Dubbele invoer ats voorkomen met een single source of truth

Waarom dubbele ATS-invoer je recruitmentproces vertraagt

Dubbele invoer in je ATS zorgt voor onduidelijkheid in het proces. Recruiters zien meerdere versies van dezelfde kandidaat en weten daardoor niet welk record klopt. Dit kost tijd en vertraagt beslissingen. Ook hiring managers missen het overzicht en nemen soms beslissingen op basis van incomplete data, waardoor de kans op fouten toeneemt.

De impact op de candidate experience is direct zichtbaar. Kandidaten krijgen bijvoorbeeld dubbele berichten of moeten bepaalde informatie herhalen. Dat komt slordig over en tast het vertrouwen aan. Tegelijkertijd ontstaat er druk op de kwaliteit van je recruitmentdata. Rapportages worden minder betrouwbaar, waardoor je minder goed kunt sturen op resultaten.

Ook compliance speelt een belangrijke rol. Bij dubbele kandidaten moet je absoluut zeker weten dat je alle data verwijdert wanneer iemand daarom vraagt. Als gegevens verspreid staan, wordt dat erg lastig. Daarom vraagt dubbele invoer binnen recruitment om een structurele oplossing.

Hoe dubbele invoer in een ATS ontstaat in je dagelijkse workflow

Sourcing en eerste registratie

Veel fouten ontstaan al tijdens de sourcing. Een recruiter haalt bijvoorbeeld data uit LinkedIn en voert deze handmatig in. Komt dezelfde kandidaat later via een andere route binnen, dan ontstaat er een nieuw record. Zonder een goede controle groeit de dubbele invoer snel. In een LinkedIn-sourcingworkflow zonder automatische checks gebeurt dit dan ook regelmatig.

Overgang tussen CRM en ATS

Een kandidaat kan eerst in een CRM staan en pas later in het ATS terechtkomen. Zonder een soepele ATS-CRM-synchronisatie wordt de bestaande kandidaat niet herkend en maakt het systeem een nieuw record aan. Zo ontstaan er ongemerkt dubbele kandidaten in de database.

Handmatige invoer via e-mail

Hiring managers sturen nog weleens cv’s door via e-mail. Deze worden vervolgens vaak snel toegevoegd zonder extra controle. Dit lijkt efficiënt, maar het veroorzaakt juist dubbele invoer in het ATS. Vooral bij hoge volumes stapelen deze fouten zich snel op.

De echte kosten van dubbele ATS-invoer voor data en de AVG

Wanneer dubbele records in het systeem blijven staan, verslechtert je recruitmentdatakwaliteit aanzienlijk. Rapportages tonen verkeerde aantallen en historische data raakt versnipperd. Dit maakt het gericht sturen op prestaties erg lastig.

Voor de AVG moet je bovendien inzicht hebben in alle verzamelde data. Denk hierbij aan bewaartermijnen, gegeven toestemmingen en verwijderverzoeken. Zonder een centrale structuur zie je al snel records over het hoofd. Daarom is een ATS-merge-audit onmisbaar. Hiermee leg je nauwkeurig vast wanneer en waarom bepaalde data is samengevoegd, wat je proces niet alleen controleerbaar maar ook transparant maakt.

Werken met een single source of truth tegen dubbele invoer in je ATS

Een 'single source of truth'-aanpak binnen recruitment betekent dat je één specifiek systeem kiest als leidend. In de meeste gevallen is dit het ATS, waar je het masterrecord van de kandidaat beheert. Andere systemen verwijzen altijd naar dit record of synchroniseren op een gecontroleerde manier.

Werk je met meerdere tools, dan is dit absoluut essentieel. Op de pagina over recruitmentbureaus die met meerdere systemen werken, lees je hoe een centrale structuur voor meer rust zorgt. Leg daarnaast vast welk veld leidend is in je recruitmentdatamodel om conflicten tussen systemen te voorkomen.

Zo richt je kandidaatdeduplicatie in voor dubbele ATS-invoer

Kandidaatdeduplicatie draait om het herkennen en vervolgens samenvoegen van dubbele kandidaten. Dit gebeurt door middel van multifactor-matching. Denk hierbij aan parameters als e-mailadres, telefoonnummer, naam en LinkedIn-profiel. Het systeem berekent een matchscore op basis van deze gegevens.

Bij een hoge score kun je de records automatisch samenvoegen. Is er twijfel, dan beoordeelt een recruiter het record handmatig om zo fouten te voorkomen. Leg elke samenvoeging vast in een ATS-merge-audit voor maximale transparantie en controle.

Een praktisch voorbeeld: een kandidaat solliciteert in 2024 en komt in 2026 opnieuw binnen via een hele andere bron. Het systeem herkent de match direct en voegt de data naadloos samen. Hierdoor blijft de volledige historie overzichtelijk in één profiel zichtbaar.

Datahygiëne en cv-parsing in Nederland bij dubbele invoer in het ATS

ATS-datahygiëne begint altijd bij een consistente invoer. Velden moeten op exact dezelfde manier worden gebruikt, wat helpt bij een betere matching en nieuwe fouten voorkomt. Hierbij speelt Nederlandse cv-parsing een belangrijke rol. Kleine verschillen in functietitels en datumformaten zorgen namelijk maar al te vaak voor een mismatch.

Controleer daarom de parsingresultaten en stel duidelijke invoerregels op. Dit verbetert je datakwaliteit enorm en verkleint de kans op dubbele invoer in je ATS. Een schoon en opgeruimd systeem maakt deduplicatie uiteindelijk veel eenvoudiger en betrouwbaarder.

Praktische workflow om dubbele ATS-invoer te verminderen

Een vaste workflow maakt hierin echt het verschil. Plan bijvoorbeeld wekelijks een controlemoment voor mogelijke duplicaten. Het systeem toont dan de matches op basis van de ingestelde regels. Vervolgens beoordelen recruiters de twijfelgevallen en bevestigen zij de samenvoegingen.

Vergeet ook niet om rollen vast te leggen. Bepaal wie er exact mag samenvoegen en hoe deze beslissingen worden gedocumenteerd. Op de pagina over hoe een gestructureerde workflow werkt, zie je hoe je dit proces goed overzichtelijk houdt. Door consistent te werken, voorkom je dat fouten zich ongemerkt opstapelen.

Wat dit betekent voor je kandidaatcommunicatie

Met schone data blijft je communicatie altijd consistent. Recruiters zien alle interacties gemakkelijk in één overzicht. Kandidaten ontvangen bovendien geen dubbele berichten en hoeven niet steeds dezelfde informatie te herhalen. Dit verhoogt het vertrouwen en zorgt vanzelfsprekend voor betere gesprekken.

In de praktijkvoorbeelden van recruitmentprocessen zie je duidelijk hoe consistente data leidt tot een betere samenwerking en veel sterkere relaties met kandidaten.

Mini-audit van je huidige recruitmentproces bij dubbele invoer in het ATS

Controleer grondig waar dubbele ATS-invoer ontstaat. Kijk goed via welke kanalen kandidaten binnenkomen en waar de handmatige invoer precies plaatsvindt. Bepaal welk systeem leidend moet zijn en waar eventuele synchronisatie ontbreekt. Zo'n analyse maakt heel snel duidelijk waar je het proces nog kunt verbeteren.

Wil je dit concreet maken voor je eigen situatie, dan kun je het best je huidige workflow bespreken. Zo krijg je gericht inzicht in je datastromen en de belangrijkste verbeterpunten.