Campagne de recrutement en 5 étapes, de l’objectif d’embauche au premier entretien

Pourquoi le plan d'action d'une campagne de recrutement commence par les embauches et l'échéance

Beaucoup d'équipes commencent directement par une offre d'emploi, une annonce ou un message LinkedIn. Cela semble logique, mais cela complique l'ajustement en cours de route. Vous ne savez alors pas encore quelle activité est nécessaire, ni quel itinéraire convient le mieux au poste. C'est pourquoi un bon plan d'action pour une campagne de recrutement commence par le nombre d'embauches souhaité et la date limite. Cela oriente votre planification, votre capacité et vos choix de canaux et de message.

Déterminez d'abord l'objectif d'embauche

Fixez combien de personnes vous faut-il, pour quels postes, et lesquels sont prioritaires. Distinguez les fonctions qui se ressemblent de celles qui exigent une approche différente. Un poste commercial large demande souvent une autre campagne de recrutement qu'un poste spécialisé et rare. En séparant cela en amont, vous évitez que chaque poste suive le même itinéraire, alors que le marché diffère selon la cible.

Fixez l'échéance

Une date de démarrage seule ne suffit pas. Tenez aussi compte du brief, de la recherche, de l'approche, des entretiens, de la coordination interne, des préavis et des retards éventuels. Une campagne de recrutement réussie doit donc souvent démarrer plus tôt que vous ne le pensez. En clarifiant cela en amont, vous planifiez de façon réaliste et évitez que la relance ne subisse une pression excessive.

Distinguez trois types d'objectifs

Travaillez avec trois types d'objectifs. L'objectif d'embauche porte sur le nombre de recrutements. L'objectif d'activité concerne ce que vous devez faire chaque semaine, comme approcher des candidats, relancer et planifier des entretiens. L'objectif de campagne se concentre sur les signaux en cours de route, comme les réponses pertinentes et les entretiens planifiés. En gardant bien ces objectifs distincts, vous voyez plus vite si la campagne est réellement sur la bonne voie.

Étape 1 du plan d'action de votre campagne de recrutement : remontez le calcul depuis l'objectif final

La base d'un plan d'action solide pour une campagne de recrutement, c'est de remonter le calcul. Vous partez du nombre d'embauches souhaité et remontez vers les propositions, les entretiens, les réponses pertinentes et les premiers contacts. Vous rendez ainsi la mise en place d'une campagne de recrutement très concrète. Vous voyez combien de volume est nécessaire et découvrez à temps si le rythme est trop faible pour tenir l'échéance.

Utilisez vos propres conversions historiques

Regardez les postes précédents qui ressemblent au rôle actuellement ouvert. Combien d'entretiens donnent en général une embauche ? Et combien de réponses pertinentes sont nécessaires pour obtenir un bon entretien ? Vos propres chiffres ont bien plus de valeur que des moyennes générales du marché, car les processus de recrutement varient d'une organisation à l'autre en termes de rapidité, de sélection et de cible.

Faites un calcul simple

Vous n'avez pas besoin d'un modèle compliqué pour cela. Travaillez avec une chaîne fixe : embauches, propositions, entretiens, réponses pertinentes et premiers contacts. Ajoutez, à chaque étape, le ratio correspondant. Vous voyez ainsi rapidement si le goulot d'étranglement se situe dans la portée, la sélection ou la relance. Cela rend les étapes de la campagne de recrutement bien plus pilotables dans la pratique.

• Exemple de calcul inversé : objectif d'embauche 2, propositions 4, entretiens 12, réponses pertinentes 24, premiers contacts 120.

Là où cela dérape souvent

Beaucoup d'équipes calculent de façon trop optimiste, prévoient trop peu de premiers contacts, ou mélangent différentes cibles dans un même calcul. La mise en place d'une campagne de recrutement paraît alors faisable au départ, alors que le flux entrant déçoit fortement par la suite. Travaillez donc toujours par cible ou par groupe de postes. Vous obtenez une image bien plus honnête de la faisabilité, ce qui profite directement à votre planification.

