Sollicitatieproces versnellen met 9 praktische stappen voor kortere time to hire
Sollicitatieproces versnellen? Ontdek 9 praktische stappen, benchmarks en een 8 dagen model om je time to hire te verkorten zonder kwaliteitsverlies.
De meeste vertraging in recruitment ontstaat door wachttijd tussen de processtappen in plaats van de gesprekken zelf. Door vaste feedbackmomenten te plannen en videoscreening in te zetten, kan de doorlooptijd van intake naar aanbod worden teruggebracht tot 8 dagen.
Je kunt het sollicitatieproces versnellen door wachttijd tussen de stappen te schrappen en sneller beslissingen te nemen. Plan vooruit, werk met vaste feedbackmomenten en zorg ervoor dat iedereen hetzelfde tempo aanhoudt. Zo kun je de time-to-hire verkorten, zonder aan kwaliteit te verliezen.
In dit artikel ontdek je waar precies de vertraging ontstaat en hoe je dit oplost met behulp van een concreet model en praktische stappen.
- De meeste vertraging zit tussen de stappen in, niet in de gesprekken zelf.
- Sneller werven betekent minder wachtdagen, niet slechter selecteren.
- Met een strak proces kun je binnen 8 dagen van intake naar aanbod gaan.
- Duidelijke afspraken met hiring managers bepalen grotendeels het tempo.
Waarom het sollicitatieproces versnellen vaak mislukt door kleine vertragingen
Veel teams zoeken de oplossing voor een traag proces in het werven van meer kandidaten. In de praktijk ligt het werkelijke probleem echter bij de tijd tussen de stappen in. Feedback blijft liggen, interviews worden te laat ingepland en beslissingen schuiven door. Daardoor loopt de doorlooptijd snel op.
Als je het sollicitatieproces wilt versnellen, moet je deze wachttijd eerst zichtbaar maken. Meet hoeveel dagen er zitten tussen de gesprekken en de uiteindelijke beslissingen, want vaak valt daar de grootste winst te behalen. Door vaste momenten af te spreken en verwachtingen helder te communiceren, wordt je sollicitatieprocedure sneller en een stuk voorspelbaarder.
De time-to-hire-benchmark in Nederland en het sollicitatieproces versnellen
De gemiddelde doorlooptijd in Nederland ligt vaak tussen de 40 en 60 dagen. Voor IT- en andere technische rollen loopt dit zelfs op tot 55 à 80 dagen. Binnen volumerecruitment ligt dit juist wat lager, meestal rond de 20 tot 35 dagen.
Deze cijfers geven je een goede richting. Ze helpen je om te bepalen of jouw eigen proces traag is of juist efficiënt loopt. Via recruitmentstatistieken en benchmarks kun je dit verder onderbouwen en vergelijken met je eigen situatie. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om gericht de time-to-hire te verkorten.
Waar je in de funnel het sollicitatieproces kunt versnellen
Een recruitmentproces bestaat doorgaans uit de intake, sourcing, screening, interviews en de besluitvorming. De meeste tijd gaat steevast verloren tussen deze fases in. Denk hierbij aan het wachten op een akkoord of het lastige inplannen van gesprekken.
Wie het recruitmentproces wil optimaliseren, moet per fase meten hoeveel tijd er precies verloren gaat. Analyseer de tijd tussen de intake en de livegang, en kijk kritisch naar de tijd tussen het laatste gesprek en het uiteindelijke aanbod. Op die specifieke punten kun je de recruitmentfunnel versnellen en direct resultaat boeken.
Tip: Met Elvatix haal je meer uit elke InMail-credit. Hogere response rate, lagere kosten per contact.
Ontdek hoe →9 manieren om het sollicitatieproces te versnellen zonder kwaliteitsverlies
1. Start met een scherpe intake
Leg direct vast wat er nodig is voor succes in de betreffende rol. Denk aan must-haves, het salaris en het aantal sollicitatierondes. Dit voorkomt vervelende discussies in een later stadium en zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft.
2. Gebruik gestructureerde interviews
Werk met vaste vragen en beoordelingscriteria. Gestructureerde interviews zorgen voor duidelijkere feedback en snellere keuzes. Hiermee voorkom je lange en onnodige discussies achteraf.
3. Zet videoscreening vroeg in
Met behulp van videoscreening kunnen kandidaten reageren op het moment dat het hun uitkomt. Recruiters kunnen de antwoorden vervolgens op een vast moment beoordelen. Daardoor ben je minder afhankelijk van overvolle agenda’s en win je direct tijd in de allereerste fase.
4. Gebruik een assessment in de eerste ronde
Een assessment in de eerste ronde helpt om vaardigheden vroegtijdig te toetsen. Dit voorkomt dat je pas heel laat in het proces ontdekt dat iemand toch niet past, wat je een hoop verdere vertraging bespaart.
