Data migreren ats: stappen, risico's en keuzes bij overstap
Data migreren ats van Bullhorn, Recruitee of Otys vraagt opschonen, field mapping en AVG controle. Voorkom fouten met een duidelijke strategie en tests.
Een succesvolle ATS-migratie valt of staat bij de kwaliteit van je data door vooraf grondig op te schonen en velden nauwkeurig te mappen. Door te werken met testsets en een duidelijke Keep-Archive-Delete strategie voorkom je fouten en voldoe je aan AVG-richtlijnen.
Data migreren naar een ATS betekent dat je alleen data meeneemt die klopt, toegestaan is en direct bruikbaar blijft. Je start met opschonen, bepaalt wat je bewaart en zet daarna pas de data over met een duidelijke veldmapping. Wie dit proces stap voor stap uitvoert, voorkomt fouten en werkt direct met een schone database.
In dit artikel lees je hoe je dit praktisch aanpakt bij Bullhorn, Recruitee en Otys, inclusief risico’s, keuzes en controlepunten.
- Opschonen bepaalt het succes van je migratie
- Niet alle data hoeft mee naar het nieuwe ATS
- Veldmapping is de grootste bron van fouten
- De AVG en bewaartermijnen sturen je keuzes
Waarom data migreren naar een ATS vaak meer tijd kost dan verwacht
Een ATS-datamigratie lijkt technisch, maar het grootste werk zit in de datakwaliteit. Oude fouten komen direct naar boven zodra je de data controleert. Denk aan dubbele kandidaten, lege velden en verkeerde statussen. Daarom kost de voorbereiding vaak meer tijd dan de uiteindelijke ATS-import.
Voor recruitmentbureaus speelt dit nog sterker. Zij werken met grotere datasets en meer relaties tussen kandidaten, klanten en plaatsingen. Hierdoor groeit de kans op inconsistenties. Wie dit vooraf oplost, voorkomt problemen na de livegang.
Data migreren naar een ATS begint met het opschonen van je recruitmentdatabase
Een goede migratie start met het opschonen van je recruitmentdatabase. Dit wordt ook wel 'recruitment data cleanup' genoemd. Je verwijdert dubbele profielen, sluit oude vacatures en controleert of gegevens nog relevant zijn. Daardoor daalt de foutkans en stijgt de bruikbaarheid van je nieuwe systeem.
Werk hierbij met drie keuzes. 'Keep' betekent dat de data actueel en toegestaan is. 'Archive' betekent dat je data bewaart voor de historie. 'Delete' betekent dat er geen doel of grondslag meer is. Deze indeling maakt data migreren naar een ATS overzichtelijk en beheersbaar.
Data migreren naar een ATS per systeem: Bullhorn, Recruitee en Otys
De aanpak verschilt per bron-ATS. Daarom moet je vooraf weten waar de risico’s zitten.
- Bullhorn-migratie: werkt vaak via een API. De toegang tot data is goed geregeld, maar maatwerkvelden zijn vaak inconsistent. Daardoor vraagt de ATS-veldmapping hier extra aandacht.
- Recruitee-migratie: heeft een duidelijke structuur met een API en webhooks. AVG-instellingen zijn beter zichtbaar. Toch blijft mapping nodig om de betekenis te behouden.
- Otys-data-export: vraagt om meer voorbereiding. Exports verschillen per inrichting en lopen vaak via partners. Daardoor is een goede planning en afstemming belangrijk.
Deze verschillen bepalen hoeveel werk je hebt aan de voorbereiding en controle.
Tip: Met Elvatix haal je meer uit elke InMail-credit. Hogere response rate, lagere kosten per contact.
Ontdek hoe →Data migreren naar een ATS en de AVG: wat mag je wel en niet meenemen?
Bij een AVG-datamigratie blijven bewaartermijnen gekoppeld aan de originele datum. Een migratie verandert dit niet. Daarom moet je per record controleren of er een geldige grondslag is. Zonder legitieme reden mag data niet mee naar het nieuwe systeem.
Let extra op bij NEN 4400-dossiers. Gevoelige gegevens, zoals een ID-bewijs en BSN, vragen om een beveiligde overdracht. Gebruik geen simpele exports en beperk de toegang. Dit voorkomt risico’s en zorgt ervoor dat je voldoet aan de wetgeving.
Data migreren naar een ATS met duidelijke keuzes voor veldmapping
ATS-veldmapping betekent dat je oude velden koppelt aan nieuwe velden. Dit is vooral inhoudelijk werk. Je bepaalt wat een veld betekent en of het nog nodig is. Velden zonder duidelijke functie neem je niet mee.
Een praktisch voorbeeld helpt hierbij. Een veld zoals 'status kandidaat' kan meerdere betekenissen hebben in oude systemen. Je kiest één duidelijke structuur in het nieuwe ATS. Daardoor wordt je rapportage betrouwbaarder.
