Time to Fill und Time to Hire erklärt: Formeln und Benchmarks

Time to Fill und Time to Hire im Vergleich

Der folgende Vergleich macht den Unterschied direkt deutlich. Das hilft besonders, wenn mehrere Recruiter, Hiring Manager oder Personaldienstleister mit denselben Zahlen arbeiten.

• KPI: Time to Fill. Definition: die gesamte Vakanzdauer, vom Freigabezeitpunkt oder der Anfrage bis zum Startdatum der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters. Startpunkt: Freigabe oder Anfragedatum. Endpunkt: Startdatum. Formel: Enddatum minus Startdatum in Kalendertagen. Was gemessen wird: die vollständige Durchlaufzeit der Vakanz. Viele Benchmarks enden früher, nämlich bei der Angebotsannahme.
• KPI: Time to Hire. Definition: die Zeit vom ersten Kontakt oder der Bewerbung des eingestellten Kandidaten bis zur Annahme des Angebots. Startpunkt: erster Kontakt oder Bewerbungsdatum des eingestellten Kandidaten. Endpunkt: Angebotsannahme. Formel: Datum der Angebotsannahme minus Datum des ersten Kontakts oder der Bewerbung in Kalendertagen. Was gemessen wird: die Geschwindigkeit, mit der ein Kandidat Beurteilung, Interviews und Entscheidungsfindung durchläuft.

Die Bedeutung von Time to Fill und Time to Hire in einfacher Sprache

Was die Bedeutung von Time to Fill ist

Die Bedeutung von Time to Fill ist einfach: Sie messen, wie lange eine Vakanz innerhalb Ihrer Prozessdefinition offen bleibt. Darin stecken oft mehr Schritte, als Teams auf den ersten Blick sehen. Denken Sie an Intake, Freigabe, das Verfassen der Stellenanzeige, Sourcing, das Warten auf Reaktionen, interne Abstimmung, Interviews, das Angebot und die Zeit zwischen Zusage und erstem Arbeitstag. Dadurch zeigt diese Kennzahl, wie lange es insgesamt dauert, bis die Position tatsächlich besetzt ist.

Was die Bedeutung von Time to Hire ist

Die Bedeutung von Time to Hire betrifft den Kandidaten, der letztendlich eingestellt wird. Diese Kennzahl zeigt, wie viel Zeit zwischen dem ersten Kontaktmoment und der Angebotsannahme liegt. Deshalb ist diese KPI vor allem nützlich, wenn Sie wissen möchten, ob die Lebenslaufprüfung, die Interviewplanung oder die Entscheidungsfindung zu langsam verläuft.

Warum Teams den Unterschied oft verwechseln

Der Unterschied zwischen Time to Fill und Time to Hire wirkt klein, weil beide in Tagen gemessen werden. Trotzdem betreffen sie einen anderen Teil desselben Prozesses. Die gesamte Vakanzdauer kann hoch sein, während die Durchlaufzeit des Kandidaten normal bleibt. Auch das Umgekehrte kommt vor. Deshalb müssen Sie vorab festlegen, welche Daten Sie verwenden. Ohne feste Definition wird eine Recruiting-KPI schnell unzuverlässig.

So berechnen Sie Time to Fill und Time to Hire richtig

Formel für die gesamte Vakanzdauer

Für die Berechnung von Time to Fill verwenden Sie eine feste Formel: das Startdatum der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters minus das Datum der Freigabe oder der Anfrage, gemessen in Kalendertagen. Manche Organisationen wählen die Angebotsannahme als Endpunkt. Das ist erlaubt, aber dann müssen Sie es überall gleich handhaben. Sonst vergleichen Sie unterschiedliche Prozesse miteinander.

Formel für die Kandidatendurchlaufzeit

Für die Berechnung von Time to Hire verwenden Sie ebenfalls eine feste Formel: das Datum der Angebotsannahme minus das Datum des ersten Kontakts oder der Bewerbung des eingestellten Kandidaten, wiederum in Kalendertagen. Diese Berechnung gibt vor allem Einblick in die Geschwindigkeit der Auswahl und Entscheidungsfindung nach dem ersten Kontakt.

Rechenbeispiel mit festen Daten

Nehmen Sie eine Vakanz mit Freigabe am 1. März. Der erste Kontakt mit dem eingestellten Kandidaten erfolgt am 20. März. Das Angebot wird am 5. April angenommen und das Startdatum ist der 1. Mai. Die gesamte Durchlaufzeit der Vakanz kommt dann auf 61 Kalendertage. Die Durchlaufzeit des Kandidaten beträgt 16 Kalendertage. Das zeigt sofort, warum die beiden Zahlen eine unterschiedliche Bedeutung haben, obwohl sie beide etwas über Geschwindigkeit aussagen.

