Verschil ATS en CRM in recruitment en wanneer je welk systeem gebruikt

De realiteit van recruitmentsoftware en het verschil tussen een ATS en een CRM

De markt voor recruitmentsoftware groeit ontzettend snel. Veel tools combineren inmiddels de functies van een applicant tracking system en een recruitment-CRM. Daardoor wordt het verschil tussen een ATS en een CRM op het eerste gezicht minder zichtbaar, terwijl dit in de praktijk juist van groot belang blijft. Jouw manier van werken hangt namelijk sterk af van de manier waarop je kandidaten benadert en gestructureerd opvolgt.

Excel wordt nog opvallend vaak gebruikt als tijdelijke oplossing. Hoewel dat in eerste instantie overzichtelijk lijkt, ontbreken er ronduit essentiële functies. Je mist automatische opvolging, een heldere contacthistorie en een waterdicht beheer van gegeven toestemmingen. Hierdoor ontstaan al snel fouten en gemiste kansen. Wie de opties wil afwegen, kan via verschillen tussen tools vergelijken inzicht krijgen in wat er daadwerkelijk nodig is voor een schaalbare en gestructureerde werkwijze.

Waarom Excel geen oplossing is binnen het verschil tussen een ATS en een CRM

Excel wordt vaak gezien als een laagdrempelige start. In werkelijkheid ontbreekt hiermee de basis voor professioneel recruitment. Je kunt een recruitmentpipeline niet goed volgen en de verschillende contactmomenten raken al snel verspreid. Daardoor verlies je simpelweg het overzicht.

Ook de AVG-regels voor kandidaatdata zijn lastig te beheren in Excel. Je ziet namelijk niet direct wanneer toestemming is gegeven of wanneer gegevens weer verwijderd moeten worden. Dat zorgt voor aanzienlijke risico’s rondom compliance. Precies daarom stappen teams meestal over op een gespecialiseerd systeem dat deze processen en data beter ondersteunt.

Wat het verschil tussen een ATS en een CRM betekent in hoe je kandidaten bekijkt

Een ATS werkt altijd vanuit openstaande vacatures. Kandidaten doorlopen vaste stappen, zoals de sollicitatie en het interview. Het doel is hierbij volkomen helder: beoordelen of iemand goed past bij een specifieke rol. Dit vormt tevens de kern van de afweging tussen een ATS en een recruitment-CRM.

Een recruitment-CRM kijkt daarentegen veel breder. Je bouwt actief aan relaties en houdt structureel contact, zelfs als er nog geen directe vacature is. Kandidaten komen terecht in een CRM-talentpool en blijven op die manier beschikbaar voor later. Daardoor verschuift de focus nadrukkelijk van pure selectie naar relatiebeheer.

Hoewel de opgeslagen data vaak hetzelfde lijkt, verschilt het achterliggende doel wezenlijk. Om die reden vraagt elk systeem om een net iets andere aanpak in je dagelijkse werkzaamheden.

Hoe het verschil tussen een ATS en een CRM zichtbaar wordt in je recruitmentproces

In een ATS start het proces altijd bij een openstaande vacature. Kandidaten stromen in en doorlopen de volledige recruitmentpipeline tot aan een succesvolle plaatsing. Daarna wordt het proces doorgaans afgesloten.

Een CRM blijft juist doorlopend actief. Je onderhoudt het contact en bouwt gestaag verder aan een netwerk. Dat vereist natuurlijk wel structuur in je communicatie. Veel teams maken daarom slim gebruik van persoonlijke InMails en opvolging om de relaties warm te houden en aanzienlijk sneller te kunnen schakelen bij nieuwe kansen.

Dit verschil tussen een ATS en een CRM zie je dus vooral terug in de timing. Het ene systeem reageert direct op de instroom, terwijl het andere meer vooruitwerkt.

Het verschil tussen een ATS en een CRM per type organisatie uitgelegd

Corporate recruitment

Organisaties met een beperkt aantal vacatures kunnen vaak prima uit de voeten met alleen een ATS. De nadruk ligt daar vooral op de verwerking van inkomende sollicitaties en een solide dossiervorming. Een CRM wordt pas relevant zodra de organisatie actief een talentennetwerk wil opbouwen voor de toekomst.