Begin klein met een testset. Controleer of de data logisch overkomt en pas de mapping aan waar dat nodig is.
Koppelingen en integraties controleren na het migreren van data naar een ATS
Na de migratie moet je alle koppelingen uitgebreid testen. Denk hierbij aan een AFAS-, Nmbrs- of Visma-koppeling voor HR en salaris. Controleer of gegevens, zoals contracten en uren, correct worden verwerkt. Fouten in deze integraties hebben namelijk direct impact op je processen en kosten.
Migratiestrategie kiezen: een volledige overstap of gefaseerd?
Je kunt kiezen voor een volledige migratie of een gefaseerde aanpak. Een volledige overstap is sneller, maar vraagt om een strakke planning. Een gefaseerde aanpak geeft meer controle, maar betekent wel dat je tijdelijk in twee systemen werkt. De juiste keuze hangt af van de complexiteit en jullie afhankelijkheden.
- Volledig: snel live, maar een hogere druk op de voorbereiding
- Gefaseerd: meer controle, maar een langere overgangsperiode
Testen en valideren voor een betrouwbare livegang
Voer altijd een testmigratie uit met een beperkte dataset. Controleer hierbij kerngegevens, zoals kandidaten, vacatures en plaatsingen. Laat recruiters meekijken, omdat zij snel zien of de data logisch is ingedeeld. Verwerk hun feedback en pas de instellingen aan voordat je definitief live gaat.
De werkwijze na de migratie bepaalt de echte waarde
Na de livegang begint het echte werk. Leg goed vast hoe teams de data moeten invoeren en gebruiken. Door te werken met templates en de werkwijze vast te leggen, zorg je voor een consistente invoer. Daardoor blijft je database schoon en bruikbaar.
Het helpt enorm als iedereen begrijpt hoe het in de praktijk werkt. Duidelijke processen zorgen voor een betere adoptie en minder fouten. In onze praktijkvoorbeelden zie je hoe andere organisaties dit succesvol aanpakken.
Go/no-go-vragen voor data migreren naar een ATS
- Heeft het ATS een duidelijke importfunctie?
- Hoe werkt de mapping en wat kost eventueel maatwerk?
- Zijn er logging- en auditmogelijkheden beschikbaar?
- Kun je een rollback uitvoeren bij fouten?
- Hoe wordt de data beveiligd tijdens de overdracht?
Voor complexe situaties kun je contact opnemen om alle keuzes vooraf scherp te krijgen.
Veelgestelde vragen
Bij een AVG-datamigratie blijven bewaartermijnen gekoppeld aan de originele datum. Een migratie verandert dit niet. Daarom moet je per record controleren of er een geldige grondslag is. Zonder legitieme reden mag data niet mee naar het nieuwe systeem. Let extra op bij NEN 4400-dossiers. Gevoelige gegevens, zoals een ID-bewijs en BSN, vragen om een beveiligde overdracht. Gebruik geen simpele exports en beperk de toegang. Dit voorkomt risico’s en zorgt ervoor dat je voldoet aan de wetgeving.
Je kunt kiezen voor een volledige migratie of een gefaseerde aanpak. Een volledige overstap is sneller, maar vraagt om een strakke planning. Een gefaseerde aanpak geeft meer controle, maar betekent wel dat je tijdelijk in twee systemen werkt. De juiste keuze hangt af van de complexiteit en jullie afhankelijkheden. Volledig: snel live, maar een hogere druk op de voorbereiding Gefaseerd: meer controle, maar een langere overgangsperiode
Voor complexe situaties kun je contact opnemen om alle keuzes vooraf scherp te krijgen.
De duur hangt af van de datakwaliteit, het volume en de integraties. Het opschonen en de voorbereiding nemen vaak meerdere weken in beslag.
Nee. Neem alleen data mee die juridisch is toegestaan en operationeel nuttig is. Overbodige data zorgt voor fouten en extra kosten.
Een onjuiste veldmapping en slechte datakwaliteit veroorzaken de meeste problemen. Daarom ligt de focus altijd op voorbereiding en controle.
Voer testmigraties uit, controleer steekproeven en laat de eindgebruikers de data valideren in het nieuwe systeem. Een goede aanpak van data migreren naar een ATS zorgt voor een schone start, betere processen en meer grip op je recruitmentdata.
Schrijf direct een persoonlijk bericht
Vul een naam of LinkedIn-URL in en zie zelf hoe Elvatix in 30 seconden een gepersonaliseerd bericht voor je schrijft. Geen account nodig.
Klaar voor een foutloze ATS-datamigratie met Elvatix?
Elvatix stroomlijnt je migratieproces door datakwaliteit te bewaken en complexe veldmapping te automatiseren. Onze koppelingen met Bullhorn, Recruitee en Otys garanderen een veilige en gestructureerde overdracht.
