Qu'est-ce qu'un ATS et quel type choisir pour votre recrutement ?

Que veut dire exactement ATS ?

ATS signifie applicant tracking system, littéralement « système de suivi des candidatures ». En français, on parle aussi de logiciel de recrutement ou de logiciel de gestion des candidatures. Tous ces termes désignent un logiciel qui vous aide à gérer les candidats et les offres d'emploi.

Avec un ATS, vous suivez pour chaque candidat où il se trouve dans le processus. Pensez à des étapes comme « candidature reçue », « invité à un entretien », « entretien réalisé » et « recruté ou refusé ». Tout est centralisé : documents, notes, mises à jour de statut et actions planifiées.

Dans un premier temps, le système ne sert pas de source de candidats. Pour cela, vous utilisez des jobboards et des canaux comme LinkedIn. L'ATS vous aide surtout sur l'administration, la communication et la collaboration avec vos collègues ou vos clients.

Comment un ATS vous aide au quotidien dans votre recrutement ?

Un ATS vous aide à travailler plus vite et de façon plus organisée. Il structure l'ensemble de votre processus de recrutement. Les tâches auparavant éparpillées entre Excel, boîtes mail et outils isolés sont désormais regroupées dans un seul environnement.

• Vous créez facilement des offres d'emploi et les publiez automatiquement sur les jobboards, les réseaux sociaux et votre propre site web.
• Les candidats qui postulent arrivent directement dans le système. Vous voyez d'un coup d'œil le statut et l'avancement de chaque candidat.
• Vous pouvez associer des actions à chaque étape, comme l'envoi d'invitations, l'évaluation des CV ou l'envoi de refus.
• Les e-mails automatiques, comme les accusés de réception, font gagner du temps et rendent la communication plus claire.
• Tous les membres de l'équipe voient les mêmes informations. Cela évite les malentendus et le travail en double.

Un avantage supplémentaire est que vous constituez un vivier de talents. C'est utile pour de futures offres d'emploi, car vous retrouvez d'anciens candidats en un clic.

Quels types d'ATS existent selon les organisations ?

Ce dont vous avez besoin dépend de votre organisation. Un recruteur dans un grand groupe ne travaille pas comme quelqu'un dans un petit cabinet ou une start-up. Voici quels types de logiciels de recrutement conviennent selon les situations.

Grandes entreprises et grands groupes

Les recruteurs internes doivent souvent composer avec plusieurs niveaux de validation et collaborer avec différents services. Pour eux, l'important est :

• Des flux de validation pour les offres d'emploi, les salaires et les propositions.
• Une connexion avec la page carrière, elle-même reliée aux systèmes RH existants.
• Un portail permettant aux hiring managers d'évaluer facilement leurs candidats.
• Des options de reporting pour les RH et la direction. Pensez aux délais de recrutement, à l'analyse des sources et au taux de conversion par canal.

Cabinets de recrutement et entreprises de travail temporaire

Pour les cabinets de recrutement, il faut pouvoir basculer rapidement entre plusieurs clients et candidats. Vous cherchez souvent en parallèle sur de nombreuses missions. Le logiciel vous aide alors surtout pour la recherche et le matching :

• Faire correspondre des candidats à plusieurs offres ou clients en même temps.
• Enregistrer de façon claire les contrats, rendez-vous et placements.
• Rechercher et filtrer par compétences, disponibilité ou taux journalier.
• Avoir une vue sur les pipelines actifs par client ou par projet.

Sur la page dédiée aux cabinets de recrutement, découvrez comment d'autres cabinets de recrutement organisent leur stack d'outils autour de LinkedIn.

Petites entreprises et premiers systèmes

Pour les petites équipes, la simplicité prime sur un grand nombre de fonctionnalités. Choisissez un logiciel avec des étapes logiques et une interface claire.

• Créer et diffuser rapidement des offres d'emploi via votre propre site web.
• Une vue centralisée des candidats avec le statut de chaque personne.
• Des modèles d'e-mails de base que vous pouvez personnaliser vous-même.

Les options plus avancées, comme les rapports ou les intégrations, peuvent toujours être ajoutées plus tard. Commencez par ce dont vous avez besoin aujourd'hui.

Comment choisir le bon ATS pour votre situation ?

Partez de la pratique. Ces questions vous aident à faire une première sélection :

• Combien d'offres d'emploi pourvoyez-vous en moyenne par an ?
• Combien de personnes vont utiliser le système ?
• Recevez-vous beaucoup de candidatures spontanées ou devez-vous chercher activement ?
• Travaillez-vous pour une seule organisation ou pour plusieurs clients ?

Pensez ensuite aux exigences fonctionnelles. Choisissez un logiciel adapté à votre façon de travailler :

• La mise en page est-elle logique et la navigation claire ?
• Pouvez-vous rechercher et filtrer facilement les candidats par expérience ou par statut ?
• Le système propose-t-il des rapports exploitables ?
• Pouvez-vous adapter les étapes et les statuts à votre propre méthode de travail ?

Enfin : la confidentialité. Portez attention à des fonctions comme :

• Des rôles qui déterminent qui voit et fait quoi.
• Des durées de conservation automatiques pour les profils de candidats.
• Une gestion simple des demandes d'accès ou de suppression conformément au RGPD.

Comment un ATS s'intègre-t-il avec les autres outils de recrutement ?

Un ATS n'est qu'un élément de votre processus de recrutement. C'est l'endroit où vous enregistrez vos données et gérez vos processus : ce qu'on appelle le système de référence. D'autres outils vous aident plutôt à passer à l'action, comme l'envoi de messages et la prise de contact avec les candidats.