Étape 2 du plan d'action de la campagne de recrutement : définir la cible et estimer le vivier

Après le calcul inversé vient la question de savoir si la cible est assez large. Définir la cible pour votre recrutement signifie regarder au-delà des seuls intitulés de poste. Prenez aussi en compte l'expérience, les compétences, la région, la langue, le temps de trajet, les types de contrat et la marge salariale. Vous voyez ainsi plus vite si un poste génère assez de candidatures, ou si vous devez intégrer l'approche directe des candidats comme itinéraire fixe dans votre méthode.

Définir la cible pour le recrutement

Commencez par le profil minimal nécessaire pour bien fonctionner dans le poste. Séparez les critères impératifs des atouts supplémentaires. Ajoutez ensuite les conditions pratiques, comme la localisation, le rythme de travail et le type de contrat. Vous évitez ainsi de chercher inutilement trop strictement. C'est important, car une cible trop étroite ralentit immédiatement la campagne.

Répartissez la cible en segments

Divisez le marché en chercheurs actifs, personnes ouvertes à un changement, et candidats difficiles à joindre. Les chercheurs actifs répondent plus vite à une offre, tandis que les candidats en recherche latente réagissent plus souvent à un bon message personnel. Les cibles difficiles à joindre demandent plus de temps, une raison plus forte de répondre et une relance rigoureuse. En segmentant ainsi, vous planifiez la campagne de façon bien plus réaliste.

Utilisez LinkedIn comme premier contrôle

Une première recherche sur LinkedIn donne souvent rapidement une idée de la taille du vivier. Vous voyez immédiatement si la cible est large ou au contraire très restreinte. Vous pouvez aussi tester quels critères sont réellement indispensables. Pour les équipes qui veulent affiner cela plus vite, rechercher des candidats en langage courant peut énormément aider. Vous pouvez alors affiner bien plus facilement vos recherches par poste, expérience et région.

Ce que la rareté change dans votre approche

Avec un petit vivier, vous avez en général besoin de plus de premiers contacts, le délai s'allonge, et un discours plus fort sur le poste devient crucial. Publier seulement une offre en ligne est alors souvent insuffisant. Dans ce cas, l'approche directe des candidats devient un élément essentiel de votre itinéraire. Votre méthode correspond ainsi bien mieux à la façon dont vous atteignez réellement cette cible.

Étape 3 : choisissez votre itinéraire, votre message et vos preuves

Une fois que vous savez combien d'embauches sont nécessaires et quelle est la taille du vivier, vous choisissez le bon itinéraire. Cela peut être une offre d'emploi, une approche par cooptation, une portée organique, de la publicité ou une approche ciblée via LinkedIn. Le plan d'action d'une campagne de recrutement ne fonctionne bien que si vous précisez, pour chaque itinéraire, ce qu'il doit exactement rapporter. Vous évitez ainsi d'utiliser des canaux sans qu'ils aient un rôle clair dans le processus.

Quel itinéraire correspond à quel objectif ?

Une offre d'emploi capte surtout la demande des personnes déjà en recherche active. Une approche par cooptation aide énormément si les collaborateurs ont un réseau pertinent. Avec la portée organique, vous construisez de la confiance et de la visibilité. La publicité peut apporter une portée supplémentaire, à condition que la cible y soit active. Une approche ciblée aide justement les candidats qui ne postulent pas d'eux-mêmes, mais qui restent ouverts à un bon échange.

Une offre d'emploi capte la demande, la recherche active élargit votre portée

Cette différence est très importante lors de la mise en place d'une campagne de recrutement. Avec une offre d'emploi, vous attendez que les candidats répondent. La recherche active part au contraire de l'initiative du recrutement. Vous sélectionnez vous-même les candidats, évaluez l'adéquation, puis les approchez de façon ciblée. Vous atteignez ainsi aussi les personnes en recherche latente qui resteraient sinon complètement hors de votre champ de vision. C'est souvent indispensable pour des postes rares, ou lorsque vous avez plusieurs postes ouverts en même temps.