Recruitmentbureau

Een recruitmentbureau werkt tegelijkertijd met kandidaten én opdrachtgevers, waardoor de behoefte ontstaat aan beide functionaliteiten. Een specifiek ATS voor bureaus ondersteunt soepele plaatsingen, terwijl een CRM juist helpt bij het relatiebeheer en het creëren van nieuwe commerciële kansen. Voor recruitmentbureaus met veel vacatures is een gecombineerde aanpak dan ook meestal noodzakelijk om het overzicht volledig te bewaren.

Detacheerder

Een CRM voor detacheerders werkt met langdurige plaatsingen en wisselende opdrachten. Kandidaten blijven vaak in dienst en bewegen flexibel tussen verschillende klanten. Omdat de processen in deze branche sneller door elkaar lopen, is een zeer strakke datastructuur vereist.

MKB

Kleinere organisaties hebben doorgaans al genoeg aan een vrij eenvoudige ATS-inrichting. De behoefte aan uitgebreid relatiebeheer met kandidaten is daar vaak nog beperkt. Een helder, afgebakend proces werkt in dat geval vele malen beter dan onnodig complexe tooling.

Waar het verschil tussen een ATS en een CRM risico’s oplevert in data en overlap

Beide systemen bevatten vanzelfsprekend kandidaatgegevens. Zonder heldere afspraken ontstaat er al snel dubbele invoer bij recruitment en raken de gegevens verouderd. Dat maakt de beschikbare data een stuk minder betrouwbaar en leidt onvermijdelijk tot verwarring binnen de teams.

Het is daarom cruciaal om voor bepaalde data één systeem als leidend aan te wijzen. Denk hierbij aan de opslag van contactgegevens, de actuele status en communicatieverslagen. Alleen zo voorkom je vervelende conflicten tussen de verschillende systemen.

AVG en data als cruciaal onderdeel van het verschil tussen een ATS en een CRM

De actuele AVG-regels voor kandidaatdata verschillen sterk per systeem. In een ATS hanteer je logischerwijs kortere bewaartermijnen, simpelweg omdat het puur om directe sollicitaties gaat. Binnen een CRM beheer je de relaties juist voor de langere termijn, uiteraard mits je daarvoor de expliciete toestemming hebt verkregen.

Als dit niet zorgvuldig is ingericht, ontstaan er onnodige risico's. Zo kunnen kandidaten onterecht benaderd worden of blijft privacygevoelige data te lang bewaard. Precies daarom is compliance een zeer belangrijk onderdeel bij je uiteindelijke systeemkeuze.

Integratie van een ATS en CRM: hoe organiseer je het verschil tussen een ATS en een CRM

Er zijn in de basis drie manieren om de systemen met elkaar te combineren. Ten eerste kun je kiezen voor één overkoepelend platform dat beide functionaliteiten biedt. Dit geeft veel overzicht, maar biedt soms wel iets minder flexibiliteit. Daarnaast kun je werken met een losse integratie tussen een ATS en een CRM. Dit biedt aanzienlijk meer vrijheid, maar vereist tegelijkertijd zeer duidelijke onderlinge afspraken. Een derde optie is het gebruik van een bredere HR-oplossing waarin het volledige recruitmentgedeelte is opgenomen.

Welke keuze het beste past, hangt volledig af van je team en het vacaturevolume. In diverse praktijkvoorbeelden uit recruitmentteams zie je bovendien dat heldere interne processen vaak nog veel belangrijker zijn dan de gekozen tool zelf.

Praktische keuzehulp bij het verschil tussen een ATS en een CRM

De juiste keuze begint bij een kritische blik op je eigen werkwijze. Kijk goed naar het totale aantal vacatures, het aantal opdrachtgevers en de mate waarin je proactief de kandidaten benadert. Teams die structureel met een CRM-talentpool werken, hebben immers veel sneller een volwaardig CRM nodig naast hun vertrouwde ATS.

Daarnaast speelt de onderlinge samenwerking een grote rol. Zodra meerdere recruiters gelijktijdig in dezelfde data werken, groeit de kans op fouten aanzienlijk. Een solide systeeminrichting voorkomt dat soort problemen en houdt het proces overzichtelijk. Wil je dit concreet maken? Via de optie 'bespreek je situatie' kun je ontdekken wat het beste aansluit bij de behoeftes van jouw organisatie.