Messfehler, die häufig vorkommen

Der größte Fehler steckt meist in der Definition. Der eine Recruiter rechnet ab der Anfrage, der andere ab der Veröffentlichung. Manchmal wird die Angebotsannahme als Endpunkt verwendet und manchmal das Startdatum. Auch sehen Sie oft, dass Teams Arbeitstage und Kalendertage vermischen. Außerdem gibt ein reiner Durchschnitt oft ein verzerrtes Bild, weil einige schwierige Vakanzen die Zahl deutlich nach oben ziehen können.

Was eine hohe Time to Fill über Ihre Durchlaufzeit aussagt

Wenn die gesamte Vakanzdauer hoch ist und die Durchlaufzeit des Kandidaten normal bleibt, liegt die Verzögerung meist früh im Prozess. Das deutet oft auf einen langsamen Intake, eine späte Freigabe, eine kleine Zielgruppe, schwache Resonanz oder einen zu späten Sourcing-Start hin. In so einer Situation durchläuft der eingestellte Kandidat den Prozess selbst recht zügig, aber es kostet schlicht zu viel Zeit, diese Person überhaupt in den Blick zu bekommen.

Mögliche Ursachen vor dem Kandidatenkontakt

Frühe Verzögerung entsteht oft durch einen unklaren Intake, zu breite Anforderungen, das Warten auf eine Freigabe, wenig Reaktionen oder eine schwierige Zielgruppe. Dadurch bleibt die Vakanz lange offen, bevor die richtigen Gespräche beginnen können. Das sehen Sie häufig bei seltenen Rollen und bei Prozessen mit viel interner Abstimmung.

Wie Sie frühe Verzögerung sichtbar machen

In der Praxis sehen wir, dass ein gutes Recruiting-Dashboard hilft, Annahmequote, Antworten und Funnelschritte vor dem Interview einsichtig zu machen. So wird direkt klar, ob die Verzögerung bei Outreach, Nachverfolgung oder Planung entsteht. Diese Daten ersetzen allerdings nicht automatisch alle Vakanz- und Angebotsdaten aus einem ATS, feste Definitionen bleiben also für eine vollständige Messung unverzichtbar.

Wenn Time to Fill normal wirkt, aber Time to Hire hoch ist

Eine Vakanz kann auf Gesamtebene schnell genug wirken, während der letztendliche Kandidat lange warten musste. Das passiert, wenn jemand früh in den Blick kommt, danach aber in der Beurteilung, der Interviewplanung oder der internen Freigabe hängen bleibt. In diesem Moment wirkt die Durchlaufzeit der Vakanz gesund, während die Candidate Experience und die Abbruchgefahr unter deutlichem Druck stehen.

Mögliche Ursachen nach dem ersten Kontakt

Verzögerung nach dem Kandidatenkontakt entsteht oft durch eine langsame Lebenslaufprüfung, zu wenige Interviewtermine, spät eintreffendes Feedback, lange Entscheidungsfindung oder eine Angebotsfreigabe, die liegen bleibt. Dadurch steigt die durchschnittliche Time to Hire, auch wenn die gesamte Durchlaufzeit der Vakanz noch innerhalb einer angemessenen Bandbreite zu liegen scheint.

Was Personaldienstleister und interne Teams anders messen

Personaldienstleister schauen oft auch auf die Geschwindigkeit bis zur Shortlist, zum Vorschlag oder zur Platzierung, weil das besser zu ihrer Auftragsstruktur passt. Für interne Recruiting-Teams ist die gesamte Vakanzdauer oft wichtiger, in Kombination mit der internen Wartezeit je Phase. Deshalb ist es sinnvoll, Ihr Reporting genau auf den Kontext abzustimmen, in dem Sie arbeiten.

Time-to-Fill-Benchmarks nach Branche: so vergleichen Sie fair

Ein Benchmark für Time to Fill ist erst wirklich brauchbar, wenn Definition, Region, Jahr und Messmethode übereinstimmen. Das klingt logisch, aber genau hier geht es oft schief. Viele öffentliche Quellen messen bis zur Angebotsannahme, während wir in diesem Artikel vom Startdatum ausgehen. Dadurch können externe Benchmark-Zahlen niedriger ausfallen als Ihre internen Zahlen, ohne dass Ihr Prozess tatsächlich langsamer ist.