Traduisez votre discours employeur en raisons de changer de poste

Un message fort correspond aux véritables raisons qui poussent les candidats à changer de poste. Pensez à un meilleur leadership, un travail plus intéressant, plus d'influence, des perspectives d'évolution plus claires ou une collaboration plus sereine. Écrivez cela de façon concrète et évitez les formules vides. Cela aide les candidats à comprendre bien plus vite pourquoi le poste leur est pertinent. Pour les équipes plus grandes, une ligne cohérente unique est d'autant plus importante, notamment pour les recruteurs corporate qui travaillent avec plusieurs hiring managers et postes en parallèle.

Rendez le message vérifiable

Précisez très clairement ce qu'une personne peut réellement attendre du travail, de l'équipe, de la collaboration, du développement personnel et des conditions. Écrivez aussi clairement ce qui est attendu du candidat lors de la première période. Cela crée de la clarté et renforce la confiance. Cela aide en outre les recruteurs à donner tous la même explication pendant le brief et la relance.

Étape 4 : planifiez la capacité, les coûts et la relance

Une campagne peut parfois sembler abordable si vous ne regardez que les coûts médias. Pourtant, les coûts réels d'une campagne de recrutement se trouvent souvent aussi dans les heures de recruteur, les outils, la coordination et les retards éventuels. Il est donc essentiel d'estimer à l'avance combien de temps sont nécessaires pour chercher, approcher, relancer, sélectionner et planifier. Cela montre immédiatement si l'itinéraire choisi est réalisable avec l'équipe actuelle.

Quels coûts accompagnent un itinéraire de recrutement ?

Réfléchissez, pour chaque itinéraire, au budget média, aux coûts logiciels, au temps passé par les recruteurs et à une éventuelle aide externe. Publier une offre d'emploi peut sembler bon marché au premier abord, mais s'avérer coûteux si de nombreuses réponses non pertinentes arrivent et prennent du temps. Une approche directe coûte souvent plus de temps en amont, mais peut finalement être bien plus efficace si la qualité des réponses est plus élevée. Regardez donc toujours les coûts engagés par rapport au résultat obtenu.

Regardez au-delà du coût par clic

Le coût par clic en dit assez peu sur le résultat final. Pilotez plutôt sur le coût par réponse pertinente, par entretien ou par embauche. Cela montre bien mieux quel itinéraire fonctionne réellement dans la pratique. Surtout lorsque vous travaillez avec un entonnoir de recrutement, vous voulez savoir précisément où le temps et l'argent se perdent, et quel itinéraire est le plus prévisible.

La relance détermine le rythme

Beaucoup de campagnes bloquent parce que les réponses restent trop longtemps sans suite, ou parce que les entretiens sont planifiés trop tard. Cela réduit la probabilité d'une réponse positive et vous fait perdre l'élan. Veillez donc, dès le départ, à réserver assez de capacité pour les retours, les sélections et la planification des rendez-vous. C'est une condition véritablement stricte pour le succès de votre campagne de recrutement.

Mener une approche LinkedIn de façon pratique

Pour les cibles rares, LinkedIn constitue souvent un itinéraire distinct au sein de la campagne globale. Dans la pratique, cela fonctionne le mieux quand la recherche, l'approche et la relance s'articulent en un seul processus efficace. Nous constatons que cela reste bien gérable tant que les messages sont envoyés depuis un compte personnel, à un rythme humain et avec l'accord du recruteur. Dans le cas pratique de Manpower, vous découvrez comment une approche personnelle et un pilotage rigoureux peuvent parfaitement s'accorder. Gardez toutefois à l'esprit que le résultat de ce cas est un résultat pratique spécifique, et non une norme fixe pour chaque situation.

Étape 5 du plan d'action de votre campagne de recrutement : mesurer et ajuster chaque semaine

Mesurer une campagne de recrutement n'a de réelle valeur que si vous analysez chaque semaine où la campagne fonctionne bien ou bloque au contraire. C'est pourquoi un rythme simple et fixe fait partie de tout plan d'action pour une campagne de recrutement. Vous mesurez les résultats à chaque étape et comparez les différents itinéraires, segments et postes. Vous pilotez ainsi sur des faits solides plutôt que sur une impression.

