Privacybeleid

1. Introductie

1.1 Dit privacybeleid geldt voor www.elvatix.com (de 'Site'), de webapplicatie app.elvatix.com en de Elvatix Chrome-extensie (gezamenlijk de 'Diensten'), beheerd door Elvatix B.V., geregistreerd onder KVK-nummer 91816637, gevestigd aan de Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt, Nederland.

1.2 Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met welke partijen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.

1.3 Vragen over dit beleid of over jouw gegevens: support@elvatix.com.

2. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

2.1 Voor de gegevens van onze eigen gebruikers en websitebezoekers (accountgegevens, facturatie, websitegebruik) is Elvatix B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

2.2 Voor de gegevens van kandidaten en prospects die een gebruiker via Elvatix opzoekt, beoordeelt of benadert, is de gebruiker (of diens organisatie) de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Elvatix op als verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de gebruiker.

2.3 Voor klanten die als verwerkingsverantwoordelijke optreden, sluiten wij op verzoek een verwerkersovereenkomst (DPA). Daarin leggen we onder meer de volledige lijst van subverwerkers, de beveiligingsmaatregelen en de bewaartermijnen vast; de openbare versie in artikel 7 noemt de categorieën.

3. Welke gegevens wij verwerken

3.1 Gebruikersgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, de identificatie van het gekoppelde LinkedIn-account, ingestelde templates en instructies, en de berichten, gesprekken en lijsten die je in Elvatix aanmaakt.

3.2 Kandidaat- en prospectgegevens: openbaar beschikbare LinkedIn-profielinformatie (naam, functie, werkgever, werkervaring, opleiding, locatie, headline, profielfoto en publieke posts) en de gegevens uit gesprekken die via het gekoppelde LinkedIn-account worden gevoerd. Deze gegevens worden opgehaald via het LinkedIn-account van de gebruiker, binnen de rechten en limieten van dat account.

3.3 Gegevens die wij op basis daarvan genereren: zoekfilters, scorekaarten en matchscores per kandidaat, conceptberichten en conceptantwoorden, en gebruiksstatistieken (verstuurde berichten, acceptaties, reacties).

3.4 Facturatie- en betaalgegevens: bedrijfsgegevens, factuuradres, btw-nummer en de betaalstatus. Rekeningnummers en betaalmandaten worden verwerkt door onze betaalprovider, niet door Elvatix zelf.

3.5 Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, cookies en logregels van het gebruik van de Diensten.

4. Hoe en waarom wij gegevens verwerken

4.1 Om de Diensten te leveren: kandidaten vinden en beoordelen, persoonlijke berichten en antwoorden genereren, verzenden en opvolgen via het gekoppelde LinkedIn-account, en het bijhouden van resultaten in je dashboard.

4.2 Om accounts, abonnementen, credits en betalingen te beheren en te factureren.

4.3 Om de Diensten te beveiligen, misbruik te voorkomen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.4 Om de kwaliteit van onze AI-uitkomsten te verbeteren. Daarvoor gebruiken wij geaggregeerde en geanonimiseerde gebruiksstatistieken en door gebruikers zelf gegeven feedback. Wij trainen geen eigen AI-modellen op kandidaat- of prospectgegevens en onze AI-leveranciers doen dat evenmin (zie artikel 6).

4.5 Grondslagen: uitvoering van de overeenkomst (4.1, 4.2), wettelijke verplichting (4.3) en gerechtvaardigd belang (4.3, 4.4). Voor kandidaat- en prospectgegevens bepaalt de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke de grondslag; in de regel is dat het gerechtvaardigd belang van werving.

5. LinkedIn-koppeling

5.1 Elvatix werkt uitsluitend via het eigen LinkedIn-account van de gebruiker (LinkedIn Recruiter, Recruiter Lite, Sales Navigator of LinkedIn Search). De koppeling loopt via een gespecialiseerde, in de EU gehoste en SOC 2 Type II-gecertificeerde koppelingspartner; de LinkedIn-inloggegevens zelf worden niet door Elvatix opgeslagen.

5.2 Alle zoek-, lees- en verzendacties gebeuren namens en met de rechten van dat account, in het tempo en binnen de limieten die LinkedIn hanteert. Elvatix verstuurt geen bericht zonder dat de gebruiker daartoe opdracht geeft.

5.3 Elvatix bouwt en onderhoudt geen eigen database van LinkedIn-profielen los van de accounts van gebruikers.

6. Gebruik van AI-modellen

6.1 Voor het beoordelen van profielen en het schrijven van berichten gebruiken wij AI-taalmodellen van gerenommeerde leveranciers. Profiel- en vacaturegegevens worden per verzoek naar het model gestuurd en het resultaat komt terug in jouw Elvatix-omgeving.