5. Betrek de hiring manager direct vanaf het begin
De hiring manager sneller betrekken zorgt voor veel minder vertraging op een later moment. Plan de interviews bijvoorbeeld al in tijdens de intake en stem de verwachtingen goed op elkaar af. Op onze pagina voor corporate recruitmentteams lees je precies hoe dit in de praktijk werkt.
6. Werk met een parallel wervingsproces
Laat stappen waar mogelijk tegelijkertijd lopen. Plan bijvoorbeeld al een tweede gesprek in, terwijl de referenties nog worden gecheckt. Een parallel wervingsproces verkort de totale doorlooptijd aanzienlijk.
7. Gebruik recruitment-scorecards
Met recruitment-scorecards leg je de feedback van kandidaten direct vast aan de hand van vaste criteria. Dit maakt het onderling vergelijken van kandidaten makkelijker en versnelt de besluitvorming.
8. Plan interviewmomenten vooraf in
Reserveer direct vaste blokken in de agenda zodra een vacature live staat. Hierdoor voorkom je rommelige, losse planningsmomenten en houd je de vaart goed in het proces.
9. Werk met vaste beslistermijnen
Spreek met elkaar af dat de feedback altijd binnen 24 uur wordt gegeven. Gebruik reminders voor de opvolging om dit goed te bewaken. Zo voorkom je stilstand en blijft het wervingsproces constant in beweging.
Praktisch model om het sollicitatieproces te versnellen in 8 dagen
Een snel proces vraagt simpelweg om een duidelijke planning. Het onderstaande model laat zien hoe je soepel van intake naar aanbod kunt gaan in slechts 8 dagen.
- Dag 1: intake en afstemming van het profiel en de planning
- Dag 2: de vacature gaat live en de sourcing start
- Dag 3 tot 5: eerste gesprekken of videoscreening
- Dag 6: tweede ronde of assessment
- Dag 7: besluitvorming
- Dag 8: het aanbod
Dit model werkt goed, omdat er geen onnodige wachttijd in zit. Alles is vooraf ingepland. Daardoor wordt snelheid een geïntegreerd en vast onderdeel van je manier van werken.
De candidate experience verbeteren door het sollicitatieproces te versnellen
Kandidaten verwachten tegenwoordig snelle communicatie. Wanneer reacties te lang uitblijven, haken ze simpelweg af. Door sneller te schakelen en duidelijker te zijn in je communicatie, blijft de betrokkenheid hoog. Dit helpt je om betere kandidaten aan te nemen en verhoogt tevens de acceptatiegraad van aanbiedingen.
Het sollicitatieproces versnellen begint in de top van de funnel
De allereerste dagen bepalen het tempo van het complete proces. Een snelle outreach en vlotte opvolging zorgen ervoor dat de gesprekken eerder plaatsvinden. Daardoor verschuift de volledige planning naar voren. In dit praktijkvoorbeeld van sneller recruitment zie je duidelijk hoe dit leidt tot meer conversie en aanzienlijk kortere doorlooptijden.
Hoe je het versnellen van het sollicitatieproces structureel blijft verbeteren
Blijf altijd meten waar er tijd verloren gaat. Kijk nauwlettend naar de doorlooptijd per fase en bespreek dit regelmatig met het team. Vaak zit de vertraging hem puur in de afstemming tussen recruiters en hiring managers.
Door continu te analyseren en bij te sturen, kun je de knelpunten wegnemen en je wervingsproces structureel sneller maken. Teams die dit optimaal inrichten, werken altijd met duidelijke afspraken en vaste ritmes. Wie dit serieus wil aanpakken, kan eenvoudig contact opnemen om de knelpunten inzichtelijk te maken en deze gericht te verbeteren.
Veelgestelde vragen
Voor veel functies is een doorlooptijd van 2 tot 4 weken prima haalbaar. Met een strak ingericht proces en goede onderlinge afstemming, kan dit in sommige gevallen zelfs worden teruggebracht tot 8 à 14 dagen.
Nee. De kwaliteit hangt volledig af van duidelijke criteria en een objectieve beoordeling. Minder wachttijd heeft geen enkele negatieve invloed, zolang je maar gestructureerd en zorgvuldig te werk gaat.
Het wachten op feedback en de moeizame planning tussen de stappen in. Dit zorgt in de praktijk vaak voor de meeste extra, onnodige dagen binnen het proces.
Een zeer grote rol. Als de beschikbaarheid niet duidelijk is en de benodigde feedback telkens uitblijft, vertraagt dit het volledige proces. Goede, harde afspraken maken hierin echt het verschil.
Wilt u uw time-to-hire direct verkorten?
Elvatix helpt u het proces te versnellen met geautomatiseerde videoscreening en tools voor gestructureerde interviews. Hiermee elimineert u wachttijden en maakt u sneller objectieve selectiebeslissingen.
