Time to fill en time to hire uitgelegd, met formules en benchmarks
Time to fill uitgelegd: lees het verschil met time to hire, bekijk formules, voorbeelden, benchmarks per sector en tips voor betere rapportage.
Het consequent onderscheiden van time to fill en time to hire is cruciaal voor zuivere rapportages en het gericht aanpakken van vertragingen in het recruitmentproces. Waar de ene de volledige vacatureduur meet, focust de andere specifiek op de doorlooptijd van de geselecteerde kandidaat.
De time to fill is de totale doorlooptijd van een vacature, vanaf het vacatureakkoord of de aanvraag tot een gekozen eindpunt. In dit artikel gebruiken we de startdatum van de nieuwe medewerker als eindpunt. Time to hire meet iets anders, namelijk de tijd vanaf het eerste contact of de sollicitatie van de aangenomen kandidaat tot het geaccepteerde aanbod. Dit verschil is belangrijk, omdat je anders cijfers door elkaar haalt en verkeerde keuzes maakt in de rapportage en planning.
Veel teams gebruiken deze termen alsof ze hetzelfde betekenen. Dit zorgt voor ruis in dashboards en discussies over snelheid. Daarom leggen we hier stap voor stap uit wat beide recruitment-KPI’s meten, hoe je ze berekent, hoe je benchmarks leest en hoe je vertraging per fase herkent.
- Time to fill gaat over de totale doorlooptijd van de vacature, inclusief voorbereiding, sourcing en de tijd tot de startdatum.
- Time to hire gaat over de snelheid waarmee de aangenomen kandidaat de selectie en besluitvorming doorloopt.
- Een benchmark is pas bruikbaar als de definitie, de regio, het jaar en de meetmethode gelijk zijn.
- De mediaan en spreiding geven vaak betere stuurinformatie dan alleen het gemiddelde.
Time to fill en time to hire naast elkaar
De onderstaande vergelijking maakt het verschil direct duidelijk. Dit helpt vooral als meerdere recruiters, hiring managers of bureaus met dezelfde cijfers werken.
- KPI: Time to fill. Definitie: de totale vacatureduur, vanaf het vacatureakkoord of de aanvraag tot de startdatum van de nieuwe medewerker. Startpunt: vacatureakkoord of aanvraagdatum. Eindpunt: startdatum. Formule: einddatum min startdatum in kalenderdagen. Wat het meet: de volledige hiring-doorlooptijd van de vacature. Veel benchmarks stoppen eerder, namelijk bij de aanbodacceptatie.
- KPI: Time to hire. Definitie: de tijd vanaf het eerste contact of de sollicitatie van de aangenomen kandidaat tot het geaccepteerde aanbod. Startpunt: eerste contact of sollicitatiedatum van de aangenomen kandidaat. Eindpunt: aanbodacceptatie. Formule: datum van de aanbodacceptatie min datum van het eerste contact of sollicitatie in kalenderdagen. Wat het meet: de snelheid waarmee één kandidaat de beoordeling, interviews en besluitvorming doorloopt.
De betekenis van time to fill en time to hire in gewone taal
Wat de betekenis van de time to fill is
De betekenis van de time to fill is eenvoudig: je meet hoe lang een vacature openstaat binnen jouw procesdefinitie. Hierin zitten vaak meer stappen dan teams op het eerste gezicht zien. Denk aan de intake, goedkeuring, het schrijven van de vacature, sourcing, wachten op reacties, interne afstemming, interviews, het aanbod en de periode tussen het akkoord en de eerste werkdag. Daardoor laat deze meetwaarde zien hoe lang het in totaal duurt voordat de functie daadwerkelijk is ingevuld.
Wat de betekenis van de time to hire is
De betekenis van de time to hire gaat over de kandidaat die uiteindelijk wordt aangenomen. Deze meetwaarde laat zien hoeveel tijd er zit tussen het eerste contactmoment en het geaccepteerde aanbod. Daarom is deze KPI vooral nuttig als je wilt weten of de cv-beoordeling, interviewplanning of besluitvorming te traag verloopt.
Waarom teams het verschil vaak verwarren
Het verschil tussen time to fill en time to hire lijkt klein, omdat beide in dagen worden gemeten. Toch gaat het om een ander deel van hetzelfde proces. De totale vacatureduur kan hoog zijn, terwijl de doorlooptijd van de kandidaat normaal is. Het omgekeerde komt ook voor. Daarom moet je vooraf vastleggen welke datums je gebruikt. Zonder vaste definitie wordt een recruitment-KPI al snel onbetrouwbaar.
