie. Vérifiez si les données, comme les contrats et les heures, sont traitées correctement. Des erreurs dans ces intégrations ont en effet un impact direct sur vos processus et vos coûts.

Choisir une stratégie de migration : un passage complet ou par étapes ?

Vous pouvez opter pour une migration complète ou une approche par étapes. Un passage complet est plus rapide, mais demande une planification stricte. Une approche par étapes offre plus de contrôle, mais implique de travailler temporairement dans deux systèmes. Le bon choix dépend de la complexité et de vos dépendances.

• Complète : mise en ligne rapide, mais une pression plus forte sur la préparation
• Par étapes : plus de contrôle, mais une période de transition plus longue

Tester et valider pour une mise en production fiable

Effectuez toujours une migration test avec un jeu de données limité. Vérifiez à cette occasion les données essentielles, comme les candidats, les offres et les placements. Faites participer les recruteurs, car ils voient rapidement si les données sont classées de façon logique. Traitez leurs retours et ajustez les paramètres avant de passer définitivement en production.

La méthode de travail après la migration détermine la vraie valeur

Après la mise en production, le vrai travail commence. Définissez clairement comment les équipes doivent saisir et utiliser les données. En travaillant avec des modèles et une méthode de travail bien définie, vous assurez une saisie cohérente. Votre base de données reste ainsi propre et exploitable.

Il aide énormément que tout le monde comprenne comment cela fonctionne dans la pratique. Des processus clairs favorisent une meilleure adoption et moins d'erreurs. Dans nos exemples concrets, vous voyez comment d'autres organisations abordent cela avec succès.

Questions go/no-go pour migrer des données vers un ATS

• L'ATS dispose-t-il d'une fonction d'import claire ?
• Comment fonctionne la correspondance des champs et combien coûte un éventuel développement sur mesure ?
• Des fonctions de journalisation et d'audit sont-elles disponibles ?
• Pouvez-vous effectuer un retour en arrière en cas d'erreur ?
• Comment les données sont-elles sécurisées pendant le transfert ?

Pour les situations complexes, vous pouvez prendre contact afin de clarifier tous les choix à l'avance.

Questions fréquentes sur la migration de données vers un ATS

Combien de temps dure une migration ATS ?

La durée dépend de la qualité des données, du volume et des intégrations. Le nettoyage et la préparation prennent souvent plusieurs semaines.

Dois-je migrer toutes mes données ?

Non. N'emportez que les données juridiquement autorisées et opérationnellement utiles. Les données superflues créent des erreurs et des coûts supplémentaires.

Qu'est-ce qui pose le plus souvent problème lors d'une migration ?

Une correspondance de champs incorrecte et une mauvaise qualité des données causent la plupart des problèmes. L'accent doit donc toujours porter sur la préparation et le contrôle.

Comment vérifier que mes données sont correctes après la migration ?

Effectuez des migrations test, contrôlez des échantillons et laissez les utilisateurs finaux valider les données dans le nouveau système.

Une bonne approche de la migration de données vers un ATS garantit un départ propre, de meilleurs processus et une meilleure maîtrise de vos données de recrutement.