ATS ou CRM : quel outil choisir pour votre équipe de recrutement ?

Qu'est-ce qu'un ATS et à quoi sert-il ?

Un ATS, ou applicant tracking system, vous aide à gérer les offres d'emploi ouvertes et les candidatures. Vous l'utilisez pour saisir de nouvelles offres, associer des candidats à des postes et suivre chaque étape du processus de candidature. Vous savez ainsi à tout moment qui se trouve à quelle étape.

Les équipes de recrutement utilisent un ATS pour créer de la clarté, surtout en cas de gros volumes ou lorsqu'il faut respecter des délais contractuels. Pensez aux notifications automatiques, à la répartition des tâches et aux rapports sur le délai de recrutement. Le système évite que des CV ou des e-mails se perdent entre collègues ou dossiers.

Qu'est-ce qu'un CRM en recrutement ?

Un CRM, ou système de gestion de la relation client, sert à gérer vos contacts. En recrutement, cela signifie que vous construisez et suivez des relations avec des clients, des prospects et des candidats qui ne postulent pas encore, mais qui sont intéressants pour l'avenir.

Vous utilisez généralement un CRM pour des processus proches de la vente, comme l'acquisition de clients, la gestion des besoins de recrutement ou le sourcing proactif de candidats pour de futures missions. Vous y consignez des notes sur les échanges, les intentions, les réponses ou les actions de relance. Pour les cabinets de recrutement, c'est indispensable lors des échanges commerciaux.

ATS ou CRM : où se situe la différence dans la pratique ?

Bien qu'un candidat ou un client puisse figurer dans les deux systèmes, vous utilisez chacun à un stade différent du processus de recrutement. La comparaison ci-dessous montre les différences entre un ATS et un CRM en recrutement.

Un exemple : vous trouvez un candidat via LinkedIn. Dès qu'il répond à votre message, vous le placez dans l'ATS. Vous pouvez ainsi l'associer à une offre d'emploi et suivre le processus. Si ce même candidat ne postule pas encore, mais qu'il pourrait être intéressant pour un échange commercial, vous le placez également dans le CRM. Il reste ainsi visible dans votre vivier de talents et vous pouvez le relancer facilement plus tard.

Quand utiliser quel système ?

Le système que vous choisissez, ou le moment où vous utilisez tel ou tel système, dépend de vos objectifs et de la structure de votre travail. Si vous traitez chaque jour de nombreuses candidatures ou devez suivre des étapes claires, un ATS est pratique. Si vous travaillez beaucoup avec des prospects ou construisez activement un réseau de candidats ou de clients potentiels, un CRM est plus efficace.

Par exemple :

• ATS : Vous gérez des dizaines d'offres en même temps, faites des correspondances à partir des candidatures reçues et avez besoin d'une vue sur le délai moyen de traitement.
• CRM : Vous travaillez avec un portefeuille client fixe, recevez des intentions de recrutement sans offre officielle, ou construisez des longlists.

Les deux systèmes peuvent coexister. Il est alors important que chaque système ait un rôle clair et qu'aucune étape administrative ne soit dupliquée.

Que faire si vous avez les deux systèmes en parallèle ?

De nombreuses équipes de recrutement travaillent avec une combinaison d'ATS et de CRM. Pensez aux recruteurs qui travaillent depuis un ATS, tandis que les collègues commerciaux opèrent surtout dans le CRM. Cette répartition est logique, mais demande de bons accords. Si l'information est tenue en double ou si des mises à jour de statut manquent, cela coûte du temps et entraîne des erreurs.

Les questions importantes sont alors : qui saisit les contacts LinkedIn ? Quel est le profil officiel ? Où se trouve la vérité lorsqu'un candidat figure dans les deux systèmes ? Sans réponse, des silos de données ou des contacts en double apparaissent.

Exemple pratique d'une équipe de recrutement

Prenons un cabinet qui utilise un ATS pour la gestion des offres d'emploi. Toutes les candidatures et tous les placements actifs y sont suivis. En parallèle, l'équipe commerciale utilise un CRM pour consigner les échanges clients et les signaux de recrutement. Via LinkedIn, ils recherchent le contact avec des candidats, souvent bien avant que l'offre ne soit publiée.

Pour que cela fonctionne sans accroc, de la clarté est nécessaire. Qui enregistre le candidat ? Que se passe-t-il après l'acceptation d'un InMail ? Quand un lead passe-t-il du CRM à l'ATS ? En structurant ces actions avec des accords ou de l'automatisation, vous évitez la confusion.

Comment rester fluide dans votre travail sur LinkedIn ?

LinkedIn est le point de départ de presque tout processus de sourcing. Les recruteurs l'utilisent pour trouver des candidats, envoyer des messages et entretenir le contact. C'est pourquoi il est pratique de pouvoir travailler rapidement depuis LinkedIn sans perdre vos données de vue.

Notre outil vous accompagne dans cette démarche. Vous continuez à travailler sur LinkedIn comme d'habitude, mais vous rédigez de meilleurs messages et suivez qui répond et quand. Vous accélérez ainsi le passage du profil à la conversation. Découvrez-en plus sur les InMails plus performants.