Hoe je het berekenen van de time to fill en time to hire goed aanpakt
Formule voor de totale vacatureduur
Voor het berekenen van de time to fill gebruik je een vaste formule: de startdatum van de nieuwe medewerker min de datum van het vacatureakkoord of de aanvraag, gemeten in kalenderdagen. Sommige organisaties kiezen de aanbodacceptatie als eindpunt. Dat is toegestaan, maar dan moet je dit wel overal op dezelfde manier doen. Anders vergelijk je verschillende processen met elkaar.
Formule voor kandidaatdoorlooptijd
Voor het berekenen van de time to hire gebruik je eveneens een vaste formule: de datum van de aanbodacceptatie min de datum van het eerste contact of de sollicitatie van de aangenomen kandidaat, opnieuw in kalenderdagen. Deze berekening geeft vooral inzicht in de snelheid van de selectie en besluitvorming na het eerste contact.
Rekenvoorbeeld met vaste datums
Neem een vacature met een akkoord op 1 maart. Het eerste contact met de aangenomen kandidaat is op 20 maart. Het aanbod wordt geaccepteerd op 5 april en de startdatum is 1 mei. De totale doorlooptijd van de vacature komt dan uit op 61 kalenderdagen. De doorlooptijd van de kandidaat is 16 kalenderdagen. Dit laat meteen zien waarom de twee cijfers een andere betekenis hebben, ook al gaan ze allebei over snelheid.
Meetfouten die vaak voorkomen
De grootste fout zit meestal in de definitie. De ene recruiter rekent vanaf de aanvraag, de andere vanaf de publicatie. Soms wordt de aanbodacceptatie als eindpunt gebruikt en soms de startdatum. Ook zie je vaak dat teams werkdagen en kalenderdagen door elkaar halen. Verder geeft uitsluitend een gemiddelde vaak een scheef beeld, omdat enkele lastige vacatures het cijfer flink kunnen optrekken.
Tip: Met Elvatix haal je meer uit elke InMail-credit. Hogere response rate, lagere kosten per contact.
Ontdek hoe →Wat een hoge time to fill zegt over je hiring-doorlooptijd
Als de totale vacatureduur hoog is en de doorlooptijd van de kandidaat normaal blijft, dan zit de vertraging meestal vroeg in het proces. Dit wijst vaak op een trage intake, late goedkeuring, een kleine doelgroep, zwakke respons of een te late start met sourcing. In zo’n situatie doorloopt de aangenomen kandidaat zelf het proces redelijk vlot, maar kost het simpelweg te veel tijd om die persoon in beeld te krijgen.
Mogelijke oorzaken vóór kandidaatcontact
Vroege vertraging ontstaat vaak door een onduidelijke intake, te brede functie-eisen, wachten op een akkoord, weinig reacties of een lastige doelgroep. Hierdoor blijft de vacature lang openstaan voordat de juiste gesprekken kunnen beginnen. Dit zie je vaak terug bij schaarse rollen en bij processen met veel interne afstemming.
Hoe je vroege vertraging zichtbaar maakt
In de praktijk zien we dat een goed recruitmentdashboard helpt om de acceptatie, respons en funnelstappen vóór het interview inzichtelijk te maken. Op deze manier wordt direct duidelijk of de vertraging ontstaat bij de outreach, opvolging of planning. Deze data vervangt overigens niet automatisch alle vacature- en aanboddatums uit een ATS, dus vaste definities blijven essentieel voor een complete meting.
Wanneer de time to fill normaal lijkt, maar de time to hire hoog is
Een vacature kan op totaalniveau snel genoeg lijken, terwijl de uiteindelijke kandidaat lang heeft moeten wachten. Dit gebeurt wanneer iemand vroeg in beeld komt, maar daarna vastloopt in de beoordeling, de interviewplanning of de interne goedkeuring. Op dat moment oogt de doorlooptijd van de vacature gezond, terwijl de kandidaatervaring en de kans op afhaken onder flinke druk staan.
Mogelijke oorzaken na het eerste contact
Vertraging na het kandidaatcontact ontstaat vaak door een trage cv-beoordeling, te weinig interviewslots, laat binnenkomende feedback, lange besluitvorming of een aanbodgoedkeuring die blijft liggen. Daardoor stijgt de gemiddelde time to hire, ook als de totale doorlooptijd van de vacature nog binnen een redelijke bandbreedte lijkt te vallen.
Wat bureaus en corporates anders meten
Bureaus kijken vaak ook naar de snelheid tot de shortlist, het voorstel of de plaatsing, omdat dit beter past bij hun opdrachtstructuur. Voor corporate recruitmentteams is de totale vacatureduur vaak belangrijker, in combinatie met de interne wachttijd per fase. Daarom is het verstandig om je rapportage nauwkeurig af te stemmen op de context waarin je werkt.