Construisez un entonnoir de recrutement simple

Utilisez toujours pour cela un ordre fixe : cible accessible, candidats approchés, réponses, entretiens, propositions et embauches. Avec cet entonnoir de recrutement, vous voyez immédiatement si le problème se situe en haut, ou seulement plus tard dans le processus. Gardez les définitions claires et simples, et utilisez-les toujours de la même façon. Toute l'équipe lit ainsi les mêmes chiffres.

• Cible accessible : combien de personnes correspondent raisonnablement au profil du poste ?
• Candidats approchés : combien de personnes ont réellement reçu un message ou un contact ?
• Réponses : combien de personnes répondent sur le fond ?
• Entretiens : combien de réponses aboutissent finalement à un entretien sérieux ?
• Embauches : combien de parcours se terminent par une embauche réussie ?

Quel indicateur correspond à quelle étape ?

Pour la cible, vous regardez l'ampleur et la faisabilité. Pour l'approche, vous vous concentrez sur le volume et le taux d'acceptation. Pour les réponses, vous surveillez surtout la pertinence. Pour les entretiens, vous analysez la progression et la rapidité du processus. Et pour les embauches, vous regardez les ratios et le délai total. Pour les équipes qui veulent suivre cela de très près, un accès direct aux chiffres d'acceptation, de réponse et d'entonnoir aide à comparer honnêtement les performances par itinéraire et par segment.

Évaluez chaque semaine où se situe le problème

Passez chaque semaine en revue les mêmes questions fixes. La cible est-elle peut-être trop étroite ? Le message ne correspond-il pas assez bien ? Le mauvais canal a-t-il été choisi ? La relance prend-elle simplement trop de temps ? Ou votre sélection est-elle en réalité trop stricte ? En conservant toujours cet ordre, le suivi de la campagne de recrutement devient bien plus concret, et vous pouvez ajuster le tir de façon beaucoup plus ciblée.

Comparer les segments entre eux

Ne comparez pas seulement les postes isolément, mettez aussi en regard les segments et les itinéraires. Une approche directe fonctionne peut-être bien mieux pour une cible spécialisée précise que des publicités coûteuses. Ou la cooptation apporte peut-être peu de volume, mais des entretiens nettement plus solides. Ces enseignements rendent votre prochaine campagne encore plus précise. Ils aident énormément lorsque vous voulez mettre en place une nouvelle campagne de recrutement avec encore plus de prévisibilité.

Exemple compact d'une campagne de recrutement avec des chiffres fictifs

Cet exemple de campagne de recrutement est purement destiné à servir d'aide au calcul. Les chiffres cités sont fictifs et ne servent pas de référence. La véritable valeur réside dans la méthode utilisée, car elle vous apprend à remonter le calcul avant de lancer réellement la campagne.

Exemple de situation

Imaginez que vous ayez besoin de trois nouvelles embauches en dix semaines pour un poste difficile à pourvoir. Vous reprenez vos propres chiffres issus de parcours précédents comparables pour bien estimer combien d'entretiens et de réponses sont nécessaires. Vous pouvez ainsi déjà estimer à l'avance, de façon assez précise, combien de premiers contacts seront probablement requis.

Remonter le calcul en chiffres

• Exemple de calcul fictif : objectif d'embauche 3, propositions 6, entretiens 18, réponses pertinentes 36, premiers contacts 180.

Si le vivier s'avère finalement plutôt restreint, vous savez qu'une seule offre d'emploi ne suffira probablement pas. Vous pouvez alors, bien plus tôt, opter pour une recherche active, la cooptation, ou une combinaison intelligente de ces itinéraires. Cela rend la mise en place de votre campagne de recrutement beaucoup moins réactive et bien plus planifiable.

Ce qu'il faut retenir de cet exemple

Les chiffres exacts comptent bien moins que la logique sous-jacente. Travaillez toujours avec vos propres conversions, regardez la taille du vivier par cible spécifique, et reliez votre choix de canal final à la faisabilité. Vous construisez ainsi un processus prévisible, facile à suivre et à améliorer.