RGPD et qualité des données : comment garder une vue d'ensemble

Enregistrer des profils manuellement est source d'erreurs et de risques. C'est pourquoi il est utile de fixer des règles claires par système : ici vous enregistrez les candidatures, là vous enregistrez les échanges clients. Supprimez les doublons de données à temps et n'enregistrez que ce dont vous avez vraiment besoin. Gardez les statuts à jour pour pouvoir bien chercher plus tard.

Si vous déplacez malgré tout des données entre systèmes, utilisez des champs ou des mentions fixes comme « intéressant à l'avenir » ou « déjà en contact avec le client X ». Limitez les exports, travaillez de façon sécurisée et fiez-vous à des flux de travail fixes. Vous évitez ainsi que de mauvaises données soient utilisées ou que des candidats soient oubliés par accident. Découvrez comment cela fonctionne avec le travail directement dans votre flux LinkedIn.

Connecter intelligemment : comment aligner vos systèmes

Où commence l'enregistrement d'un profil ? Qui enregistre le résultat d'un entretien de cadrage ? À quel moment agissez-vous manuellement et quand l'automatisation est-elle utile ? En définissant ces déclencheurs à l'avance, vous évitez les malentendus.

Déterminez qui est responsable de quel statut, et fixez des règles sur le moment où quelqu'un passe du CRM à l'ATS. Déclenchez par exemple des tâches standard dès qu'une personne répond, ou étiquetez automatiquement les candidats en cas de réponse. Vous gardez ainsi le contrôle du processus sans charge de travail supplémentaire.

Qu'est-ce que cela rapporte ? Mesurer le ROI et les résultats

En faisant collaborer intelligemment l'ATS, le CRM et LinkedIn, vous obtenez plus de contrôle sur vos résultats. Vous voyez mieux ce qui fonctionne : quels messages génèrent des conversations, et quelles étapes aident à faire avancer les candidats plus vite. Vous pouvez utiliser des outils pour mesurer combien de réponses vous obtenez sur certains messages, ou combien d'entretiens de cadrage en découlent.

Consultez par exemple les résultats concrets, où de meilleurs messages ont permis de réduire les absences et d'accélérer les placements.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

• Aucune responsabilité claire sur les données : personne ne sait qui tient l'information à jour ou la contrôle.
• Trop d'outils isolés sans connexion : cela entraîne du double travail et des malentendus.
• Aucune structure de relance : des candidats sont enregistrés, mais ne sont pas relancés faute de signal ou de tâche.

La solution ? Commencez petit. Donnez à chaque membre de l'équipe une tâche claire, mettez-vous d'accord sur qui travaille où et alignez vos systèmes sur le travail réel, pas sur des processus purement administratifs.

Checklist : quel système correspond à votre travail ?

• Vous travaillez avec des échanges clients, du contenu de recrutement et des viviers de talents ? Alors un CRM est essentiel.
• Vous gérez des offres d'emploi en cours, des rounds de candidature et des placements ? Alors vous avez besoin d'un ATS.
• Vous utilisez LinkedIn comme canal principal de contact ? Assurez-vous que vos messages sont personnels, structurés et mesurables.

Vous voulez avancer plus vite sans double système ? Découvrez comment cela fonctionne pour les cabinets de recrutement qui veulent avancer vite.

De la liste à la conversation : commencez petit, mesurez et développez

Ce qui fonctionne pour l'un ne fonctionne pas forcément pour l'autre. Commencez donc à petite échelle, par exemple avec une seule campagne ou une seule équipe. Testez votre approche, mesurez les réponses et partagez les enseignements au sein de l'équipe. Vous faites ainsi de l'amélioration une partie intégrante de votre processus.

Pour la relance, il est utile de s'appuyer sur une structure. Par exemple des phrases d'ouverture fixes ou un deuxième message qui fait référence à votre première tentative. En développant cela sous forme de modèles ou de bibliothèques, vous restez humain et cohérent.

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Questions fréquentes sur ATS ou CRM

Quelle est la différence entre un ATS et un CRM en recrutement ?

Un ATS est centré sur la gestion des candidatures et des offres d'emploi. Un CRM gère les relations clients et les contacts en dehors du processus de candidature, comme les prospects ou les viviers de talents.

Quand avez-vous besoin d'un ATS ?

Lorsque vous évaluez des candidatures, pourvoyez des offres d'emploi et voulez fluidifier vos processus. L'ATS aide à relancer les candidats et à générer des rapports.

Quand un CRM est-il plus pratique ?

Lorsque vous gérez des relations qui n'ont pas encore postulé. Pensez aux clients, aux prospects ou aux candidats que vous voulez garder au chaud pour de futures opportunités.

Peut-on utiliser les deux systèmes en même temps ?

Oui, tout à fait. De nombreuses équipes le font. Pour éviter la confusion, il est important de bien s'accorder sur l'usage des données et la relance.

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