Benchmarks je Branche mit Kontext

• Allgemein, alle Branchen: etwa 44 Tage. Region: international, häufig die Vereinigten Staaten. Jahr: variiert je Publikation. Definition: meist bis zum Moment, in dem die Vakanz besetzt oder das Angebot angenommen ist. Quelle: öffentliche Marktquellen, die sich jährlich unterscheiden können.
• Engineering: häufig rund 49 Tage. Region: meist internationale Datensätze. Jahr: variiert je Quelle. Definition: oft bis zur Besetzung, nicht bis zum Startdatum. Quelle: öffentliche Benchmarkberichte.
• Retail: liegt oft niedriger, zum Beispiel bei rund 33 Tagen. Region: meist internationale Datensätze. Jahr: variiert je Quelle. Definition: oft bis zur Besetzung oder Annahme des Angebots. Quelle: öffentliche Benchmarkberichte.
• Finance: liegt in der Dauer oft zwischen Retail und Engineering, abhängig von Seniorität und Spezialisierung. Region: stark abhängig von Markt und Knappheit. Jahr: variiert je Quelle. Definition: häufig bis zur Besetzung, nicht bis zum Startdatum. Quelle: öffentliche Benchmarkberichte.

Für zusätzlichen Kontext und aktuelle Quellenangaben können Sie unsere Recruiting-Statistiken nachlesen. Wir empfehlen, die Definitionen in solchen Berichten jedes Jahr erneut zu prüfen, da öffentliche Publikationen ihre Messmethode gelegentlich anpassen.

Wie Sie einen Benchmark nutzen, ohne falsche Schlüsse zu ziehen

Nutzen Sie einen Benchmark vor allem als Diagnosepunkt und nicht als Ziel an sich. Schauen Sie zuerst kritisch auf Rollentyp, Knappheit, Seniorität, Region und Prozessgestaltung. Eine spezialisierte Finance-Rolle oder eine leitende technische Position lässt sich schließlich schwer mit Volumen-Recruiting im Retail vergleichen. Deshalb hilft ein Benchmark vor allem dabei, die richtigen Fragen zu stellen, und nicht dabei, direkt ein Urteil zu fällen.

Was die durchschnittliche Time to Hire wirklich zeigt

Die durchschnittliche Time to Hire gibt einen guten ersten Eindruck, aber ein Durchschnitt wird schnell durch Ausreißer verzerrt. Deshalb arbeiten wir lieber auch mit dem Median und der Streuung. Der Median zeigt, was für eine typische Vakanz normal ist, während die Streuung deutlich macht, ob Verzögerung durchgängig vorkommt oder vor allem bei Ausnahmen liegt.

So verfolgen Sie Time to Fill in Tabelle und Reporting

Mindestfelder in Ihrer Tabelle

Sie brauchen kein schweres System, um effektiv zu starten. Verwenden Sie mindestens die Vakanz-ID, das Datum der Freigabe oder der Anfrage, das Datum des ersten Kontakts oder der Bewerbung, das Angebotsdatum, das Datum der Angebotsannahme, das Startdatum, den Rollentyp oder die Abteilung, den Recruiter und den Status. Mit diesen Basisdaten können Sie die gesamte Vakanzdauer und die Durchlaufzeit des Kandidaten äußerst zuverlässig verfolgen.

Arbeiten Sie mit Median und Streuung

Wer nur Durchschnittswerte zeigt, verpasst oft wichtige Signale. Ein paar schwierige Vakanzen können das gesamte Bild nämlich stark verzerren. Deshalb liefern Median und Streuung oft deutlich bessere Steuerungsinformationen für Recruiting-Manager, Personaldienstleister und Hiring-Teams, die genau wissen möchten, wo strukturelle Verzögerungen liegen.

Checkliste, bevor Sie Zahlen teilen

• Verwenden alle denselben Startpunkt für die Vakanz?
• Verwenden alle exakt denselben Endpunkt, etwa die Angebotsannahme oder das Startdatum?
• Wird überall konsequent in Kalendertagen gerechnet?
• Sind die internen Wartezeiten je Phase klar und sichtbar?
• Vergleichen Sie tatsächlich nur vergleichbare Rollentypen, Regionen und Zeiträume?

Verbessern Sie Time to Fill mit gezielten Maßnahmen je Ursache

Früherer Intake und schärfere Zielgruppenanalyse

Ein klarer Intake verkürzt oft die allererste Phase des Prozesses. Legen Sie deshalb früh fest, was für die Position wirklich nötig ist und welche Anforderungen weniger schwer wiegen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Neustarts, Zweifel und die Suche innerhalb einer viel zu breiten Zielgruppe. Das hilft vor allem enorm, wenn Vakanzen zu lange liegen bleiben, bevor das Sourcing richtig in Gang kommt.

