Recruitment crm vs ats uitgelegd: verschillen, voorbeelden en keuzehulp

Recruitment-CRM vs. ATS uitgelegd in eenvoudige taal

Wat is een ATS?

Een ATS staat voor 'applicant tracking system'. Dit is software voor effectief recruitment workflow management. Je gebruikt het om vacatures te plaatsen, sollicitaties centraal te verzamelen en kandidaten soepel door het sollicitatieproces te begeleiden. Denk hierbij aan screening, sollicitatiegesprekken en het geven van feedback. Omdat alles op één plek staat, behoud je altijd het overzicht. De kern van deze applicant tracking system-uitleg draait dan ook om structuur. Zeker wanneer je meerdere vacatures tegelijk open hebt staan, voorkomt dit fouten en rondslingerende informatie.

Wat is een recruitment-CRM?

Een recruitment-CRM richt zich op 'candidate relationship management' binnen recruitment. Je zet het in voor professionals die nog niet actief solliciteren of die je in een eerder stadium al eens hebt gesproken. Hiermee bouw je gericht een talentpool op en houd je alle contactmomenten overzichtelijk bij. Daarnaast plan je de opvolging in, zodat kandidaten continu betrokken blijven. Dit proces wordt ook wel het 'nurturen' van je talentpool genoemd. Deze aanpak helpt vooral bij het vinden van schaarse profielen, waarbij je als recruiter zelf proactief de markt op moet.

Kort samengevat: het verschil tussen een ATS en een CRM

Het verschil tussen een ATS en een CRM is eigenlijk heel eenvoudig. Een ATS helpt voornamelijk bij het succesvol invullen van concrete vacatures, terwijl een CRM juist ondersteunt bij het opbouwen en onderhouden van relaties. Bij de keuze voor een ATS vs. een CRM voor recruitment gaat het in wezen om twee verschillende fases in het proces: eerst ontstaat het contact via het CRM, daarna volgt pas de daadwerkelijke sollicitatie in het ATS.

De belangrijkste verschillen tussen een recruitment-CRM vs. ATS in de praktijk

In de praktijk zie je al snel duidelijke verschillen naar voren komen. Een ATS werkt vooral met actieve sollicitaties. Kandidaten reageren uit zichzelf op een vacature en doorlopen vervolgens vaste, gestructureerde stappen. Een CRM werkt daarentegen juist met latent talent. Dit zijn professionals die je proactief benadert of die nog twijfelen over een overstap.

Ook de dagelijkse manier van werken verschilt aanzienlijk. In een ATS volg je een strak proces per specifieke vacature. Binnen een CRM werk je juist meer met dynamische lijsten, doelgroepsegmenten en strategische opvolging. Verder is het datagebruik anders opgebouwd. Waar een ATS voornamelijk binnengekomen sollicitaties en de bijbehorende feedback opslaat, bouwt een CRM een uitgebreide historie op van alle contactmomenten en persoonlijke interesses.

Bovendien verschilt het moment waarop je de systemen in de funnel inzet. Een ATS gebruik je pas vanaf het moment dat iemand daadwerkelijk solliciteert. Een CRM zet je daarvóór in, en vaak ook nog erna. Om die reden zie je dat 'inhouse recruitment'-software meestal als basis start met een ATS, terwijl software voor recruitmentbureaus al veel sneller uitgebreide CRM-functies vereist.

Wanneer kies je voor een recruitment-CRM vs. ATS in jouw specifieke situatie?

Inhouse-team met veel vacatures

Werk je intern bij een werkgever en heb je meerdere vacatures tegelijkertijd openstaan, dan is structuur onmisbaar. Een ATS helpt je om het overzicht te behouden en de interne processen goed te standaardiseren. Zonder een dergelijk systeem raak je essentiële informatie al snel kwijt in volle mailboxen en losse documenten. Daarom is de implementatie van een ATS vaak de meest logische eerste stap.

Recruitmentbureau of detacheerder

Werk je als recruiter voor meerdere opdrachtgevers, dan draait jouw werk hoofdzakelijk om relaties. Je wilt precies weten wie je in het verleden hebt gesproken en wanneer het tijd is om opnieuw contact op te nemen. Een CRM biedt hierin de benodigde ondersteuning. Op de pagina voor recruitmentbureaus zie je duidelijk hoe deze commerciële werkwijze verschilt van die van interne teams. In de bureauwereld is de kans dan ook groot dat je zowel een ATS als een CRM naast elkaar gebruikt.