Les intégrations importantes sont :

• Les jobboards sur lesquels vous publiez automatiquement vos offres d'emploi.
• Votre propre site de recrutement ou page carrière, où arrivent les candidatures.
• Votre messagerie et votre agenda pour la communication et la planification des entretiens.
• LinkedIn ou d'autres outils de sourcing pour trouver et approcher les candidats.

Vous pouvez enrichir votre ATS avec différents modules dédiés à la prospection LinkedIn. Pensez à des outils pour envoyer des InMails et des invitations LinkedIn, ou pour recevoir des rappels, sans devoir tout faire manuellement.

Vous travaillez beaucoup avec LinkedIn ? Vous pouvez aussi opter pour une intégration LinkedIn légère via une extension Chrome. Elle vous permet d'enrichir des profils directement, sans quitter LinkedIn.

Que change un ATS pour la candidate experience ?

Un bon logiciel de recrutement facilite le processus de candidature pour les candidats. Pensez à :

• Un formulaire de candidature court qui fonctionne bien aussi sur mobile.
• Un accusé de réception ou une invitation propre et rapide via des e-mails automatiques.
• Une progression claire et un calendrier lisible pour les étapes suivantes.

À quoi faire attention :

• N'utilisez pas de règles automatiques trop strictes. Un CV sans les bons mots-clés peut quand même avoir de la valeur.
• Laissez de la place au jugement humain dans votre processus.
• Veillez à ce que les messages automatiques restent clairs et chaleureux, sans paraître froids.

Quels sont les pièges à éviter avec un ATS ?

Un système n'est utile que si les bases sont solides. Vous prenez des risques si :

• Les membres de l'équipe continuent à travailler dans Excel ou à relancer les e-mails entrants de façon isolée.
• Le système est configuré de façon trop complexe. Trop d'étapes ou de champs obligatoires découragent son utilisation.

D'où l'importance de commencer simple. Faites participer les utilisateurs et définissez clairement ce qui est enregistré où. Choisissez un seul endroit où toutes les données se rassemblent.

Exemples : quel ATS convient à quel type d'organisation ?

Petite entreprise qui abandonne Excel

Exemple concret :

• Gestion des offres d'emploi automatiquement reliée à votre site web.
• Vue centralisée des candidatures avec leur statut respectif.
• E-mails automatiques pour l'accusé de réception ou le refus.

Une fois le processus en place, vous pouvez l'enrichir avec des indicateurs comme le taux de conversion ou les viviers de talents.

Cabinet de recrutement qui gère de nombreuses offres

Besoins de base :

• Associer des candidats à plusieurs clients ou missions en même temps.
• Rechercher rapidement dans une large base de candidats grâce à des filtres.
• Un récapitulatif clair des accords ou des tarifs par placement.

Vous pourrez ensuite l'enrichir avec des tableaux de bord, des évaluations ou du matching automatique. Consultez la page dédiée aux cabinets de recrutement pour des exemples concrets.

Grande organisation avec un logiciel vieillissant

Portez alors attention à ces points d'amélioration :

• Une interface moderne et intuitive pour les utilisateurs.
• Des workflows flexibles que vous pouvez adapter vous-même à votre processus.
• Des rôles par service ou par fonction, pour plus de sécurité et de structure.
• Des rapports basés sur la région, le service ou le délai de recrutement.

À quoi ressemble généralement la mise en place d'un nouvel ATS ?

Une transition en douceur commence par une bonne préparation. La plupart des mises en place suivent ces étapes :

• Analyse des processus : cartographiez votre processus de recrutement actuel. Où se situent les points de blocage ?
• Configuration : adaptez les étapes, les libellés et les modèles d'e-mails à votre façon de travailler.
• Transfert des données : rassemblez les données de vos anciens outils et nettoyez-les avant l'import.
• Formation : expliquez clairement comment le système fonctionne et quand l'utiliser.

Un accord clair aide beaucoup : ce qui n'est pas dans le système n'existe pas. Cela garantit la cohérence.

Adoption et facteurs de réussite

L'implication de votre équipe fait toute la différence. Utilisez ces conseils :

• Faites participer les utilisateurs pendant la configuration. Le système leur semblera ainsi plus naturel et plus logique.
• Désignez un point de contact unique qui répond aux questions et centralise les astuces.
• Demandez un retour après quelques semaines et ajustez les petits détails si nécessaire.
• Mettez-vous d'accord sur la méthode de travail. Par exemple : que note-t-on où, à quelle fréquence met-on à jour le statut ?

Un ATS n'est qu'une partie de votre stratégie de recrutement. Les outils de prospection complètent le reste. Consultez nos études de cas sur l'amélioration de la prospection LinkedIn et du suivi pour aller plus loin.

Résumé et checklist : prêt à choisir votre ATS ?

Un ATS vous aide à recruter de façon plus structurée et plus efficace. Que vous travailliez dans une grande entreprise, un cabinet ou une petite équipe, il existe une solution adaptée. La checklist ci-dessous vous aide à faire votre choix :

• Quel type d'organisation sommes-nous ?
• Travaillons-nous avec une répartition interne des rôles ou avec plusieurs clients ?
• Combien d'offres d'emploi pourvoyons-nous par an ?
• Combien de personnes vont réellement utiliser le système ?
• Quelles étapes voulons-nous suivre et où avons-nous besoin de flexibilité ?
• Le système doit-il se connecter aux jobboards, au site web ou à LinkedIn ?
• Qu'attendons-nous en matière de rapports et de conformité RGPD ?
• Combien de temps et d'attention pouvons-nous consacrer à la mise en place et à la formation ?

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