6.2 Wij gebruiken deze modellen uitsluitend via betaalde zakelijke API's. Volgens de voorwaarden van deze leveranciers worden gegevens die via deze API's worden verstuurd niet gebruikt om hun modellen te trainen of te verbeteren. Invoer en uitvoer kunnen tijdelijk (maximaal enkele weken) worden bewaard voor misbruikdetectie, waarna deze worden verwijderd.

6.3 Elke AI-uitkomst is een voorstel. De gebruiker beoordeelt kandidaten en leest berichten na voordat er iets wordt verstuurd; Elvatix neemt geen geautomatiseerde besluiten over personen met rechtsgevolgen in de zin van artikel 22 AVG.

7. Subverwerkers en andere ontvangers

7.1 Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze alleen met partijen die nodig zijn om de Diensten te leveren. Met elk van deze partijen gelden verwerkersafspraken.

7.2 Hosting en database: een SOC 2 Type II-gecertificeerde cloudinfrastructuurpartner die gegevens versleutelt met AES-256 en beschermt tegen DDoS-aanvallen. Deze partner neemt deel aan het EU-US Data Privacy Framework en hanteert daarnaast de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

7.3 LinkedIn-koppeling: een SOC 2 Type II-gecertificeerde koppelingspartner die uitsluitend in de Europese Unie host.

7.4 AI-leveranciers: taalmodellen voor beoordeling en tekstgeneratie, zoals beschreven in artikel 6.

7.5 Betaalprovider (Nederland): betalingen, incasso's en facturen.

7.6 E-mailpartner: accountmails, onboardingmails en productupdates aan gebruikers.

7.7 Ondersteunende diensten: zoekindex binnen je eigen contactenlijst, opslag van profielfoto's en hosting van de website elvatix.com.

7.8 Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt (met name bij de hostingpartner en de AI-leveranciers), gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Beveiliging

8.1 Gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256) en versleuteld verzonden (TLS).

8.2 Beheerderstoegang tot de productieomgeving is beperkt tot een minimaal aantal personen en beveiligd met tweestapsverificatie. Gebruikers zien uitsluitend hun eigen gegevens en die van hun eigen organisatie; dit is afgedwongen in de privacyregels van de database.

8.3 API-sleutels en toegangstokens van onze subverwerkers worden server-side beheerd en niet in de browser of de extensie opgeslagen.

8.4 Bij een datalek dat risico oplevert voor betrokkenen informeren wij de getroffen klanten zonder onnodige vertraging en melden wij het lek waar vereist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Bewaartermijnen

9.1 Kandidaat- en prospectgegevens, gegenereerde berichten en gesprekken bewaren wij in de Elvatix-omgeving van de gebruiker zolang het account actief is, zodat lijsten, resultaten en de inbox beschikbaar blijven. Gebruikers kunnen contacten en lijsten zelf verwijderen.

9.2 Na beëindiging van een account worden alle gebruikers-, kandidaat- en prospectgegevens binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren.

9.3 Factuurgegevens bewaren wij zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

9.4 Technische logregels bewaren wij niet langer dan nodig voor beveiliging en foutopsporing.

10. Jouw rechten

10.1 Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op gegevensoverdraagbaarheid.

10.2 Kandidaten en prospects die via Elvatix zijn benaderd, kunnen hun rechten uitoefenen bij de organisatie die hen heeft benaderd (de verwerkingsverantwoordelijke). Neem je contact op met Elvatix, dan helpen wij je verzoek zonder vertraging bij de juiste partij te krijgen en voeren wij verwijdering uit onze systemen uit zodra die partij daarom vraagt.

10.3 Verzoeken kun je sturen naar support@elvatix.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies

11.1 Op de website gebruiken wij functionele cookies en, alleen met jouw toestemming, analyse- en advertentiecookies. Details staan in ons cookiebeleid.

11.2 Cookies verlopen na maximaal 13 maanden. Voorkeuren kun je via de cookiebanner of je browserinstellingen aanpassen.

12. Wijzigingen en contact

12.1 Wij passen dit beleid aan wanneer onze Diensten of subverwerkers veranderen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail.

12.2 Vragen, verzoeken of zorgen over dit privacybeleid: support@elvatix.com, of per post aan Elvatix B.V., Fahrenheitweg 24, 6101 WR Echt.