Schaarse doelgroepen

Wanneer je je richt op moeilijk vindbare kandidaten, is het essentieel om zelf actief te sourcen en structureel contact te onderhouden. Je bouwt een relevant netwerk op en zorgt ervoor dat je continu in beeld blijft bij latent zoekenden. Een CRM helpt je om dit op een uiterst gestructureerde manier aan te pakken. Hierdoor werk je veel doelgerichter in plaats van reactief of ad hoc.

Een recruitment-CRM vs. ATS combineren in je recruitment tech stack

Veel organisaties kiezen er bewust voor om beide systemen te combineren. Ze willen immers volledige controle houden over het sollicitatieproces, maar tegelijkertijd sterke, duurzame relaties opbouwen met talent. Dit kun je realiseren door te werken met losse tools die goed met elkaar koppelen, of door te kiezen voor een alles-in-één-pakket voor recruitmentsoftware. Bij de opbouw van je recruitment tech stack let je bovendien kritisch op soepele integraties, optimaal gebruiksgemak en heldere rapportagemogelijkheden.

Bij het vergelijken van recruitmentsoftware stuit je al snel op de bekende afweging tussen tools als Bullhorn, Vincere, Lever en Recruitee. Recruitee staat bijvoorbeeld erg sterk in ATS-functionaliteiten en het bevorderen van de samenwerking binnen inhouse-teams. Bullhorn combineert een ATS met een CRM en is van oudsher een veelgebruikte tool binnen recruitmentbureaus. Vincere richt zich eveneens op het stroomlijnen van complete workflows binnen de flexbranche. Lever biedt daarentegen een krachtige mix van ATS- en CRM-functies, speciaal ontworpen voor teams die zeer actief kandidaten sourcen. Welke keuze de juiste is, hangt altijd af van jouw specifieke werkwijze en het verwachte volume.

Veelgemaakte fouten bij de keuze tussen een recruitment-CRM vs. ATS

Een veelvoorkomende fout is dat men uitsluitend een ATS gebruikt, terwijl het team wél actief latent talent benadert. Waardevolle kandidaten verdwijnen daardoor na een afwijzing helaas definitief uit beeld. Andersom komt overigens net zo goed voor: sommige teams gebruiken alleen een CRM, terwijl ze maandelijks talloze vacatures moeten vervullen. Op dat moment ontbreekt de broodnodige structuur in het sollicitatieproces en het tijdig verzamelen van feedback.

Daarnaast ontbreekt het soms simpelweg aan een vooraf vastgestelde werkwijze. Zonder een helder beleid rondom je recruitment workflow management wordt de aangeschafte software al snel minder effectief. Het is daarom van groot belang om intern eerst goed te bepalen op welke manier jullie willen werken, voordat je besluit wat je precies aan tooling nodig hebt.

Een recruitment-CRM vs. ATS en de rol van persoonlijke outreach

Hoewel software je enorm helpt met waardevolle data en een gestructureerd overzicht, is het uiteindelijk de communicatie die het eindresultaat bepaalt. Kandidaten reageren voornamelijk op uiterst relevante en persoonlijke berichten. Goede, gerichte outreach is daarom cruciaal. Vanuit je gekozen systeem wil je moeiteloos en snel berichten kunnen versturen die écht aansluiten bij de persoon aan de andere kant van het scherm.

Door middel van het sturen van persoonlijke InMails zet je abstracte data succesvol om in concrete, wervende berichten. In de interessante case van Manpower zie je goed terug hoe deze strategie in de praktijk uitpakt bij een relatief groot team. Dit bewijst direct dat de juiste tooling en oprechte communicatie hand in hand moeten gaan in het dagelijkse werk van een recruiter.

Beslisframe voor de keuze tussen een recruitment-CRM vs. ATS

Twijfel je nog steeds sterk tussen de verschillende systemen? Kijk dan goed naar de aard van je dagelijkse werkzaamheden. Heb je vooral behoefte aan strakke structuur en optimale procescontrole, kies dan resoluut voor een ATS. Ben je daarentegen voornamelijk bezig met het bouwen van relaties en het onderhouden van langetermijncontacten, kies dan een CRM. Blijkt dat je in de praktijk behoefte hebt aan beide functionaliteiten? Dan is een slimme combinatie of uitgebreide alles-in-één-recruitmentsoftware de meest logische vervolgstap.

Wil je de diverse opties graag overzichtelijk naast elkaar zetten, bekijk dan eens onze pagina voor het vergelijken van tools. Wil je liever je persoonlijke situatie bespreken? Dan kun je direct contact opnemen, zodat we samen kunnen bekijken welke softwareoplossing het best past bij jouw specifieke team.