Schnelleres Sourcing und bessere Nachverfolgung

Wenn der Outreach zu spät startet oder Reaktionen zu lange liegen bleiben, steigt die Gesamtdauer schnell an. Im Fall von Manpower sehen Sie gut, wie ein schnellerer Kontrollablauf die manuelle Arbeit deutlich reduzierte. Das hilft stark am Anfang des Prozesses, auch wenn der Rest der Durchlaufzeit logischerweise weiterhin von Interviews und Entscheidungsfindung abhängt.

Feste Interviewtermine und kurze Feedbackfristen

Viel Verzögerung entsteht paradoxerweise, nachdem bereits ein guter Kandidat in Sicht ist. Deshalb hilft es, direkt feste Interviewtermine zu reservieren und klare, straffe Fristen für Feedback zu vereinbaren. So vermeiden Sie, dass Kandidaten unnötig lange im Wartezimmer sitzen, und der Ablauf bleibt deutlich vorhersehbarer.

Machen Sie Nachverfolgung sichtbar und vermeiden Sie Stillstand

Recruiting-Teams verlieren oft wertvolle Geschwindigkeit, wenn Reaktionen, Bewertungen oder Freigaben zwischen verschiedenen Abteilungen liegen bleiben. Machen Sie deshalb je Phase deutlich sichtbar, wer am Zug ist und wie lange eine bestimmte Aufgabe offen steht. Das schafft sofort mehr Kontrolle, ohne dass Sie den Prozess unnötig kompliziert machen müssen.

Praktischer nächster Schritt

Möchten Sie klein anfangen, probieren Sie es einmal mit einer Vakanz und verfolgen Sie genau je Phase, wo Zeit verloren geht. Entscheiden Sie sich dabei für eine klare Definition, messen Sie jede Vakanz auf exakt dieselbe Weise und besprechen Sie anschließend im Team, welcher Schritt am meisten für Verzögerung sorgt. So wird die Verbesserung Ihres Prozesses ganz konkret und gut umsetzbar.

Prüfen Sie Ihre Definitionen, bevor Sie berichten

Ein gutes Reporting beginnt immer mit einer klaren Vereinbarung für alle. Legen Sie eindeutig fest, was der Startpunkt ist, was der Endpunkt ist und wie genau Sie rechnen. Machen Sie danach sichtbar, welche Verzögerung sich vor dem ersten Kandidatenkontakt abspielt und welche Verzögerung erst danach entsteht. Erst wenn das steht, werden Vergleiche zwischen verschiedenen Teams, Positionen und Zeiträumen wirklich brauchbar.

Häufig gestellte Fragen

Was ist wichtiger, Time to Fill oder Time to Hire?

Das hängt vollständig von Ihrem Ziel ab. Möchten Sie wissen, wie lange die Besetzung einer Vakanz insgesamt dauert, dann ist die gesamte Vakanzdauer wichtiger. Möchten Sie hingegen wissen, wie schnell ein Kandidat Auswahl und Entscheidungsfindung durchläuft, dann ist die Durchlaufzeit des Kandidaten deutlich nützlicher. In den meisten Teams sind daher beide Zahlen nötig, um gut steuern zu können.

Rechnen Sie mit Kalendertagen oder Arbeitstagen?

Verwenden Sie hierfür vorzugsweise Kalendertage, da dies schlicht am eindeutigsten ist und in der Regel deutlich besser zu externen Benchmarks passt. Der wichtigste Punkt ist jedoch Konsistenz. Wenn Sie sich einmal für Kalendertage entscheiden, muss jeder konsequent dieselbe Methode anwenden.

Warum weicht meine Time to Fill von öffentlichen Benchmarks ab?

Das liegt in den meisten Fällen an einer anderen Definition des Endpunkts. Viele Benchmarks messen nämlich bis zur Angebotsannahme oder bis zu dem Moment, an dem die Vakanz offiziell als besetzt gilt. In diesem Artikel messen wir dagegen bis zum Startdatum. Dadurch fällt die Anzahl der Tage logischerweise oft etwas höher aus.

Können Sie Time to Hire messen, wenn mehrere Kandidaten gleichzeitig im Prozess sind?

Ja, absolut. Sie messen dann ausschließlich den Kandidaten, der letztendlich eingestellt wird. Das Startdatum in dieser Berechnung ist dann der erste Kontakt oder die Bewerbung dieser konkreten Person, und der Endpunkt ist die endgültige Angebotsannahme derselben Person.

Was ist ein guter erster Schritt, wenn unsere Zahlen aktuell nicht zuverlässig sind?

Beginnen Sie immer mit einer festen Definition für Startpunkt, Endpunkt und Maßeinheit. Übertragen Sie danach die Mindestfelder in eine Tabelle oder ein ATS und prüfen Sie regelmäßig, ob alle dieselbe Eingabe verwenden. Ohne ein solches solides Fundament haben Benchmarkvergleiche leider recht wenig Wert.