Benchmarks voor de time to fill per sector: zo vergelijk je eerlijk
Een benchmark voor de time to fill is pas echt bruikbaar als de definitie, regio, het jaar en de meetmethode gelijk zijn. Dit klinkt logisch, maar hier gaat het vaak mis. Veel openbare bronnen meten tot de aanbodacceptatie, terwijl wij in dit artikel uitgaan van de startdatum. Hierdoor kunnen externe benchmarkcijfers lager uitvallen dan jouw interne cijfers, zonder dat jouw proces daadwerkelijk trager is.
Benchmarks per sector met context
- Algemeen, alle sectoren: ongeveer 44 dagen. Regio: internationaal, vaak de Verenigde Staten. Jaar: verschilt per publicatie. Definitie: meestal tot het moment waarop de vacature is vervuld of het aanbod is geaccepteerd. Bron: openbare marktbronnen die per jaar kunnen verschillen.
- Engineering: vaak rond de 49 dagen. Regio: meestal internationale datasets. Jaar: verschilt per bron. Definitie: vaak tot vervulling, niet tot de startdatum. Bron: openbare benchmarkrapporten.
- Retail: ligt vaak lager, bijvoorbeeld rond de 33 dagen. Regio: meestal internationale datasets. Jaar: verschilt per bron. Definitie: vaak tot vervulling of de acceptatie van het aanbod. Bron: openbare benchmarkrapporten.
- Finance: valt qua duur vaak tussen retail en engineering in, afhankelijk van de senioriteit en specialisatie. Regio: sterk afhankelijk van de markt en schaarste. Jaar: wisselt per bron. Definitie: regelmatig tot vervulling, niet tot de startdatum. Bron: openbare benchmarkrapporten.
Voor extra context en actuele bronverwijzingen kun je onze recruitmentstatistieken raadplegen. We raden aan om de definities in dergelijke rapporten elk jaar opnieuw te controleren, aangezien openbare publicaties hun meetmethode nog weleens aanpassen.
Hoe je een benchmark gebruikt zonder verkeerde conclusies te trekken
Gebruik een benchmark primair als diagnosepunt en niet als doel op zichzelf. Kijk eerst kritisch naar het roltype, de schaarste, senioriteit, regio en procesinrichting. Een gespecialiseerde finance-rol of een senior technische functie is immers moeilijk te vergelijken met volumerecruitment in de retail. Daarom helpt een benchmark vooral om de juiste vragen te stellen, en niet om direct een oordeel te vellen.
Wat de gemiddelde time to hire echt laat zien
De gemiddelde time to hire geeft een goed eerste beeld, maar een gemiddelde trekt al snel scheef door uitschieters. Daarom werken wij liever ook met de mediaan en spreiding. De mediaan laat zien wat normaal is voor een typische vacature, terwijl de spreiding duidelijk maakt of vertraging over de hele linie voorkomt of vooral bij uitzonderingen zit.
Zo houd je de time to fill bij in een spreadsheet en rapportage
Minimale velden in je sheet
Je hebt geen zwaar systeem nodig om effectief van start te gaan. Gebruik in ieder geval het vacature-ID, de datum van het vacatureakkoord of de aanvraag, de datum van het eerste contact of de sollicitatie, de aanboddatum, de datum van aanbodacceptatie, de startdatum, het roltype of de afdeling, de recruiter en de status. Met deze basisgegevens kun je de totale vacatureduur en de doorlooptijd van de kandidaat uiterst betrouwbaar volgen.
Werk met mediaan en spreiding
Wie uitsluitend gemiddelden toont, mist vaak belangrijke signalen. Een paar lastige vacatures kunnen het gehele beeld namelijk sterk vervormen. Daarom bieden de mediaan en spreiding vaak veel betere stuurinformatie voor recruitmentmanagers, bureaus en hiring-teams die precies willen weten waar structurele vertragingen zitten.
Controlelijst vóór je cijfers deelt
- Gebruikt iedereen hetzelfde startpunt voor de vacature?
- Gebruikt iedereen exact hetzelfde eindpunt, zoals de aanbodacceptatie of de startdatum?
- Wordt er overal consequent in kalenderdagen gerekend?
- Zijn de interne wachttijden per fase helder en zichtbaar?
- Vergelijk je daadwerkelijk alleen vergelijkbare roltypen, regio’s en periodes?
Verbeter de time to fill met gerichte ingrepen per oorzaak
Eerdere intake en scherpere doelgroepanalyse
Een duidelijke intake verkort vaak de allereerste fase van het proces. Leg daarom in een vroeg stadium vast wat er écht nodig is voor de functie en welke eisen minder zwaar wegen. Hierdoor voorkom je onnodig herstarten, twijfel en het zoeken binnen een veel te brede doelgroep. Dit helpt vooral enorm als vacatures te lang blijven hangen voordat de sourcing goed op gang komt.