Liste de contrôle pour réussir la mise en place de votre campagne de recrutement

Utilisez cette liste pratique comme document de travail juste avant le lancement. Elle rend les étapes de votre campagne de recrutement bien concrètes et évite que des décisions importantes ne soient prises bien trop tard.

Objectif et planning

• Le nombre d'embauches souhaité est fixé et la priorité par poste est déterminée.
• La date de démarrage souhaitée est connue et le délai est estimé de façon réaliste.
• Un objectif d'activité hebdomadaire est prévu pour rechercher, approcher et relancer les candidats.

Cible et vivier

• Le poste, le niveau, l'expérience et les compétences nécessaires sont clairement décrits.
• Les critères impératifs essentiels et les atouts intéressants sont clairement distingués.
• La région, le temps de trajet et les conditions de travail sont fixés noir sur blanc.
• La cible est intelligemment répartie entre candidats actifs, en recherche latente et plus difficiles à joindre.

Message et preuves

• Les principales raisons de changer de poste sont identifiées par segment de cible.
• Le travail, l'équipe, les attentes et les possibilités d'évolution sont détaillés de façon concrète.
• Les recruteurs utilisent systématiquement la même ligne et le même ton dans leurs explications et leur relance.

Canal et coûts

• Pour chaque itinéraire, l'objectif précis au sein de l'entonnoir est parfaitement clair.
• Du temps est réservé et planifié pour le sourcing, la relance et la planification elle-même.
• Les coûts sont rendus visibles par réponse pertinente, entretien planifié et embauche.

Mesure et ajustement

• Les étapes de l'entonnoir sont définies et communiquées en interne de façon univoque.
• Un point de mesure hebdomadaire fixe est planifié avec l'équipe.
• L'analyse est préparée sur la cible, le message, le choix du canal, la relance et la sélection.

Questions fréquentes sur la mise en place d'une campagne de recrutement

Combien de temps faut-il pour mettre en place une campagne de recrutement ?

Cela dépend fortement du poste, de la cible et de la coordination interne. La préparation est bien plus rapide si vous connaissez déjà vos conversions précédentes et savez quel itinéraire précis convient à quelle cible. Pour des postes rares et difficiles, la préparation demande logiquement souvent plus de temps, car la cible, le message et la relance doivent être travaillés avec bien plus de précision.

Quand une offre d'emploi seule ne suffit-elle pas ?

Une offre d'emploi isolée est souvent insuffisante lorsque la cible est très restreinte, peu en recherche active, ou lorsque la concurrence est particulièrement élevée. Dans ce cas précis, la recherche ciblée et l'approche directe des candidats sont nécessaires pour obtenir malgré tout assez de volume et de qualité dans votre entonnoir.

Quels chiffres dois-je regarder chaque semaine ?

Examinez chaque semaine, d'un œil critique, la cible accessible, le nombre de candidats approchés, les réponses reçues, les réponses pertinentes, les entretiens menés et le nombre d'embauches. Ajoutez-y aussi la rapidité de la relance. Vous voyez ainsi bien plus vite où la campagne bloque éventuellement, et quelle étape du processus nécessite une attention immédiate.

Quel est un bon premier objectif pour une nouvelle équipe ?

Commencez simplement, avec un seul poste ou une seule cible bien définie. Cela facilite grandement le fait de tester vos hypothèses, de bien mesurer l'ensemble du processus et d'apprendre quel itinéraire offre le meilleur rendement. Vous pourrez ensuite toujours étendre l'approche qui fonctionne à d'autres postes ou d'autres équipes.

Continuer concrètement avec votre propre campagne

Vous voulez vous lancer directement ? Commencez simplement avec un seul poste ou une cible bien délimitée. Fixez d'abord les embauches nécessaires et l'échéance, remontez ensuite soigneusement le calcul jusqu'à l'activité souhaitée, puis choisissez seulement après votre itinéraire. Surtout pour les postes les plus rares, il est très utile de considérer la recherche, l'approche et la relance comme un seul et même processus continu. Si vous voulez tester cela sur votre propre situation, vous pouvez l'essayer avec votre propre cible ou poste et voir clairement quelle approche correspond le mieux à votre planning et à votre capacité disponible.