Snellere sourcing en betere opvolging
Wanneer de outreach te laat start of reacties te lang blijven liggen, loopt de totale duur al snel hoog op. In de case van Manpower zie je goed hoe een snellere controleflow het handmatige werk aanzienlijk verminderde. Dit helpt flink aan de voorkant van het proces, hoewel de rest van de hiring-doorlooptijd logischerwijs ook afhankelijk blijft van de interviews en besluitvorming.
Vaste interviewmomenten en korte feedbacktermijnen
Veel vertraging ontstaat paradoxaal genoeg nadat er al een goede kandidaat in beeld is. Daarom helpt het om direct vaste interviewslots te reserveren en duidelijke, strakke termijnen voor feedback af te spreken. Op deze manier voorkom je dat kandidaten onnodig lang in de wachtkamer zitten en blijft de doorstroom een stuk voorspelbaarder.
Maak opvolging zichtbaar en voorkom stilstand
Recruitmentteams verliezen vaak kostbare snelheid wanneer reacties, evaluaties of goedkeuringen tussen verschillende afdelingen blijven liggen. Maak daarom per fase heel inzichtelijk wie er aan zet is en hoe lang een bepaalde taak openstaat. Dit geeft direct meer grip, zonder dat je het proces onnodig ingewikkeld hoeft te maken.
Praktische volgende stap
Wil je klein beginnen, probeer dit dan eens met één vacature en volg per fase nauwlettend waar er tijd verloren gaat. Kies hierbij voor één duidelijke definitie, meet elke vacature op exact dezelfde manier en bespreek vervolgens in het team welke stap het meest voor vertraging zorgt. Zo wordt het verbeteren van je proces heel concreet en goed uitvoerbaar.
Controleer je definities voordat je gaat rapporteren
Een goede rapportage begint altijd met één heldere afspraak voor iedereen. Leg duidelijk vast wat het startpunt is, wat het eindpunt is en hoe je precies rekent. Maak daarna inzichtelijk welke vertraging zich vóór het eerste kandidaatcontact afspeelt en welke vertraging pas daarna ontstaat. Pas wanneer dit staat, worden vergelijkingen tussen de verschillende teams, functies en periodes écht bruikbaar.
Veelgestelde vragen
Dit hangt volledig af van je doel. Wil je weten hoe lang het vervullen van een vacature in totaal duurt, dan is de totale vacatureduur belangrijker. Wil je echter weten hoe snel een kandidaat door de selectie en besluitvorming gaat, dan is de doorlooptijd van de kandidaat een stuk nuttiger. In de meeste teams zijn dan ook beide cijfers nodig om goed te kunnen sturen.
Gebruik hiervoor bij voorkeur kalenderdagen, aangezien dit simpelweg het meest eenduidig is en doorgaans veel beter aansluit op de externe benchmarks. Het allerbelangrijkste punt is echter consistentie. Als je eenmaal de keuze maakt voor kalenderdagen, moet iedereen consequent diezelfde methode hanteren.
Dit komt in de meeste gevallen door een andere definitie van het eindpunt. Veel benchmarks meten namelijk tot de aanbodacceptatie of tot het moment waarop de vacature officieel als vervuld geldt. In dit artikel meten we daarentegen door tot aan de startdatum. Hierdoor valt het aantal dagen logischerwijs vaak iets hoger uit.
Ja, absoluut. Je meet dan uitsluitend de kandidaat die uiteindelijk wordt aangenomen. De startdatum in die berekening is dan het eerste contact of de sollicitatie van die specifieke persoon, en het eindpunt is de uiteindelijke aanbodacceptatie van diezelfde persoon.
Begin altijd met één vaste definitie voor het startpunt, het eindpunt en de meeteenheid. Zet daarna de minimale velden over in een spreadsheet of ATS en controleer periodiek of iedereen dezelfde invoer hanteert. Zonder een dergelijk stevig fundament hebben benchmarkvergelijkingen helaas vrij weinig waarde.
Schrijf direct een persoonlijk bericht
Vul een naam of LinkedIn-URL in en ontvang binnen 30 seconden een gepersonaliseerd bericht. Geen account nodig.
Wil je jouw recruitment-snelheid objectief meten?
Elvatix biedt geavanceerde analytics-dashboards die automatisch jouw time to fill en time to hire berekenen volgens jouw eigen definities. Met onze rapportage-features krijg je direct inzicht in knelpunten binnen jouw selectie- en besluitvormingsfase.
